Studie von Opentext über Auswirkungen der Informationsflut

Durch die steigende Informationsflut fühlen sich laut einer Umfrage von OpenText 82 Prozent der Deutschen gestresst. Der Anbieter von Lösungen für Enterprise Information Management ließ weltweit 27.000 Verbraucherinnen und Verbraucher aus sieben Ländern von 3Gem befragen – darunter 2.000 Deutsche. Die Belastung wird durch verschiedene Faktoren erzeugt, wie durch den konstanten Fluss von Daten über verschiedene Geräte hinweg, die allgegenwärtigen sozialen Medien oder die zunehmende Anzahl von Anwendungen, denen Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer im Arbeitsalltag ausgesetzt sind. Die Ergebnisse spiegeln zudem wider, inwieweit sich die Wahrnehmung über und der Umgang mit wachsenden Informationsmengen während der Pandemie entwickelt haben. So gaben 2020 lediglich 43 Prozent der Befragten an, dass die Informationsflut zu ihrem Stress am Arbeitsplatz beiträgt.

Während sich hybride Arbeitsmodelle fest in unserer Arbeitskultur etablieren, sind sich nur 42 Prozent der Befragten in Deutschland sicher, dass sie über die richtigen Tools verfügen, um produktiv von zu Hause arbeiten zu können. Überraschenderweise ist diese Zahl seit 2020 gesunken: Vor zwei Jahren fanden noch 63 Prozent, dass sie bestens für die digitalen Herausforderungen im Homeoffice gerüstet sind. Paradox hierbei: Die Anzahl der Tools und Anwendungen, die genutzt werden, ist seit 2020 gestiegen. So nutzen 44 Prozent der Befragten täglich zwischen sechs und zehn unterschiedliche Tools und Anwendungen (2020: 16 Prozent), um auf Informationen zuzugreifen; 26 Prozent benötigen in ihrem Arbeitsalltag sogar mindestens elf (2020: 14 Prozent).

Steigende Ineffizienz bei wachsender IT-Landschaft

Neben der mangelhaften und viel zu unübersichtlichen Auswahl an Anwendungen und Tools tragen Datensilos, die über die ganze Unternehmens-IT-Landschaft verteilt und dadurch schwerer zugänglich sind, zur steigenden Ineffizienz bei. Beinahe die Hälfte der deutschen Verbraucher (44 Prozent) verbringt täglich mindestens eine Stunde damit, im Unternehmensnetzwerk oder in geteilten Systemen nach arbeitsrelevanten Informationen und Daten zu suchen. Sie wissen häufig nicht, wo sich aktuelle Informationen befinden (32 Prozent), was ihre Arbeit zusätzlich erschwert. Außerdem glauben 23 Prozent der Befragten, dass ihre Kolleginnen und Kollegen aktuelle Dokumentenversionen nicht auf gemeinsam genutzten Fileshares teilen, sondern sie lokal auf ihren Rechnern speichern. Dadurch werden relevante Informationen zurückgehalten, gehen verloren oder werden sogar widerrechtlich lokal gespeichert.

Wachsendes Informationsvolumen sorgt für Überforderung

»Sowohl das wachsende Informationsvolumen als auch das komplexe Management von strukturierten und unstrukturierten Daten führen dazu, dass sich viele Unternehmen und ihre Mitarbeiter überfordert fühlen. Wir haben erkannt, dass Informationen allein nicht die Antwort auf Herausforderungen sind«, so Werner Rieche, Managing Director in Deutschland und Vice President Sales DACH bei Opentext. »Lösungen erhalten Unternehmen nämlich nur, wenn sie gleichzeitig Datensilos einreißen und Informationen zentral verfügbar machen. Wenn Informationen kontinuierlich gepflegt und an einer für alle zugängliche Stelle gemanagt werden, erst dann kann digitale Transformation funktionieren. Muster, Trends und wertvolle Insights offenbaren sich, wodurch Unternehmen fundiertere Entscheidungen treffen können. Das nennen wir bei Opentext den Informationsvorteil.«

Ein ineffizientes Informationsmanagement wirkt sich direkt und langfristig auf Beschäftigte aus. 43 Prozent der Befragten geben an, dass es Stress verursacht und einen negativen Effekt auf ihr mentales Wohlbefinden hat. 42 Prozent sehen damit ihre allgemeine Leistung aufs Spiel gesetzt und 28 Prozent sprechen davon, dass dadurch ihre Zufriedenheit am Arbeitsplatz sinkt. 35 Prozent der Befragten spüren einen eindeutig negativen Einfluss auf ihre Work-Life-Balance.

Die herrschende Unzufriedenheit führt wiederum dazu, dass sie eigenständig Maßnahmen ergreifen, um Ordnung in das Informationschaos am Arbeitsplatz zu bringen. Beispielsweise greifen mehr als die Hälfte der Befragten (53 Prozent) auf ihre privaten File Sharing Accounts wie »OneDrive«, »Google Drive«, »Dropbox« oder »WhatsApp« zurück, um Informationen einfacher mit ihren Kolleginnen und Kollegen zu teilen. 63 Prozent derjenigen, die dies im Rahmen der Erhebung zugeben, sind davon überzeugt, dass ihr Arbeitgeber keine Richtlinien vorgibt, die ihnen den Einsatz privater File-Sharing-Systeme verbieten – und das trotz offensichtlicher Sicherheitsrisiken, die damit verbunden sind.

Schwierige Zusammenarbeit in Teams

Auch das gemeinschaftliche Arbeiten scheint nach wie vor Probleme zu bereiten. Arbeitnehmende, die regelmäßig remote arbeiten, treffen aufgrund der Distanz zum Team und zum Unternehmensnetzwerk auf zusätzliche Hürden. 29 Prozent von ihnen sagen, dass sie nicht effizient mit ihren Kolleginnen und Kollegen zusammenarbeiten beziehungsweise Daten mit ihnen teilen können, wenn sie von zu Hause aus arbeiten. Ein Drittel (32 Prozent) hat sogar Schwierigkeiten, sich mit Unternehmensressourcen zu verbinden und auf relevante Daten und Informationen zuzugreifen. Diese Defizite entstehen unter anderem, weil es ihnen für die verteilte Zusammenarbeit und die Arbeit in den eigenen vier Wänden an der passenden Hard- und Software fehlt.

»Unternehmen generieren und speichern immer mehr Daten von Mitarbeitern, aber auch Zulieferern und Kunden, und implementieren immer mehr Systeme und Anwendungen für den täglichen Gebrauch. Gleichzeitig bedeutet das jedoch, dass das Sicherheitsrisiko exponentiell mitwächst«, ergänzt Bernd Hennicke Vice President, Product Marketing, bei Opentext. »Unternehmen müssen daher sowohl ihr Informationsmanagement als auch ihre Data Governance automatisieren.« Dies habe in Hennickes Augen mehrere entscheidende Vorteile: Informationen lassen sich unkompliziert und sicher sammeln und standardisiert klassifizieren. Darüber hinaus können Richtlinien zur Datenaufbewahrung automatisiert angewendet werden und Mitarbeitende erhalten Zugriff auf aktuelle Informationen, ohne verschiedene Anwendungen durchforsten zu müssen. Dadurch können Unternehmen die Komplexität erfolgreich entwirren und ihren verteilten Teams eine effiziente Zusammenarbeit gewährleisten.