Cloud & Co: Aktuelle Anforderungen an eine Archivierungslösung

Einer Umfrage des Research- und Beratungsunternehmens Gartner zufolge nutzten 2021 rund 80 Prozent der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer Collaboration-Tools. 2019 verwendeten nur etwas mehr als die Hälfte Tools, um virtuelle Meetings durchzuführen, was einen Anstieg von 44 Prozent seit dem Beginn der Corona-Pandemie bedeutet.

Bei diesen virtuellen Treffen entstehen häufig elektronische Dokumente beziehungsweise werden bestehende bearbeitet. Zahlreiche Anbieter von Systemen für Dokumenten- und Enterprise Content Management (DMS/ECM) weisen darauf hin, dass dabei die rechtskonforme Aufbewahrung von digitalen Dokumenten häufig nicht berücksichtigt wird. »Dokumente aus Online-Treffen werden der Einfachheit halber gern in der angegliederten Dokumentenablage gespeichert – wenn es eine solche überhaupt gibt – bei Zoom ist dies beispielweise nicht der Fall«, meint Dina Haack, Head of Marketing der xSuite Group, die weiter berichtet: »Legt man in »Microsoft Teams« Dokumente ab, dann werden diese de facto in »SharePoint« gespeichert. Dieses erfüllt jedoch nicht die notwendigen Bedingungen an ein ECM-/Archivsystem bezüglich Revisionssicherheit oder Verschlagwortung. Hier sehen wir durchaus ein Problem, denn eine anschließende richtige Archivierung aus Teams heraus findet in den meisten Fällen nicht statt.« Mitunter wichtige Informationen stehen damit nicht zentral und für alle einsehbar zur Verfügung. Ein Archivsystem beziehungsweise eine DMS-/ECM-Lösung, die sowohl mit Kern-Applikationen wie SAP als auch Collaboration-Plattformen interagiert, ist aus Sicht vieler ECM-Anbieter die beste Maßnahme für eine rechtskonforme Archivierung. Zahlreiche Hersteller wie M-Files, Kendox, OpenText und Xsuite stellen daher entsprechende Integrationslösungen und Konnektoren bereit.

Archivierung von Dokumenten mit Collaboration-Lösungen

Dass Pandemie-bedingte schnell entstandene Collaboration-Lösungen Dokumente hervorbringen, die nicht immer ordnungsgemäß aufbewahrt werden, hält auch ECM-Berater Bernhard Zöller für möglich. Allerdings glaubt er, dass Unternehmen diese Lücke schnell füllen werden und das Problem in der Praxis keine große Rolle spielt. Prinzipiell denkt Zöller, »dass die meisten Anwender sicherlich keine Dokumente in »OneDrive« beziehungsweise »MS Teams« oder vergleichbaren Collaboration-Lösungen aufbewahren werden, wenn die Dokumente »revisionssicher« aufzubewahren sind.« Aus seiner Kenntnis werden bei den Digitalisierungsprojekten – egal ob Collaboration, DMS, ECM – regulatorische Rahmenbedingungen berücksichtigt. Denkbar sei jedoch, dass die Pandemie etwas mehr nicht-konforme Lösungen entstehen ließ. Trotzdem sieht er keinen signifikanten Unterschied zu den Vor-Corona-Zeiten. »Auch da gab es immer mal Lösungen, die zum Startzeitpunkt noch nicht in allen Facetten final waren.«

Da während den Online-Besprechungen Dokumente erstellt und bearbeitet werden, die wiederum compliance-gerecht und leicht auffindbar abgelegt werden sollten, ist prinzipiell die Einbindung in ein Dokumentenmanagement-System (DMS) empfehlenswert. Damit DMS- und Collaboration-Lösung reibungslos zusammen arbeiten, sind entsprechende Schnittstellen und Integrationsmöglichkeiten sinnvoll. Folglich haben viele DMS- und ECM-Anbieter ihre Lösungen erweitert. Gerade das verbreitete »Microsoft Teams« erfuhr zunehmende Unterstützung, da hier Dokumente nur sitzungsweise abgelegt sind und dann eine übergreifende Systematik und Zugriffsmöglichkeiten fehlen.

Mangelnde Ablagemöglichkeiten gibt es auch bei anderen Business-Anwendungen wie CRM- und ERP-Systemen, die ebenfalls Dokumente hervorbringen. Auch sie benötigen für eine rechtskonforme Aufbewahrung eine Koppelung mit ECM- und DMS-Lösungen. »Seit vielen Jahren Best Practice sind Verknüpfungsschnittstellen zwischen ERP- und Fachanwendungen, die selbst keine ordnungsgemäße Aufbewahrungsfunktion und ein Archiv/DMS mit ebendiesen Archivfunktionen bieten. Worauf man hier achten sollte, ist die Release-Fähigkeit dieser Schnittstellen, damit die dauerhafte Betriebsfähigkeit – und somit auch Ordnungsmäßigkeit – auch nach Release-Wechsel der Fachanwendung oder der DMS-Lösung sichergestellt ist« empfiehlt Zöller.

Sport-Thieme hat bestehende DMS-Lösung abgelöst

Für den Sportartikelhersteller Sport-Thieme war genau diese Thematik der Punkt eine bestehende DMS-Lösung abzulösen, da deren Kompatibilität zu den eingesetzten ERP- und FiBu-Systemen nicht mehr gewährleistet war. »Wir wollten nicht wegen des Dokumentenmanagementsystems sowohl unser ERP- als auch das Finanzbuchhaltungssystem updaten«, erklärt Stefan Schmitz, CIO und Bereichsleiter IT & Digitale Innovation bei Sport-Thieme. Für den IT-Experten war dies der Auslöser, die Anwendungslandschaft im Unternehmen so zu gestalten, dass Inkompatibilitäten zwischen verschiedenen Software-Lösungen zukünftig keine Auswirkungen mehr auf den IT-Betrieb haben. Daraufhin wurde gezielt ein cloud-basiertes Archivierungs- beziehungsweise Dokumentenmanagementsystem gesucht, um das bestehende Archivsystem abzulösen.

Die neue DMS-Lösung sollte für Sport-Thieme gleich mehrere Kriterien erfüllen: Gesucht wurde eine cloud-basierte Lösung, die extern im SaaS-Modell betrieben wird und die gleichzeitig sowohl über offene Schnittstellen (WebService/SOAP/REST) als auch Konnektoren zu verschiedenen Software-Anbietern verfügt. Zudem wollte Schmitz eine Entkopplung und Modularisierung der Softwarelandschaft erreichen.

Die Anforderungen von Sport-Thieme sind typisch für aktuelle Projekte im Archivierungsumfeld. Bei der Erfüllung von elektronischen Archivierungsaufgaben sieht Manfred Terzer, Gründer und CEO von Kendox, die Verfügbarkeit aller geschäftsrelevanten Dokumente in einer einheitlichen, ortsunabhängig nutzbaren Arbeitsumgebung als eine der größten Herausforderungen. »Gleichzeitig muss die Sicherheit der Dokumentenverwaltung gewährleistet werden; vor allem auch in den Multi-Cloud-Umgebungen, die immer mehr eingesetzt werden«, so Terzer. Cloud-basierte Lösungen bieten Unternehmen den Vorteil, flexibel zu sein und Mitarbeitenden einen zeit- und ortsunabhängigen Zugriff zu gewährleisten. Doch egal ob die Archivierung mit ECM-Cloud- oder -OnPremises-Lösungen geschieht – beide Szenarien sorgen für Revisionssicherheit, Einhaltung rechtlicher Vorgaben und Compliance-Anforderungen, Dokumentenanzeige für verschiedene Formate, Indexierung von Volltext und schnelle Recherche.

Tipps für Archivierungsprojekte

Trotzdem sollten sich Unternehmen auch nicht zu viel für entsprechende Projekte vornehmen. Terzers Empfehlung lautet: »First Things First. Man muss sich auf ein bewährtes Konzept einlassen, in dem die Basis robust und einfach gestaltet ist. Dabei sollte man nicht versuchen, zusätzliche Aufgaben in die Archivierung hineinzuinterpretieren, damit die Übersicht, die Sicherheit und die Strukturierung nicht leiden.« Bei der Lösungsauswahl gibt Haack den Tipp, dass ein entsprechendes Archiv mit skalierbaren Technologien wie »mongoDB« und »Elasticsearch« ausgestattet sein sollte: »Sie sorgen für Höchstgeschwindigkeit bei der Ablage von Dokumenten und deren späterer Recherche.« Volle Compliance erreiche man durch ein detailliertes Benutzer- und Berechtigungskonzept und eine umfassende Protokollierung von Änderungen, über die eine Archivlösung ebenso verfügen sollte.

Sport Thieme hat sich letztendlich für die cloud-basierte Variante von »Kendox InfoShare« entschieden. Einen zentralen Mehrwert erzielt das Unternehmen damit durch die Verfügbarkeit der Daten in der Cloud und die vom Betreiber übernommene Softwarepflege der Software-as-a-Service-Lösung wie IT-Leiter Schmitz erklärt: »Durch den Betrieb als SaaS-Lösung lässt sich die DMS-Plattform deutlich einfacher skalieren. Wenn wir heute ein neues Land in die Umgebung integrieren möchten und deswegen massiv mehr Dokumenten-Storage benötigen, dann wird das für uns einfach nur per Knopfdruck freigeschaltet. Früher mussten wir immer darauf achten, ob der aktuelle Speicherplatz noch ausreichend ist.« Die IT-internen Administrationsaufwände sind dadurch deutlich gesunken.