Deutsche digitalisieren Dokumente zunehmend auch privat

Rechnungen, Bankunterlagen oder Schreiben von Behörden bewahren immer mehr Menschen in Deutschland auch digital auf. In einer aktuellen, repräsentativen Umfrage des Digitalverbands Bitkom bei über 1.000 Personen ab 16 Jahren sagte fast die Hälfte, dass sie solche Dokumente inzwischen auch digital speichert. 47 Prozent scannen oder fotografieren einen Teil der Papierdokumente, die sie aufbewahren wollen. 19 Prozent tun dies sogar regelmäßig, 28 Prozent hin und wieder.

Der Anteil derjenigen, die Dokumente digitalisieren, ist damit in den vergangenen Jahren deutlich gestiegen. Bei einer vergleichbaren Umfrage 2017 hatten noch 73 Prozent der Befragten erklärt, bisher nie Papierdokumente gescannt oder fotografiert zu haben. Nun sagten das nur noch 48 Prozent.

Im Schnitt 7,7 Aktenordner pro Bürger

2017 hatte übrigens jeder Bundesbürger im Schnitt sieben Ordner mit Papierdokumenten zu Hause – also fast einen weniger als 2021. Aktuell besitzt jede Bürgerin und jeder Bürger im Schnitt 7,7 Aktenordner mit Rechnungen, Verträgen und vergleichbaren Unterlagen. 42 Prozent der Befragten haben vier bis fünf Ordner zu Hause, bei 28 Prozent sind es sechs bis neun Ordner. Bei 22 Prozent stehen daheim sogar zehn oder mehr Aktenordner.

Besonders häufig werden der aktuellen Umfrage zufolge Unterlagen per Foto (69 Prozent) digitalisiert, 28 Prozent nutzen spezielle Apps. 61 Prozent vertrauen dafür auf ein Multifunktionsgerät oder einen Scanner. Zur Einordnung: Die Anzahl der Smartphone-Nutzer lag in Deutschland im Jahr 2020bei rund 60,7 Millionen – Tendenz steigend. Ebenfalls 2020 hatten rund 28,79 Millionen Personen ab 14 Jahren in ihrem Haushalt Zugriff auf ein Multifunktionsgerät, 7,02 auf einen Scanner.

Digitale Dokumente schützen vor Verlust

»Mit modernen Scannern und innovativen Apps können alle schon heute problemlos Dokumente archivieren, organisieren und damit auch digital weiterverwenden«, sagt Nils Britze, Bereichsleiter für digitale Geschäftsprozesse beim Bitkom. »Wer seine Unterlagen regelmäßig digitalisiert und in einer sicheren Cloud speichert, ist damit auch auf der sicheren Seite, falls die Papierdokumente durch einen Wasser- oder Brandschaden zerstört werden.«

Alternativ zu einer Cloud bieten sich auch NAS-Boxen (Network Attached Storage) an. Manche davon bringen bereits rudimentäre Funktionen zur Dokumentenverwaltung mit. Stehen sie allerdings im selben Haushalt wie die Aktenordner, ist bei einer echten Katastrophe die Wiederherstellung schwierig.

OCR-Funktionen sind wichtig

Bei größeren Dokumentenmengen kann sich zudem das Wiederfinden einmal gescannter Dokumente als schwierig erweisen. Die meisten Scanner-Apps legen die Dateien lediglich als PDF oder Bilddatei ab – noch dazu mit kryptischen Namen. Da ist Disziplin von den Nutzern gefordert, die Scans selbst strukturiert abzulegen.

Ebenso wie bei Multifunktionsgeräten sollte daher auch bei den Apps auf eine OCR-Funktion geachtet werden. Bei Multifunktionsgeräten sind teilweise OCR-Funktionen schon ab Werk integriert, teilweise liegt eine entsprechende Software bei.

Apps mit OCR-Funktion sind zum Beispiel »ClearScan« (nur für iOS),  »Adobe Scan«  (für Android und iOS) sowie »Docutain« (für Android, iOS und Windows). Microsoft bietet zudem mit »Office Lens«  für Windows eine eigene Möglichkeit für Android und iOS, im Microsoft Store wird sie seit 1. Januar 2021 nicht mehr angeboten.

Dokumentenmanagement für private Anwender

Wer seine Dokumentenverwaltung auch privat professionell gestalten will, hat zudem die Auswahl unter mehreren, für die rein private Nutzung kostenlosen Programmen für das Dokumentenmanagement. Die erlauben dann nicht nur die Suche nach Dokumenten, sondern auch die strukturierte Ablage und Verwaltung. Für die private Nutzung kostenfrei sind etwa die Open-Source-Angebote agorum, bitfarm und ISAKS. Bei Apple-Nutzern recht beliebt ist zum Beispiel »Devonthink«.