Prozesse auch in kleinen Betrieben digitalisieren

Wie auch kleine Betriebe ohne IT-Fach-Know-How selbst Prozesse digitalisieren können, zeigt der kleine Verlag Sander Wieler & Co. Er nutzt Amagno für ein revisionssicheres Archiv mit digitalen Inhalten und erledigt damit die Rechnungsbearbeitung und die Lagerverwaltung. In Zukunft will Amagno den Trend zur Prozessbearbeitung noch stärker unterstützen.

Eine mit großem Aufwand absolvierte Steuerprüfung war für den kleinen Verlag für Grußkarten- und Papeterieprodukte Sander Wieler & Co aus Quickborn der Auslöser auf die Digitalisierung mittels Dokumentenmanagement zu setzen. Pläne zur Digitalisierung gab es schon lange, doch hatte stets das Tagesgeschäft Priorität. »Als jedoch mein 80jähriger Vater, der die Steuerprüfung vorbereitet und begleitet hatte, nach dieser sagte: ‚so nicht – das mache ich nie wieder‘ waren wir quasi ultimativ gezwungen, das Thema anzugehen«, berichtet Jens Becker, geschäftsführender Gesellschafter der Sander Wieler & Co mit einem gewissen Schmunzeln. »Oberste Priorität war, ein rechtssicheres digitales Archiv aufzubauen, um das Papierarchiv in Rente schicken zu können.« Gleich danach kam der Wunsch, die Prozesse zu optimieren, um lästige Suchen zu vermeiden.

Das Einhalten von Vorschriften zur digitalen Aufbewahrung von Unterlagen wie sie die GoBD regelt und auch von weiteren Bestimmungen sind wesentliche Treiber bei der Investition in Dokumentenmangement-Systeme. »Viele Selbstständige und kleine Betriebe sehen schon früh die Notwendigkeit, alles digital und revisionssicher abzuspeichern«, bestätigt Henning Lübbers, Junior Sales Manager bei Amagno. »Vor allem wenn ein Wachstum des Unternehmens geplant ist, wird die Flut an Dokumenten in den nächsten Jahren ja nur noch zunehmen. Je früher man mit einem DMS anfängt, desto einfacher ist es, das konsequent durchzuziehen, und desto geringer ist auch der Aufwand.«

Einfache Bedienung war essenziell

Firmenchef Becker war bei der Auswahl des Systems wichtig, Einstellungen selbst vornehmen zu können und unabhängig von Dienstleistern zu sein. Da die beiden neben Amagno betrachteten Lösungen diese Anforderungen nicht erfüllten, schieden diese aus. Die geplante Lösung sollte zudem einfach in der Bedienung sein und dabei hatte Beckers Vater das letzte Wort: »Wenn ein 80jähriger die Software  versteht, dürfte dies auch für unsere elf Büromitarbeiter machbar sein«, erläutert Becker. Ihm persönlich gefielen an Amagno zudem die Möglichkeiten der formatunabhängigen Volltextsuche, die durch Zeichenerkennungs- beziehungsweise OCR-Technologie ermöglicht wird, und die Offenheit zu anderen Business-Anwendungen wie ERP- und CRM-Systemen.

Die Umsetzung ging rasend schnell: Nachdem sich Becker Mitte Dezember für »AMAGNO Business Cloud« entschieden hatte, konnte der Betrieb ab 1. Januar bereits damit arbeiten. »Das Bedürfnis, digitale Lösungen sofort umsetzen zu wollen, beobachten wir immer häufiger. Wir erleben eine neue Geschäftsführer-Generation, die auch komplexere Lösungen wie Apps konsumieren wollen. Dieser Anforderungen kommen wir mit unserem Software-as-a-Service-Angebot entgegen«, bemerkt Jens Büscher, Geschäftsführer von Amagno.

Nutzung ohne kostenpflichtigen Support

Bei Sander Wieler war nicht eine kostenpflichtige Dienstleistungsstunde für das Einrichten der Amagno-Lösung erforderlich. Dem Geschäftsführer genügten die Tutorials und Begleitunterlagen, die Amagno online zur Verfügung stellt. Damit konnte er nicht nur ein digitales Archiv, sondern auch einen Workflow für die Rechnungsbearbeitung und einen weiteren für die Lagerverwaltung aufbauen. »Bei vielen kleinen Firmen ist eines der Hauptthemen fast immer die Digitalisierung des Rechnungseingangs. Andere Themen wie Personalakten oder Vertragsmanagement sind dann oft analog noch einigermaßen zu bewerkstelligen. Aber einige setzen – wie Becker die Lagerverwaltung – natürlich auch solche Themen direkt um«, berichtet Lübbers.

Zwar ersetzt der Workflow keine spezielle Lageverwaltungssoftware, doch ist er im Vergleich zum vorherigen Ablauf eine fundamentale Verbesserung hinsichtlich Fehlervermeidung und Effizienz und das zu viel geringeren Kosten: Inklusive damit angeschaffter Tablet-PCs kostet die Lösung nur rund 1.000 Euro im Vergleich zu einer fünfstelligen Eurosumme für die Spezialsoftware.

Amagno bewies sich in Corona-Zeiten

Dass die Digitalisierung des Betriebs vollständig gelungen war, zeigte sich früher als Becker erwartet hatte. Durch den Beginn der Corona-Pandemie Anfang März war es notwendig, Arbeitsplätze in das Homeoffice zu verlagern. Hier konnte beispielsweise die Rechnungsverarbeitung komplett digital abgewickelt werden, was vorher undenkbar war.

Durch die Digitalisierung hat der Geschäftsführer jetzt auch mehr Möglichkeiten bei Personalfragen. So konnte er eine Mitarbeitende trotz Umzug im Unternehmen halten und eine weitere Mitarbeitende mit Spezial-Know-How im Süden der Republik gewinnen. Insgesamt profitiert der Verlag vom Wegfall der Suchzeiten nach Dokumenten und von der schnellen Informationsgewinnung durch die Volltextsuche. Zudem hat sich die Arbeitszeit für Ablage-Tätigkeiten und das innerbetriebliche Dokumentenhandling drastisch reduziert. Als positiver Nebeneffekt hat sich darüber hinaus eine Prozessoptimierung eingestellt, da es durch die Amagno-Einführung klar definierte Prozesse und Aufgabenbereiche gibt, die weniger vom Know-How bestimmter Mitarbeitender abhängen.

Für Amagno-Chef Büscher ist der Anwendungsfall von Sander Wieler & Co eines von vielen Beispielen, die zeigen, dass ECM- und DMS-Lösungen selbst bei kleinen Unternehmen keine Randerscheinungen mehr sind. Um den Einstieg in die Digitalisierung so einfach wie möglich zu machen, bietet Amagno Cloud-Pakete. Zum einen bieten sie den Vorteil, dass sich die Nutzenden keine Gedanken um die passende Hardware und Security machen müssen – Punkte, dich auch Becker von Sander Wieler & Co überzeugten. Zum anderen hat Amagno bewusst keine modularen Lösungen im Programm, sondern setzt auf ein vollumfängliches Paket. Es ermöglicht, Anforderungen an die digitale Archivierung und Bearbeitung von digitalen Dokumenten und Inhalten revisionssicher abzudecken. Der Preis für einen Nutzer liegt bei 39 Euro monatlich, bei mehreren aktiven Nutzern reduziert sich der Preis pro Kopf. Nutzer, die nur Leserechte benötigen, können kostenfrei hinzugefügt werden. Die Bedienelemente der Lösung sind so reduziert, dass sich Anwendende intuitiv zurechtfinden und keine langen Schulungen benötigen. Indem sie den Cursor über Dokumente bewegen, werden beispielsweise proaktiv passende Funktionen angezeigt.

»Amagno 6« bietet vorkonfigurierte Lösungen

Neben dem sofortigen Konsumieren von Business-Anwendungen beobachtet Büscher wie auch bei Sander Wieler & Co den Trend, dass sich Kundenwünsche immer mehr um dokumentenbezogene Workflows und Geschäftsprozesse drehen und nicht so sehr um Dokumente selbst. Daher wird die Anfang 2021 erscheinende Amagno Version 6 mehr Lösungsmöglichkeiten für Workflows enthalten. Bis jetzt können Anwendende auch ohne IT-Know-How individuelle Workflows wie für die Rechnungsbearbeitung oder das Vertragsmanagement aufsetzen. In der neuen Version soll es dann zusätzlich einen Solution Store geben, in dem Amagno selbst sowie Partnerunternehmen fertige Lösungen für die Prozessbearbeitung bereitstellen, die Kunden ebenfalls nutzen können.