Interview mit Dr. Ulrich Kampffmeyer zu Collaboration

Bereits vor der Coronakrise verfolgten ECM-Hersteller zunehmend die Strategie, ihre Kernfunktionalitäten um Collaboration-Funktionen wie Projekträume und Chat-Funktionen zu erweitern. Welche Hauptgründe sehen Sie hierfür?

Kampffmeyer: Den Trend, Enterprise Content Management (ECM) zu erweitern, gibt es schon sehr lange. Zunächst kamen neue Funktionen aus dem Web-2.0-Umfeld wie Foren und Wikis, dann solche aus dem Cloud- und Mobile-Umfeld wie Enterprise File Storage & Synchronisation; dann solche aus dem KI und Automatisierungsumfeld wie Robotic Process Automation (RPA) und natürlich auch aus dem Umfeld Groupware, Collaboration und Team-Arbeit hinzu. Dabei darf nicht vergessen werden, dass Collaboration bereits seit den Anfangstagen von ECM, um das Jahr 2000, zu den Grundbausteinen von Enterprise Content Management gehört. Vielfach wird von den Anbietern so getan, als ob die Ergänzung einer Collaboration – selbst gebaut oder dazugekauft – etwas total Neues für ECM wäre, was nicht stimmt. Ein Blick auf das ECM-Modell des internationalen Dachverbandes der Branche, AIIM, macht deutlich: Collaboration gehörte schon immer zum Enterprise Content Management als eine der fünf Säulen dazu.

Welche Vorteile bieten an ECM-Systeme angebundene Collaboration-Lösungen den Anwendern?

Kampffmeyer: Hier muss man zunächst unterscheiden zwischen Collaboration-Funktionen, die direkt als Komponenten in ein ECM-Produkt integriert sind, und solchen, die ein vorhandenes Collaboration-Produkt ergänzen. Im ersteren Fall haben es die Collaboration-Funktionen eines ECM-Produktes recht schwer sich gegen Standard-Produkte mit großer Verbreitung, breitem Funktionsumfang und zahlreicher Anwenderschaft zu behaupten. Hierzu gehören ECM-Produkte, die Team-Rooms, Streams, Chats, Wikis, Foren oder andere Komponenten eigenständig entwickelt haben. Einfacher haben es ECM-Produkte, die sich über Standard-Interfaces unter marktverbreitete Collaboration-Lösungen anbinden und über Automatismen nutzen lassen können. Hier gibt es eine große Vielfalt von Standard-ECM-Systemen für Produkte wie »Microsoft Teams« oder »Office 365«. Der Anwender hat den Vorteil, bei einer kombinierten Lösung auszuwählen, was am besten in seine Infrastruktur und zu seinem Geschäftsmodell passt.

Welche Nachteile haben die an ECM-Systeme angebundenen Collaboration-Lösungen?

Kampffmeyer: Schnittstellen können mehr-oder-weniger komfortabel sein, Brüche in der Benutzerführung, aufwändige Aktivitäten zum Speichern und Nutzen von separat gespeicherten Informationen, häufige Anpassungen bedingt durch Updates der führenden Anwendung, usw., usw. Die angebundene Lösung ist von der Weiterentwicklung der führenden Systeme, an die sie angebunden sind, abhängig. Und solche Systeme entwickeln über die Zeit zunehmend auch selbst ECM-Funktionalität, gut zu sehen bei »Microsoft Sharepoint« und Office 365, für die es zum Beispiel inzwischen auch ein ausgefeiltes Records Management gibt. Die ECM-Produkte müssen daher ständig angepasst und auch funktional erweitert werden, um nicht einfach überflüssig zu sein. Es sind außerdem die Kosten für Anschaffung, Einführung, Nutzung und Betrieb seriös zu kalkulieren. Vielfach reicht schon ein sicherer Speicher und etwas zusätzliches Business Process Management – oder gleich RPA – um aus einer Collaboration-Umgebung auch ein Dokumentenmanagement-, Records-Management-, Workflow- und Archivsystem zu bauen.

Wann empfiehlt sich die Investition in eine dedizierte Collaboration-Lösung?

Kampffmeyer: Dedizierte Collaboration-Lösungen kamen den Unternehmen während der Corona-Krise quasi ins Haus geschneit. »Office 365« mit »Teams« und »Sharepoint« ist inzwischen ein weit verbreiteter de-facto Standard für Collaboration. Aber auch im Bereich des Video-Conferencing, gemeinsamen Projektmanagements und gemeinsam genutzter Informationsbasen gibt es eine Vielfalt an Werkzeugen. Die Frage nach einem »großen« ECM-System stellt sich meistens erst dann, wenn die Beherrschung der Information, Compliance-Fragen und große, komplexe Unternehmenskonstrukte zu berücksichtigen sind. Durch Cloud-Lösungen als Software as a Service ist eigentlich Collaboration für jedes auch sehr kleine Unternehmen erschwinglich geworden. Eine ECM-Lösung mit eingebauter Collaboration-Funktionalität ist dagegen meistens nicht nur teurer sondern auch komplexer und aufwändiger zu managen. Moderne, weit verbreitete Collaboration-Lösungen sind in Bezug auf Innovation schneller als die ECM-Anbieter. Dies zeigt sich gerade aktuell bei dokumenten-orientierten Themen wie gleichzeitiges Bearbeiten eines Dokumentes, Video-Conferencing mit Dutzenden Teilnehmern nebst Dokumenten, Multimediale Objekte, Chatnachrichten mit eingehängten Dokumenten usw.

Dropbox, Google Drive und Co. bieten teilweise kostenfreie Möglichkeiten, um gemeinsam Dokumente zu bearbeiten. Wie gut eignen sich solche Lösungen im Unternehmensumfeld?

Kampffmeyer: Die kostenfreien Lösungen von Box, Dropbox & Co. wie auch von Google, Facebook und anderen Internet-Riesen, sind häufig in ihrer Nutzbarkeit durch Größe des Speicherraumes und Zahl der Anwender sehr beschränkt. Will man mehr Funktionalität, mehr Sicherheit, mehr Administrierbarkeit, mehr Komfort, dann ist man sehr schnell bei kostenpflichtigen Angeboten – auch derjenigen, die einen kostenfreien Einstieg bieten. Bei größeren Unternehmen benötigt man in der Regel die professionelleren Lösungen, die skalierbar sind und wo das Unternehmen aus Sicherheitsüberlegungen weiterhin die Wahl zwischen SaaS, IaaS, PaaS oder hybrider Cloud/On-Premise-Lösung hat. Vielfach dienen daher die kostenfreien Angebote, die wir in Corona-Zeiten auch vielfach aus der deutschen ECM-Szene sahen – zum »Anfüttern« der zukünftig zahlenden Kunden.

Anbieter von Collaboration-Cloud-Services werben damit, dass die Datenhaltung ausschließlich in europäischen Rechenzentren erfolgt. Wann ist dies für Anwender von Bedeutung?

Kampffmeyer: Die Gesetzeslage macht es vielfach erforderlich, dass Daten das Land nicht verlassen. Dies wird von den verschiedenen Staaten unterschiedlich gehandhabt, auch wenn wir inzwischen in Europa die Directive zum Free Flow of Data haben, die zumindest für nicht-personenbezogene Daten es erlaubt, überall in den Staaten der EU seine Daten zu speichern. In der Vergangenheit wurde dies restriktiver gehandhabt und bildete so auch eine Barriere gegen ausländische Anbieter zum Schutz der eigenen nationalen Rechenzentren. Werden von einem Rechenzentrum-Dienstleister zum Beispiel Zusagen wie »24/7«, »dreifache Replikation« und »international ständig hochperformant verfügbar« gemacht, ist es natürlich nahezu ausgeschlossen mit gerade mal drei vernetzten Rechenzentrum in einem nationalen Staatsgebiet auszukommen. Hier sehen die Großen ihre Chance – IT-Unternehmen wie IBM, HP und andere, aber besonders auch die Internet- und Software-Giganten wie Amazon, Google und Microsoft. Hochprofessionelle Datenzentren sind weltweit verteilt und garantieren eine Hochverfügbarkeit, die kaum ein einzelnes kleines oder mittleres Unternehmen on-premise selbst erreichen kann. Diese Unternehmen gründen nun Firmen und errichten Rechenzentren in den einzelnen Staaten, um die nationalen Hürden der Speicherung im Lande zu umgehen. Collaboration-Cloud-Services können so sowohl von diesen Unternehmen direkt angeboten werden, aber man kann auf diesen Plattformen natürlich auch die Software Dritter laufen lassen. Und dies machen vielfach die kleineren ECM- und Collaboration-Anbieter, die Standard-Plattformen wie AWS, Azure oder vergleichbares nutzen.

Macht es einen Unterschied, ob die Zusicherung, dass die Daten im Lande bleiben, von einem europäischen oder einem US-Unternehmen stammt?

Kampffmeyer: Dies ist erstmal eine Frage der Verträge und natürlich, in welchem Staat der Sitz oder der Hauptsitz des Anbieters sich befindet. Außereuropäische Anbieter haben es da schwer. Besonders die USA verlangen – und setzen dies auch durch – den Zugriff auf Daten beliebiger Herkunft. Der Patriot Act und die marktbeherrschende Position der global agierenden Anbieter machen eine Abgrenzung schwierig. Microsoft hat sich jahrelang gegen die Herausgabe von Daten aus Europa gewehrt, musste aber letztlich den Untersuchungsbehörden klein beigeben. Weder die DSGVO, das Gesetz zum Schutz von Geschäftsgeheimnissen (GeschGehG) oder Privacy Shield (Nachfolger von Safe Harbor) schützen hier Geschäfts- oder personenbezogene Daten. Gleiches gilt noch stärker für Anbieter zum Beispiel aus China, wo alles gleich staatlicher Kontrolle unterliegt. Und man darf auch die Intransparenz der Angebote nicht unterschätzen – auch wenn das primäre Rechenzentrum vielleicht im eigenen Land ist, so liegen dann Sicherheitskopien oder Backups irgendwo anders in der Cloud.

Auf welche Sicherheitsvorkehrungen sollten Anwender sonst noch Wert legen?

Kampffmeyer: Hier sind wir wieder bei den Grundlagen, die immer gelten sollten. Auch wenn man eine Collaboration-Lösung aus der Cloud nutzt, gilt es dennoch, Zusammenarbeit, Prozesse, Speicherorte und Nutzungsmodelle zu planen und zu implementieren. Gerade jetzt in Zeiten der Covid-19-Krise haben sich viele Unternehmen einfach kopfüber in das Thema gestürzt. Governance, Ausbildung, Nachvollziehbarkeit usw. blieben dabei häufig auf der Strecke. Dieser Wildwuchs muss jetzt erstmal wieder eingefangen werden. Grundsätzlich gilt, auch für ein kleines Unternehmen und eine reine Standard-SaaS-Lösung muss es einen organisatorischen Unterbau, Regeln der Zusammenarbeit, Eindeutigkeit und Sicherheit bei der Verwaltung, Speicherung und Nutzung der Information geben. Diese organisatorischen und Change-Management-Aspekte werden gern beim Thema Collaboration vergessen. Gleiches gilt für Sicherheit und Datenschutz, die bei adhoc-Ansätzen ebenfalls häufig aus dem Gesichtsfeld gerieten. Und es gilt, angepasste Organisationsstrukturen – mit oder ohne Heimarbeit, neue Prozesse – ohne Papierhindernisse – und neue, diese Ansätze wirklich nutzende Geschäftsmodelle zu entwickeln. Ansonsten bleibt Collaboration aus der Cloud nicht nur ein kurzfristiger Hype sondern wird zum langandauernden Chaos.