Aconso bietet digitale HR-Dokumentenbox

Mit »HR Document Box« von aconso können HR-Verantwortliche den Mitarbeitenden im Unternehmen Personaldokumente digital zur Verfügung stellen, anstatt sie auszudrucken und per Post zu verschicken. Darüber hinaus lassen sich regelmäßig wiederkehrende Dokumente wie Entgeltabrechnungen oder Arbeitszeitnachweise automatisch über das System versenden. HR-Beschäftigte sparen dadurch Zeit und Aufwand ein und verfügen über mehr freie Kapazität für das Personalwesen.

Orts- und zeitunabhängige Cloud-Lösung

Durch die zentrale, digitale Bereitstellung der Personalpapiere können Mitarbeitende jederzeit und ortsunabhängig auf ihre Dokumente zugreifen. Dies ist gerade in Zeiten von Corona ein Vorteil, wenn beispielsweise Passierscheine oder Impfnachweise unverzüglich bereitliegen müssen. Zudem lassen sich Dokumente auch an Mitarbeitende zustellen, die erst kürzlich das Unternehmen verlassen haben. Erreichbar ist die HR Document Box für Personalverantwortliche und Mitarbeitende device-unabhängig – sie können also mit Smartphone, Tablet oder Laptop auf die benötigten Dokumente zugreifen. Endnutzende einer HR Document Box benötigen lediglich eine aktuelle Browser-Applikation (Chrome, Firefox, Edge, Safari (iOS)). Ansonsten existieren keine Systemvoraussetzungen, da die HR Document Box ein reines Cloud- Produkt ist, das auf der Aconso-Cloud betrieben wird.

Der Datenschutz ist über ein mehrstufiges Sicherheitssystem geregelt. So ist mittels Zwei-Faktor-Authentifizierung, individueller Verschlüsselung und revisionssicherer Archivierung sichergestellt, dass nur berechtigte Personen Zugriff auf die entsprechenden HR-Dokumente haben. Zudem laufen die Daten bei einem deutschen ISO/IEC 27001 zertifizierten Provider zusammen.

Weitere Aconso-Produkte sind keine Voraussetzung

Prinzipiell ist die HR Document Box eine Stand-Alone-Lösung, die auch unabhängig von anderen Aconso-Produkten einsetzbar ist. Sie benötigt lediglich die Anbindung an ein HR-System, das die nötigen Stammdaten und Dokumente bereitstellt. Im Allgemeinen können Stammdaten und Dokumente über einen SFTP-Server oder ein Netzlaufwerk in die HR Document Box importiert werden. System-Voraussetzungen sind also ein SFTP-Server oder ein Netzlaufwerk. Hat der Kunde »SAP HXM/SAP SuccessFactors« im Einsatz, können Stammdaten und Dokumente hier über eine entsprechende Schnittstelle importiert werden.

Der von der Unternehmensgröße abhängige Preis der HR Document Box wird auf Basis der aktiven User berechnet. Über die Höhe der Kosten gibt Aconso nur auf direkte Anfrage Auskunft.