So funktioniert die digitale Ablage mit einem DMS

Systeme für Dokumentenmanagement und Enterprise Content Management (DMS und ECM) helfen, die digitale Ablage ordnungsgemäß vorzunehmen. Endanwenderinnen und Endanwendern bieten sich nach dem Dokumenteneingang per Scan, E-Mail oder über weitere Kanäle verschiedene Methoden, wie die Ablage konkret erfolgen kann.

Warum Dokumentenmanagement wichtig ist

Aufgrund der hohen steuerrechtlichen Relevanz fokussieren sich viele Unternehmen auf einen digitalen Rechnungsein- und ausgang. Jedoch ist es laut GoBD auch vorgeschrieben, weitere Dokumente und digitale Belege ordnungsgemäß aufzubewahren. Rechnungen und Buchungsbelege sind in Deutschland beispielsweise zehn Jahre, Geschäftsbriefe, zu denen auch E-Mails mit geschäftlich relevanten Inhalten zählen, sechs Jahre aufzubewahren. Eine Auflistung und nähere Erläuterungen liefert beispielsweise die Handelskammer Hamburg.

DMS- und ECM-Systeme für die digitale Aufbewahrung

Systeme für Dokumentenmanagement und Enterprise Content Management (DMS und ECM) helfen, die digitale Ablage ordnungsgemäß vorzunehmen. Doch welche Möglichkeiten bieten diese Systeme im Detail? Bernhard Zöller, Geschäftsführer des ECM-Beratungsunternehmens Zöller & Partner, hat für uns Ablagevarianten skizziert, die den Endanwendern bei DMS- und ECM-Lösungen angeboten werden.

Verschiedene Ablagemöglichkeiten in DMS- und ECM-Systemen

• Ablage von Scans via Multifunktionsgeräten: Hier werden Scans (meistens PDFs) per Email oder Fileshare zugestellt und dann von der empfangenden Person (ist häufig auch die scannende Person) abgelegt. Die einfachste Art ist »Drag & Drop« des Mail-Attachments auf die Drop-Zone oder direkt in die bereits geöffnete Akte, meistens ergänzt um einen Indexier-Dialog. Mit Ausnahme der Indexierdialoge erfordert dieses Verfahren wenig Programmierung und Anwendertraining.
• Ablage von Scans aus einer direkt am Arbeitsplatz angeschlossenen Scan-Lösung. Hier wird eher nicht per »Drag & Drop« sondern per Scan- und Indexierdialog im DMS in die Akte oder als Verknüpfung zu einer Fachanwendung abgelegt.
• Ablage per »Drag & Drop« aus dem Filesystem, um einzelne oder mehrere Dokumente aus dem Gruppenlaufwerk, dem eigenen PC oder einem USB-Stick im DMS oder direkt in der Akte abzulegen. Bei der Mehrfachablage gibt es weitere Aspekte zu berücksichtigen wie bei der Einzelablage, beispielsweise die Frage, ob alle Dokumente im Stapel die gleichen oder unterschiedliche Attribute tragen.
• Ablage aus dem E-Mail Client: Per »Drag & Drop« oder über eine in den Mail-Client integrierte DMS-Funktionserweiterung. Bei E-Mails muss darauf geachtet werden, ob Attachments ausgelöst oder zusammen mit der Body-Mail abzulegen sind, ob alle Elemente (Bodytext, mehrere Attachment) unterschiedlich zu indexieren sind, wie man eine Mehrfachablage bei Verteilermails verhindert (Hash-basierte Dublettenprüfung ist bei E-Mail ohne weitere Maßnahmen nicht geeignet)
• Ablage aus »MS Office« oder anderen PC-Anwendungen. Hier findet man für weit verbreitete Anwendungen wie MS Office häufig Anwendungserweiterungen, die sich nahtlos in das GUI einpassen. Man muss aber gegebenenfalls auch aus Anwendungen ablegen, für die es keine solchen DMS-Integrationserweiterungen gibt, weil a) es weniger weit verbreitete Anwendungen sind, für die sich das Programmieren nicht lohnt oder b) eine technische Integration gar nicht möglich ist, wie bei »Adobe Acrobat«. Für alle diese Lösungen ist daher trotzdem eine Ablage vorzusehen wie das »Speichern unter« in einen überwachten Ordner oder das »Drag & Drop« aus dem Filesystem.
• Stapelimport selektierter Ordner aus dem Gruppenlaufwerk um sie einfach in die DMS-Akte zu importieren. Hier ist wichtig, dass man Konzepte hat, die verhindern das .exe-Dateien, komplette Access-Datenbankanwendungen, 1-TB-Videos und anderer ungewollter Bestand nicht im DMS landen. Eine reine Organisationsanweisung ist hier wohl wenig zuverlässig. Besser sind Listen (erlaubt/nicht erlaubt) gegen die beim Import abgeglichen wird und entsprechende organisatorische Begleitmaßnahmen, wie mit dem verbleibenden Rest zu verfahren ist.
• Scans per Smartphone für die Reisekostenbelege

Tests vorab empfehlen sich

Viele aktuelle DMS- und ECM-Lösungen bieten einige – wahrscheinlich nicht immer alle – dieser Ablagevarianten an. Manche sind im Standardfunktionsumfang enthalten und erfordern nur moderates Customizing an die speziellen Anforderungen des Kunden, andere werden für den Kunden individuell gescriptet. Dabei muss die Release-Fähigkeit beachtet werden. »Manche sind bezüglich der Benutzerführung verständlich, andere sind inakzeptabel verwirrend für die weniger IT-affinen Anwender – gilt auch für manche Standard-Funktion, nicht nur die für den Kunden individuell erstellten«, meint ECM-Berater Zöller. Aber solche Informationen könne man bei der Anbieterauswahl einfach herauszufinden: Es gibt wohl keinen Anbieter, der nicht bereit ist, solche Anwendungsfälle live zu zeigen, sodass man solche wichtigen Aspekte direkt am System beurteilen kann.