Pandemie erhöht Nachfrage nach digitalem Vertragsmanagement

Der von der SER Group durchgeführten Marktstudie »ECM Insights 2020« zufolge nutzen 30 Prozent der Unternehmen bereits eine digitale Lösung für ihr Vertragsmanagement. Befragt wurden dazu im Jahr 2020 im deutschsprachigen Raum über 1.600 CIOs, Prozessverantwortliche und IT-Leiter in Unternehmen aller Branchen mit über 100 Millionen Euro Umsatz.

Beim ECM-Hersteller macht sich bemerkbar, dass die Nachfrage nach digitalem Vertragsmanagement aktuell »signifikant« zunimmt. »Generell beobachten wir in den letzten Monaten eine steigende Nachfrage nach schnell einsetzbaren digitalen Lösungen, die ein ortsunabhängiges Arbeiten ermöglichen«, berichtet Stefan Zeitzen, Chief Sales Officer der SER Group.

»Die besonders hohe Nachfrage beim Vertragsmanagement zeigt, wie sich die veränderte wirtschaftliche Lage auf die Geschäftsbeziehungen auswirkt: Pandemie-bedingte Lieferausfälle und sinkende Absätze verlangen Anpassungen bei bestehenden Verträgen und auch die Gestaltung neuer Verträge verändert sich, weil Risiken anders bewertet und vertraglich entsprechende Vorkehrungen getroffen werden«, kommentiert Zeitzen die Entwicklung. Mit digitalem Vertragsmanagement könnten Unternehmen solche Anpassungen wesentlich schneller umsetzen sowie Fristen und Verbindlichkeiten sicherer einhalten.

Vorteile digitalen Vertragsmanagements

Digitales Vertragsmanagement erlaubt es Unternehmen generell, Verträge von überall aus strukturiert zu verwalten, zentral darauf zuzugreifen sowie Abstimmungen schnell und transparent zu steuern. Es reduziert zudem das operative Risiko durch nicht auffindbare Verträge, veraltete Vertragsversionen sowie langwierige Freigaben und verpasste Vertragsfristen.

Insbesondere die Workflow-basierte Vertragsabstimmung hilft, Entscheidungen schneller zu treffen und neue Geschäftsbeziehungen einzugehen beziehungsweise bestehende Geschäftsbeziehungen anzupassen.

Angebot von SER

SER bietet sein »Doxis4 Vertragsmanagement« sowohl zum Betrieb auf eigenen Servern als auch aus der Cloud an. »Mit dem Doxis4 Vertragsmanagement nutzen Kunden der SER Group bereits seit Langem eine Lösung, die alle wichtigen Standardfunktionen enthält und die sie in wenigen Monaten selbst betreiben können«, erklärt Gregor Joeris, CTO der SER Group.

Vorkonfigurierte, fachliche Bestandteile, deren Entwicklung auf langjähriger und branchenübergreifender Erfahrung beruht, lassen sich hier über Transportpakete einspielen und direkt nutzen. »Das geht natürlich auch in der Doxis4 Cloud, wodurch unsere Kunden den weiteren Vorteil haben, dass sie sich nicht selbst um die Infrastruktur kümmern müssen«, sagt Joeris.

Bedeutung von Schnittstellen

Weitere wichtige Funktionen des Doxis4 Vertragsmanagements sind die Bereitstellung digitaler Vertragsakten mit einheitlicher Struktur, automatisierte Prüf- und Freigabe-Workflows, ein Fristenmanagement und ein Workflow für Vertragskündigungen sowie ein Vorlagenmanagement. Bei der Vertragsverwaltung helfen eine Suche über Verträge, Vertragsdaten und -parameter, die automatische Ablage und Kontextzuordnung sowie Vertragsdashboards und Reports.

Nicht zuletzt hebt der Anbieter Schnittstellen zu Signatur-Software sowie zu ERP- und CRM-Systemen hervor. Letzteres illustriert er an der Kombination von Doxis4 mit Salesforce. Hier ist leicht einsehbar, welche Vorteile es hat, wenn Vertriebsmitarbeiter einfach und unkompliziert auf stets aktuelle Vertragsunterlagen zugreifen können – eine Funktion, die Salesforce selbst so nicht bietet.

Digitale Unterschrift in drei Minuten

Mit der Lösung der SER Group erhalten Geschäftspartner zudem über einen sicheren virtuellen Projektraum alle Unterlagen, damit verbundene Aufgaben und Fristen und können dank Schnittstellen zu Signatur-Software wie DocuSign, Xitrust, Openlimit und AdobeSign direkt digital unterzeichnen. »Wenn der ganze Vertragslebenszyklus samt aller Abstimmungsprozesse digital abgebildet wird, soll auch durch eine Unterschrift kein Medienbruch entstehen«, sagt Joeris. So ließen sich Verträge »in drei Minuten auch digital rechtsgültig unterzeichnen.«