Bitkom-Leitfaden soll beim »Digital Office aus der Cloud« helfen

Die Corona-Pandemie hat in vielen Unternehmen zu einem Digitalisierungsschub geführt: Den im Mai 2021 veröffentlichten Ergebnissen einer Bitkom-Umfrage zufolge hat in 95 Prozent aller Unternehmen die Digitalisierung von Geschäftsprozessen durch Corona an Bedeutung gewonnen. In der Pandemie haben sich vor allem die Unzulänglichkeiten papierbasierter Prozesse gezeigt. Kein Wunder, dass damals schon 39 Prozent der Befragten über die Einführung von geeigneten Output-Management-Lösungen nachdachten. 38 Prozent interessierten sich für Workflow Management, 37 Prozent für die bereichsübergreifende Recherche von Unternehmensinformationen, 34 Prozent für elektronische Archivierung und Dokumentenmanagement, 33 Prozent für die Digitalisierung von Dokumenten und 30 Prozent für digitale Signaturlösungen.

Digitalisierungsanfänger drohen abgehängt zu werden

Der Schub bei der Digitalisierung ist auch bei mittelständischen Unternehmen feststellbar. Zahlen dazu liefert auch der »Digitalisierungsindex Mittelstand 2020/2021«. Der von der Deutschen Telekom und dem Marktforschungsunternehmen techconsult im November 2020 vorgelegten Untersuchung zufolge waren bereits die ersten Monate der Pandemie für mehr als ein Drittel der Befragten Anlass, um kurzfristig wichtige Prozesse zu digitalisieren.

Auffällig dabei: Unternehmen mit hohem Digitalisierungsgrad kamen bis dahin besser durch die Corona-Krise. Die Erklärung der Autoren der Studie: Solche »Digital Leader« können Geschäftsabläufe und Produktivität einfacher aufrechterhalten und bieten einen flexibleren Kundenservice als Betriebe, die noch mit vielen manuellen Prozessen arbeiten. Die Kehrseite der Medaille: Gerade die, denen das Know-how bisher fehlte, drohen so noch weiter abgehängt zu werden.

Bei der Cloud lieber nicht improvisieren

Das trifft vor allem dann zu, wenn Digitalisierung die Cloud-Nutzung mit beinhaltet. Denn auch wenn durch »die Cloud« zunächst vieles einfacher zu werden scheint, bringt sie auch neue Aufgaben mit sich. Die reichen von der Abrechnung über die Klärung der erforderlichen Verfügbarkeit und Backup-Szenarien sowie erforderliche Erfahrungen mit den in der Cloud gängigen Frameworks, mit agilen Methoden und DevOps bis hin zur Frage, welche Aufgaben im Bereich IT-Sicherheit der Cloud-Anbieter übernimmt und um welche sich das Unternehmen kümmern muss. Experten warnen daher schon länger, dass sich Firmen, die Cloud als kurzfristiges Provisorium begreifen und nutzen, sich langfristig erheblichen und teuren Zusatzaufwand einhandeln.

Der jetzt vorgestellte Leitfaden »Das Digital Office aus der Cloud« des Digitalverbands Bitkom will da Aufklärung leisten, indem er Beispiele für Angebote zur Digitalisierung aus der Cloud liefert. »Wer auf Cloud-Dienste setzt, muss nicht zu Beginn hohe Summen in Hardware und Lizenzen investieren, sondern zahlt für die Leistung, die genutzt wird – und die mit dem eigenen Bedarf mitwachsen kann«, beschreibt Nils Britze, Bereichsleiter Digitale Geschäftsprozesse beim Bitkom, einen der wichtige Vorteile von Cloud-Angeboten. Ein zweiter ist laut Britze: »Dazu kommt, dass Digitalisierungsprojekte, die auf Cloud-Lösungen zurückgreifen, häufig schneller zu realisieren sind.«

 Inhalte des Cloud-Leitfadens des Bitkom

Der Leitfaden fokussiert sich auf drei Hauptanwendungen im digitalen Büro: das Kundenbeziehungsmanagement (CRM), die Ressourcenplanung (ERP) und das Dokumenten- und Workflowmanagement (ECM). Im Mittelpunkt stehen jeweils konkrete Anwendungsmöglichkeiten, etwa der Einsatz von CRM-Systemen im Vertrieb oder im Projektmanagement, der ERP-Einsatz bei Beschaffung oder Rechnungsbearbeitung oder die Nutzung von ECM für Archivierung und Vertragsmanagement.

Ein Kapitel befasst sich zudem laut Bitkom » praxisnah« mit den Anforderungen an die Cloud-Nutzung für das Digital Office. Darin geht es darum, welche Vorgaben des Datenschutzes zu erfüllen sind und wie sich die Sicherheit in der Cloud gewährleisten lässt. Auch welche Bedeutung die Migration bestehender Anwendungen und ihrer Daten sowie Schnittstellen zu Unternehmenslösungen haben, die nicht in die Cloud verlagert werden, wird behandelt.