ecoDMS verbessert Bearbeitung archivierter PDF-Dateien

Nicht mehr nur alle zwei Jahre per Major Release, sondern nun mehrmals im Jahr per Rolling Release verkündet der Softwarehersteller ecoDMS Neuerungen für sein gleichnamiges Dokumentenmanagement System (DMS). Während sich das letzte Rolling Release Ende März verschiedenen Themen widmete, bezieht sich das aktuelle vor allem auf die Bearbeitung archivierter PDF-Dateien.

»Mit der neuen Version von »ecoDMS« vereinfachen wir vor allem den Austausch von PDF-Dokumenten«, meint Ralf Schmitz, zuständig für Reseller Sales und Vertrieb bei Ecodms. »Anwender können beispielsweise vor der Weitergabe Passagen mit Markierungen versehen oder schwärzen.«

Mit Notizen und Hervorhebungen arbeiten

Neben der Möglichkeit, Textpassagen zu markieren, sind Nutzende in der Lage, Notizen zu den entsprechenden Passagen zu erfassen. Außerdem lassen sich die Hervorhebungen für das Erstellen von Filtern beziehungsweise bei Suchanfragen verwenden sowie optional in Form eines Prüfberichts in einem PDF ausgeben und ebenfalls in Ecodms archivieren. Zusätzlich können Anwenderinnen und Anwender Dokumente mit Markierungen gezielt aus Ecodms exportieren.

Oftmals beinhalten Dokumente sensible Informationen, die nicht für jedermann sichtbar sein sollen. Deshalb hat Ecodms seinen PDF-Editor um eine Funktion zum Schwärzen erweitert. Anwender können beispielsweise persönliche Daten unkenntlich machen und so die Vorgaben der DSGVO einhalten. Als Besonderheit bleibt dabei für die interne Nutzung die Original-Version mit sämtlichen Inhalten erhalten, während die geschwärzte Dokumentenversion für die geschützte Weitergabe an Dritte in einem eigenen Tab zur Verfügung steht.

Annotationen verwenden

Annotationen sind Kommentare mit individuellen Texten, Bildern, Zeit- oder Benutzerinformationen. In der neuen Version von ecoDMS können diese benutzerdefinierten Annotationen, die in einer PDF-Datei hinterlegt sind, entfernt, bearbeitet oder ergänzt werden.

So lassen sich beispielsweise Eingangsrechnungen mit einem digitalen Stempel wie »Dokument geprüft am [DATUM] um [UHRZEIT] von [BENUTZERNAME]« versehen.