Docuware kommt mit breiter Brust aus der Pandemie

Ein bisschen bange war doch manchem, als im Sommer 2019 die Nachricht von der Übernahme von DocuWare durch Ricoh kam. Beispiele, in denen ein deutlich größerer Hersteller vermeintlich komplementäre Technologie zukauft, es dann aber nicht schafft, die vernünftig zu integrieren und der Zukauf dann allmählich in der Firmenstrategie immer weiter an Bedeutung verliert, gibt es schließlich genug.

Allerdings scheint Ricoh einiges anders zu machen. Darauf deutete zum Beispiel auch ein Bericht der Marktforscher von Gartner hin, die den Anbieter in einer Untersuchung zum Stand der Transformation des Geschäfts bei den großen Drucker- und Kopiererherstellern ausdrücklich lobend hervorgehoben haben. Und auch erste offizielle Aussagen nach Abschluss der Übernahme unterstrichen, dass Docuware mit dem Besitzer seinen eingeschlagenen Kurs eigenständig weiterverfolgen kann. Beleg dafür: Die DocuWare-Geschäftsführer Dr. Michael Berger und Max Ertl blieben weiter im Amt.

DocuWorld 2022 bietet lang vermisst Kontakte

Die Pandemie nahm dem Anbieter dann aber die Gelegenheit, Kunden und Partnern die Neuausrichtung auch ausführlich persönlich zu erklären. Die beliebten »DocuWorld«-Konferenzen für Partner und Kunden mussten ins Virtuelle verlagert werden. Sie auch online abzuhalten war zwar wichtig, trotz allem fehlte aber der persönliche Kontakt. Das war auf der Ende April in Berlin endlich wieder vor Ort veranstalteten Docuworld 2022 allenthalben zu hören.

Aus rein wirtschaftlicher Sicht kann sich Docuware aber über die Pandemie nicht beklagen. Der Anbieter hat von dem nicht zu übersehenden Digitalisierungsschub in der deutschen Wirtschaft deutlich profitiert. Der Gesamtumsatz kletterte im Geschäftsjahr 2021, das am 31. März 2022 endete, im Vergleich zum Vorjahr um 24,7 Prozent. Die Anzahl der Neukunden stieg im selben Zeitraum um 34,8 Prozent an.

Im Cloud-Bereich nahm die Zahl der Neukunden um 36,8 Prozent zu, im On-Premises-Segment um 30,2 Prozent. Beim Umsatzzuwachs liegt das Cloud-Geschäft jedoch weit vorne: Der beträgt sensationelle 50,5 Prozent. Damit hat das Unternehmen die Erwartungen, die Geschäftsführer Dr. Michael Berger im April 2020 im Interview mit ECMguide.de weckte, vollauf erfüllt oder sogar übertroffen.

Cloud first, aber nicht Cloud only

Sensationell sind die Zuwachsraten beim Cloud-Angebot auch deshalb, weil Docuware längst kein Cloud-Neuling mehr ist, sondern schon 2012 damit angefangen hat, im SaaS-Modell zu vertreiben. Aus dem Angebot »Docuware Online« wurde dann 2015 »Docuware Cloud«. Nach nicht unerheblichen Anfangsschwierigkeiten bei der Kundenakquise und viel Pionier- und Überzeugungsarbeit hat sich das Modell heute durchgesetzt: Aktuell nutzen über 6.000 Kunden Cloud-basierte Lösungen von Docuware.

»Auch wenn On-Premises-Installationen nach wie vor ihre Berechtigung haben, haben wir die Entscheidung, eine Cloud-basierte Lösung anzubieten, nie bereut«, sagt Berger. »Unternehmen benötigen eine flexiblere Plattform, die besser zu skalieren ist und kaum Inhouse-Ressourcen erfordert.«

Flexibilität und Einfachheit – sowohl bei der Einführung als auch dem Betrieb – haben dann auch in der Pandemie oft den Ausschlag gegeben. Um Mitarbeitern auch im Homeoffice produktives Arbeiten zu ermöglichen, setzten Unternehmen nicht nur verstärkt auf Dokumentenmanagement, sondern auch auf flankierende Technologien. Dazu durften sich Anbieter von E-Signaturen, der »Intelligent Business Automation« und digitalem Vertragsmanagement sowie viele andere über außergewöhnlich starkes Interesse und deutliche Umsatzzuwächse freuen.

Auf der Docuworld 2022 stellte Geschäftsführer Max Ertl gegenüber ECMguide.de aber auch klar, dass es keine Bestrebungen gebe, das On-Premises-Angebot zurückzufahren. »Cloud ist heute Standard, On-Premises die Ausnahme«, sagte Ertl. Und Thomas Gröhl, seit Januar neuer Vice President Marketing bei Docuware, ergänzt: »Wir verfolgen zwar eine Cloud-First-Strategie, arbeiten aber auch intensiv an der Weiterentwicklung für On-Premises«. Und Ertl präzisiert: »Wir präsentieren dem Markt eine Lösung – aber eben in zwei Bereitstellungsvarianten. Das hat sonst niemand und war auch ein erheblicher Aufwand. Jetzt sind wir aber damit durch.«

Docuware Cloud den Kinderschuhen entwachsen

»Damit durch« bedeutet auch, dass die Plattform selbst flexibel genug ist, um auch kurzfristige Änderungen wie den 2021 eingeführten 3G-Nachweis am Arbeitsplatz zu ermöglichen. Auch die mit »DocuWare 7.4« nun mögliche, kombinierte Nutzung von mehreren vorkonfigurierten Lösungen ist solch ein Aspekt. So lässt sich nun etwa »Rechnungsverarbeitung« mit »Smarte Dokumentorganisation« kombinieren und die neue Lösung in bestehende Cloud-Systeme importieren.

Noch ein Aspekt ist die zunehmende Lösungsvielfalt bei der internationalen Expansion, die Docuware anstrebt. »Der Eingangsrechnungs-Workflow ist weltweit gleich, aber nicht identisch«, nennt Ertl ein Beispiel. Die Anzahl der Mehrwertsteuersätze, eventuell zusätzlich erforderliche Formulare bei bestimmten Konstellationen, die Prüfkriterien einer ordnungsgemäßen Rechnung – all das könne unterschiedlich ausfallen. Für die vorkonfigurierten Lösungen bedeutet das: Eine Lösung, die in fünf Sprachvarianten für unterschiedliche Länder angeboten wird, entspricht dann tatsächlich fünf Lösungen.

Wachstumstreiber: Digitalisierungsvorhaben und Vorsprung bei der Cloud

Wie der Bitkom in einer Umfrage Ende 2021 festgestellt hat, haben sich die während Corona aus der Not heraus eingeleiteten Digitalisierungsmaßnahmen oft bewährt und werden auch im künftigen Normal-Betrieb ausgebaut. Ganz oben auf der Agenda stehen dabei die Nutzung digitaler Dokumente statt Papierdokumenten und die Nutzung digitaler Signaturen. 95 respektive 97 Prozent der befragten Firmen wollen diese Vorteile beibehalten oder noch ausbauen.

Docuware-Geschäftsführer Ertl sieht daher nach wie vor gewaltigen Nachholbedarf. Seiner Ansicht nach ist das Marktpotenzial derzeit zu etwa 30 Prozent abgedeckt. Genug Platz also für Wachstum ohne Verdrängungswettbewerb. Den betreibt Docuware daher auch nicht aktiv – er ergibt sich aber immer öfter.

»Ein Cloud-Produkt braucht mehr Entwicklung als ein Produkt für On-Premises«, sagt Ertl. »Viele im Markt – gerade kleinere – sind jedoch On-Premises-Anbieter. Da ist der Aufwand dann zu hoch«, analysiert Ertl. Die größeren Marktbegleiter dagegen täten sich oft schwer mit dem Mittelstand. Abgespeckte Produktvarianten wolle der nicht haben.