Proxess ermöglicht digitales Vertragsmanagement

Nach einer Lösung für das Personalmanagement bringt PROXESS mit »PROXESS Vertragsmanagement« seine zweite fachspezifische Lösung. Damit will der Dokumentenmanagement-Spezialist gezielt Geschäftsprozesse und Abläufe unterstützen, die in jedem Unternehmen vorkommen. Proxess Vertragsmanagement soll die Automatisierung von Leasing-, Miet-, Service-, Kauf- und Kooperationsverträgen erleichtern. Die Lösung bündelt alle Dokumente in einem einheitlichen, zentralen System mit Such- und Filterfunktionen, wobei laut Proxess weit mehr als eine digitalisierte Ablage möglich ist. 

Automatisches Erinnern an Vertragsfristen

Per E-Mail erinnert und warnt sie Verantwortliche automatisch vor Auslauf- und Kündigungsfristen, so dass ungewollte Vertragsverlängerungen vermieden werden. Verantwortliche sind so ohne Rechercheaufwand immer auf dem aktuellen Stand und wissen, wann welcher Vertrag ausläuft, gekündigt oder verlängert werden muss. Aufgrund der integrierten Controlling- und Auswertungstools mit Liquiditäts- und Zahlungsplan können Führungskräfte ihre zukünftigen Entscheidungen außerdem gezielt treffen und Kosten optimieren. Mit wenigen Klicks erhalten sie Budget- und Planzahlen oder detaillierte Kalkulationen von Einnahmen und Ausgaben für einen gewissen Zeitraum.

Verträge rechtssicher archivieren

Um eine rechtssichere Archivierung zu ermöglichen, verfügt das Proxess Vertragsmanagement über ein Berechtigungskonzept, in dem Zugriffsregeln exakt pro Vertragsart, organisatorischer Einheit, Funktionsgruppe oder personenbezogen definiert werden können. Zudem unterstützt es qualitativ unterschiedliche Berechtigungsstufen vom einfachen Leserecht bis zum umfangreichen Bearbeiten und Auswerten wichtiger Finanzdaten. Die Verträge werden auf Wunsch außerdem automatisch mit den Vorgangsdaten ihrer Bearbeitung im revisionssicheren »PROXESS Archiv« digital abgespeichert.

Integration in weitere Tools

Die Integration in ein persönliches »MS Outlook-Postfach« ist ebenfalls möglich. Proxess vereinfacht Mitarbeitenden die digitale, abteilungs- und standortübergreifende Zusammenarbeit an unterschiedlichen Dokumenten und Ordnern – auch aus dem Homeoffice. Über den Webclient haben Berechtigte außerdem unterwegs Zugriff auf das System. So stehen beispielsweise auch bei einem Kundengespräch alle relevanten Vertragsinformationen zur Verfügung – egal, ob via Laptop, Tablet oder Smartphone.

Das Proxess Vertragsmanagement ist eine eigenständige Lösung, kann aber auch als modulares Tool innerhalb des DMS genutzt werden. Standardisierte Java- und XML-Schnittstellen ermöglichen die Integration von weiteren Fremdsystemen und Datenbanken.