»enaio 10.10« bringt Teams-Integration und Mail Archive Service

Optimal Systems hat mit »enaio 10.10« die aktuelle Version seiner Software für Enterprise Content Management (ECM) freigegeben. Bereits im Juni hat Optimal Systems mit Version 10.0 seiner Software umfangreiche Integrationsmöglichkeiten in Microsoft 365 vorgestellt. Jetzt wurde noch die damals bereits in Vorbereitung befindliche Integration in Microsoft Teams umgesetzt.

Die Integration in Microsoft Teams ermöglicht es, mit Enaio 10.10 Dokumente in Besprechungen, Chats und Kanälen zu teilen. Dazu wird in Enaio ein Token generiert. Mit dem können Nutzer der Enaio-App für Teams Dokumente beispielsweise Teilnehmern eines Teams-Meetings zur Verfügung stellen. Sie teilen dazu einen Link auf das Dokument in Enaio, das Dokument verbleibt dort. Die gemeinsame Bearbeitung ist über die bereits etablierte Microsoft-Office-365-Integration möglich.

Bei »coLab«, dem Dokumentenraum zum Teilen von Dateien mit Nicht-Enaio-Nutzern, gibt es ebenfalls eine Neuerung. Ordner oder Register, die in einem Projektraum freigegeben sind, lassen sich nun sowohl im Client als auch im Webclient durch ein Icon erkennen. Name, Beschreibung und Besitzer des Projektraums, in dem das Dokument geteilt wurde, sind in einem Dashlet dargestellt.

Mail Archive Service und komfortablere Suche

Für Kunden, die Microsoft Exchange Online verwenden, bietet Optimal Systems jetzt auch einen Mail Archive Service. Der ermöglicht die Compliance-gerechte Übernahme von E-Mails. Denn Archivierung ist kein Bestandteil des Angebots von Microsoft und muss von den Firmen im Rahmen des Konzepts der »Shared Responsibility« selbst erbracht werden.

Optimal Systems strebt dabei die lückenlose und nachvollziehbare Ablage aller Journalreports, die von einem Exchange Online-Mandanten gesendet werden, in Enaio an. E-Mails werden inklusive aller Anhänge im EML-Format abgelegt. Neben typischen Mail-Informationen zum Sender, Empfänger und dem Betreff werden für die Nachvollziehbarkeit relevante Informationen wie die Journal-ID und die Mitglieder von Verteilerlisten in den Metadaten abgelegt. Alle rechtlichen und regulatorischen Anforderungen an diesen Prozess sind laut Anbieter damit erfüllt.

Den Umgang mit in Enaio abgelegten E-Mails in Outlook soll »Enaio Search NG« komfortabler machen. Das Add-on ist als Suchordner in Outlook eingebettet. So können Suchanfragen in Outlook gespeichert und später immer wieder aufgerufen werden. Anfragen lassen sich über die integrierte Suchmaske etwa nach Objekttyp, Absender oder einem Zeitraum filtern. Dazu stehen die Index- und die Volltextsuche von Enaio zur Verfügung.

Consistency Check und Repair Service

Eine weitere Neuerung in Enaio 10.10 ist eine »Consistency Check« genannte Funktion. Damit prüft das ECM automatisch, ob alle Dokumente, die im Volltext zur Verfügung stehen sollen, auch tatsächlich verarbeitet wurden. Das erfolgt über die Prüfung und Auswertung mehrerer Logs. Für Dokumente, für die festgestellt wird, dass sie nicht indexiert werden konnten, greift ein »Repair Service«. Er unterzieht sie dann einer erneuten Verarbeitung.

Microservice und JavaScript

Mit Enaio 10.10 nimmt Optimal Systems auch eine wichtige Veränderung im Backend vor. Der Enaio Webclient wird nun als Microservice bereitgestellt. Der bisher verwendete Anwendungsserver »osweb« auf Basis von SOAP wird abgeschafft. Mit dieser Umstellung soll der Webclient für die Zukunft fit gemacht werden und kan alle Vorteile eines Microservices nutzen. »Das heißt er wird skalierbar, Cloud-fähig und ist für große Systeme gedacht«, teilt Optimal Systems mit.

Installation und Administration erfolgen künftig über den Enaio Service Manager. Der bisher obligatorische »technische Benutzer« entfällt. Das soll die Komplexität bei der Rechtevergabe im Webclient reduzieren.

Neben VBScript wird nun auch JavaScript unterstützt. Dazu wurde die V8 Scriptengine eingeführt. Dadurch ist etwa die Anlage von Skripten als Bibliotheken zur Verwendung in anderen Eventskripten möglich. Auch lange Dateinamen mit 260 Zeichen und ausgewählte Dateiformate, die größer als 4 GByte sind, werden nun unterstützt. Ebenfalls hinzugekommen sind die aktuellen Signatur-Komponenten von »Governikus Boreum« und »Mentana Classic Signature«. Sie stehen im Windows Client zur Verfügung.