Softwaregestütztes E-Mail-Management bietet zahlreiche Mehrwerte

319,6 Milliarden: Das ist die Anzahl der E-Mails, die weltweit täglich versandt werden. In den kommen Jahren wird dieser Wert weiter steigen. Einen großen Anteil machen dabei geschäftliche Nachrichten aus. Schon 2019 erhielt und versendete ein durchschnittlicher Büromitarbeiter täglich 121 E-Mails. Um wettbewerbsfähig zu bleiben, müssen die darin enthaltenen Informationen dem gesamten Unternehmen zugänglich gemacht werden. Hierbei unterstützt eine softwarebasierte Lösung wie »nscale E-Mail-Management« von Ceyoniq Technology. Sie lässt sich problemlos in bestehende IT-Prozesse einbinden und bietet zahlreiche Mehrwerte.

Und täglich grüßt das Murmeltier

In vielen Unternehmen ist der Ablauf derselbe. Morgens kommen die Mitarbeiter an ihren Arbeitsplatz und nach dem Hochfahren des Rechners werden zunächst die zahlreichen neuen E-Mails gecheckt. Die wenigsten Nachrichten können sofort beantwortet werden. Stattdessen finden sich zum Teil aufwändige Arbeitsaufträge. Da diese nicht alle zugleich bearbeitet werden können, werden die entsprechenden E-Mails im besten Fall als ungelesen markiert und im Laufe des Tages oder der Woche bearbeitet.

Doch dieses Verfahren birgt zahlreiche Gefahren. Schnell wird eine E-Mail übersehen oder Fristen verstreichen, da dringende Aufgaben nicht identifizierbar sind und auf die lange Bank geschoben werden. Und damit nicht genug. Plötzliche Krankheitsfälle sorgen nicht nur dafür, dass Kundenanfragen unbeantwortet bleiben. Zudem sind die Kollegen nicht einmal darüber informiert, dass die Anfrage überhaupt gestellt wurde.

Zentrale und strukturierte Ablage

Mit Nscale E-Mail-Management von Ceyoniq Technology gehören derartige Probleme der Vergangenheit an. Denn bereits beim Posteingang kommt es zu einer strukturierten und zentralen Ablage der Nachrichten. Dazu wird zunächst eine Prüfung auf Viren oder Spam durchgeführt. Sind die E-Mails als sicher eingestuft, folgt eine Klassifizierung. Handelt es sich beispielsweise um eine Rechnung, so kann sofort ein entsprechender Workflow angestoßen werden, der die Eingangsrechnungsverarbeitung abbildet und unterstützt. Die verantwortlichen Mitarbeiter erhalten eine Information, dass ein Arbeitsschritt nötig ist. Für Urlaube oder Krankheitsfälle sind Vertretungen hinterlegt, sodass keine Aufgaben liegen bleiben.

Handelt es sich der Klassifizierung nach um keine E-Mail, für die ein Workflow definiert ist, wird sie dem richtigen Adressaten zugeordnet und zentral abgelegt. Dabei können Anhänge gemeinsam mit der Nachricht oder auch getrennt in einer digitalen Akte gespeichert werden. Damit entfällt das lokale Speichern wichtiger Informationen, die bei der späteren Bearbeitung fehlen. Mit der Ceyoniq-Lösung sind alle Daten jederzeit und standortunabhängig für alle Mitarbeiter zugänglich, die sie zur Bearbeitung ihrer Aufgaben benötigen. Und das ganz ohne zusätzliche E-Mails mit weiteren Kontakten in CC und BCC.

Die zentrale Ablage mit Nscale eröffnet zugleich neue Möglichkeiten zur Collaboration. So beispielsweise bei der Angebotserstellung oder im Freigabeprozess: Bei aufwändigen Angeboten, in die zwei Abteilungen eingebunden sind, ist ein gemeinsames Arbeiten an einem Anhang möglich und das unabhängig davon, wo sich die Mitarbeiter befinden. Zudem ist eine gleichzeitige Prüfung durch mehrere Kollegen realisierbar. Dabei sind der Bearbeitungsstand und die Aktualität eines Dokumentes jederzeit ersichtlich, sodass alle Mitarbeiter auf dem gleichen Wissensstand sind. 

Wenn ein Anruf zum Problem wird

Mit Nscale E-Mail-Management wird der Informationsfluss im Unternehmen stark verbessert und das spiegelt sich auch in der Auskunftsfähigkeit wider. Klingelte zuvor das Telefon und in der Leitung war ein Kunde mit einer kurzen Nachfrage, konnte diese zu einem Mammutprojekt werden. Denn dann startete die Suche. Die dringend benötigte Information wird sich irgendwo im E-Mail-Verkehr mit dem Kunden finden. Zuerst probiert man es im eigenen Postfach. Doch durch die schiere Masse an E-Mails sind die Server an ihrer Belastungsgrenze und die Suche dauert quälend lang.

Ungleich schwieriger wird es, wenn die gesuchte Mail nicht im eigenen Posteingang, sondern bei einem Kollegen eingegangen ist. Denn nun muss zunächst der richtige Kollege ausfindig gemacht werden, der sich selbst auf die Suche begeben muss. Soweit die Theorie. Doch in der Praxis kommen nicht selten weitere Probleme hinzu. Ist ein Kollege krank oder in Urlaub, ist die gesuchte Information gar nicht verfügbar. Die Folge sind zeitaufwändige Prozesse, genervte Mitarbeiter und unzufriedene Kunden.

Dank der zentralen und strukturierten Ablage der Nachrichten mit Nscale ist eine schnelle und einfache Suche garantiert. Um die richtigen Daten zu finden, bietet die Lösung der Ceyoniq umfassende Suchfunktionen. So kann per Volltextsuche nach einem bestimmten Schlagwort gesucht werden. Dabei ist zudem eine Facettierung möglich, mit der die Recherche weiter spezialisiert werden kann. So können E-Mails eines bestimmten Empfängers oder Formates gesucht werden. Alle Daten sind direkt verfügbar und können sofort genutzt werden, ohne dass es dabei zu Verzögerungen kommt. Ein Wissensverlust ist damit ausgeschlossen und Kunden erhalten sofort die gewünschte Information. 

Hohe Kostenersparnis

Um in hart umkämpften Märkten zu bestehen, ist der unternehmensweite Informationsfluss ein großer Erfolgsfaktor. Ebenso entscheidend ist es jedoch, Kosten zu sparen. Genau hier spielt Nscale weitere Vorteile aus. Denn durch die zentrale Speicherung der E-Mails sinken die Kosten für den Speicherplatz der einzelnen Posteingänge. Zudem entfallen Backup-Services zur Datensicherung.

Vor allem ist es jedoch die hohe Zeitersparnis, die sich auf Kostenseite niederschlägt. Denn dank des verbesserten Informationsmanagements gehen viele Aufgaben leichter und schneller von der Hand. Informationen stehen jederzeit sofort zur Verfügung und damit werden wertvolle Ressourcen geschont. Mitarbeiter können die gewonnene Zeit zur Kundenpflege einsetzen und damit direkte Wertschöpfung realisieren.

Archivlösung ist unerlässlich

Doch eine hohe Kostenersparnis beim E-Mail-Management hat keine Wirkung, wenn die Compliance-konforme Archivierung fehlt. Denn E-Mails sind Geschäftsbriefe und müssen demnach gemäß HGB, AO, GoBD und DSGVO archiviert werden. Bei Nichteinhaltung der gesetzlichen Vorgaben kommt es zu empfindlichen Strafzahlungen, die jede vorherige Ersparnis schnell zunichtemachen. Aus diesem Grund sollte das Nscale E-Mail-Management mit der »nscale E-Mail-Archivierung« kombiniert werden. Eine Journaling-Funktion sorgt dafür, dass jede eingehende und ausgehende E-Mail automatisch sicher gespeichert wird. Damit können beispielsweise gegenüber dem Finanzamt alle Geschäftsvorgänge beweissicher dokumentiert werden, während gleichzeitig alle Löschfristen eingehalten werden.

Fazit

E-Mails sind das Kommunikationsmittel Nummer eins. Damit wichtige enthaltene Daten weder verlorengehen noch den Kollegen vorenthalten werden, sind eine zentrale Ablage und ein softwaregestütztes E-Mail-Management entscheidend. Nscale E-Mail-Management von Ceyoniq Technology ermöglicht dabei eine Klassifizierung der Nachrichten, ein automatisches Starten von Workflows sowie umfassende Suchfunktionen. Somit werden der Informationsfluss und das Wissensmanagement deutlich verbessert. Gemeinsam mit nscale E-Mail-Archivierung ist zudem die revisionssichere Speicherung garantiert. Ein starkes Duo für optimale Prozesse.