Coronakrise: Übersicht zu speziellen Angeboten aus der ECM-Welt

Aus dem ECM-Umfeld mehren sich die Angebote, die Anbieter aufgrund der Corona-Krise machen. Dies sind sowohl Lösungen, die die Arbeit im Homeoffice erleichtern sollen, als auch Preisnachlässe für Selbstständige und Unternehmen, die durch die Corona-Krise geschädigt sind, sowie Serviceangebote. Um einen Überblick über die aktuellen Aktionen zu geben, führen wir Angebote die uns erreichen in diesem Artikel auf. Neue Aktionen weiterer Anbieter werden jeweils in einem Update des Artikels berücksichtigt.

Fabasoft ermöglicht Zusammenarbeit und Dokumentenmanagement in der Cloud

Das österreichische Unternehmen Fabasoft bietet seine Lösung für Teamarbeit und Dokumentenmanagement »Fabasoft Business Process Cloud« drei Monate ab Registrierung kostenlos an. Sie ermöglicht Unternehmen eine prozessorientierte, abteilungs- und unternehmensübergreifende Zusammenarbeit in sogenannten »Teamrooms«. Ein Teamroom ist ein Online-Arbeitsbereich, zu dem nur explizit berechtigte Personen mit entsprechender Einladung und sicherer Authentifizierung Zugang haben. Dafür stehen unter anderem die Zwei-Faktor-Authentifizierung oder die Anmeldung mit digitaler Identität zur Auswahl.

Zusätzlich bietet das Produkt Business-Features wie Auditing, dynamische Wasserzeichen für Dokumente, Vorlagenmanagement, Textbausteinsammlungen, kontextsensitive Volltextsuche, PDF-Dokumentenvorschau direkt in der Benutzeroberfläche und zahlreiche standardisierte Schnittstellen zu Anbindung von Drittprodukten wie SAP.

Der Vertrag läuft nach drei Monaten automatisch aus, ohne dass eine Kündigung notwendig ist. Wer das Produkt weiter nutzen möchte, zahlt anschließend 25 Euro pro Benutzer und Monat.

Eine dreimonatige kostenlose Nutzung bietet Fabasoft auch für die Vertragsmanagementlösung »Fabasoft Contracts«, die danach 30 Euro pro Benutzer und Monat kostet. Darin ist eine Lösung für eine elektronische Signatur eingeschlossen. Das cloudbasierte Angebot sorgt für eine zeit- und ortsunabhängige Bearbeitung und Abwicklung von Verträgen. Über eine Berechtigungsfunktion lassen sich interne Abteilungen und externe Vertragspartner einbeziehen. Es gibt eine Fristenkontrolle mittels Erinnerungsfunktion und eine Workflowfunktionalität zum Verteilen von Aufgaben.

SER bietet virtuellen Raum für Teamarbeit

Mit der SaaS-Lösung »Universal Workspace« möchte SER Mitarbeitern im Homeoffice und Teams an verteilten Standorten helfen, Aufgaben und Dokumente einfach und übersichtlich zu organisieren, zu teilen und nachvollziehbar zusammenzuarbeiten. Hierbei können auch externe Partner,  Kunden und Lieferanten eingebunden werden. Die neu entwickelte SaaS-Lösung steht nun vier Wochen lang kostenlos zur Verfügung.

Laut SER ist Universal Workspace intuitiv bedienbar. Anwender erstellen individuelle oder Team-bezogene Workspaces, um gemeinsame Projekte zu bearbeiten. Per Drag-and-drop werden Dokumente, Notizen und Aufgaben in den Workspace gezogen. Nutzer laden andere Beteiligte zur Zusammenarbeit ein und vergeben selbst erforderliche Rechte.

Möglich ist auch eine Verknüpfung zu bestehenden Anwendungen der Enterprise Content Management Lösung »Doxis4«. So lassen sich Daten des Universal Workspace bei Bedarf mit der zentralen Doxis4-Unternehmenslösung synchronisieren.

Dvelop bietet Signatur-App acht Wochen kostenlos und Home-Office-Hilfe

Um in Corona-Zeiten den Geschäftsbetrieb aufrechtzuerhalten, bietet d.velop die Nutzung der d.velop-App zur rechtsgültigen elektronischen Signatur »d.velop sign« acht Wochen lang kostenlos an. Das Paket »Free for 8 weeks« findet sich im »d.velop store« und ermöglicht im Zeitraum von acht Wochen bis zu 500 Signaturen.

Mit Dvelop Sign sind Unternehmen in der Lage, Verträge, Rechnungen und andere Dokumente einfach in der Cloud rechtswirksam zu unterzeichnen. So wird die derzeit wichtige, durchgängige Arbeit mit Dokumenten auf digitalem Weg für alle Unternehmen machbar. Denn insbesondere an Fristen gebundene Vertragswerke lassen oft nur wenig Aufschub zu und müssen unverändert von den Vertragsparteien schriftlich unterzeichnet werden. Das Verfahren ist innerhalb der EU gemäß der eIDAS-Verordnung als rechtsgültig anerkannt.

Vor dem Ablauf der acht Wochen kontaktiert Dvelop die Nutzer, um zu entscheiden, ob sie kostenpflichtig mit Dvelop Sign weiterarbeiten möchten. Wenn nicht, erfolgt die Kündigung automatisch und alle damit zusammenhängenden Nutzerdaten werden binnen weniger Tage aus den Dvelop-Systemen gelöscht.

Zudem bietet Dvelop seinen Direktkunden und Kunden von Dvelop-Partnern kostenlos ein Unterstützungspaket für die Arbeit im Home Office. Dieses enthält ein 30-minütiges Expertengespräch zur Homeoffice-Einrichtung mit Dvelop-Produkten und speziell aufbereitete FAQs. Zudem können Kunden neue beziehungsweise zusätzliche »d.3one-Lizenzen« für einen Zeitraum von acht Wochen kostenlos beziehen.

Soforthilfe-Paket für Remote-Infrastrukturen von Baramundi Software

Mit einem kostenfreien Soforthilfe-Paket bei Aufbau, Schutz, Wartung und Betrieb von Remote-Infrastrukturen will das Augsburger Unternehmen Baramundi software helfen. Der Softwarehersteller ist auf Unified Endpoint Management (UEM) spezialisiert und unterstützt Unternehmen beim sicheren Einrichten von Home-Office-Arbeitsplätzen. Das Angebot beinhaltet kostenfrei für die Dauer der Krise und mindestens vier Monate lang die Vollversion der »baramundi Management Suite«.

Ein Experte des Softwareherstellers berät die Anwender per Web-Session bei der Installation und der Einrichtung des Client-Managements auf dem Unternehmensnetzwerk. Laut dem Hersteller lassen sich innerhalb eines halben Tages dann die Endpoints managen.

Baramundi wird IT-Administratoren auch nach der Einrichtung virtuell weiterbegleiten und bei der Wartung sowie dem Support unterstützen.

Datev liefert eigene Hilfsangebote und gibt Überblick zu staatlichen Programmen

Zur finanziellen und wirtschaftlichen Überwindung der Coronakrise gibt es aktuell zahlreiche Gesetzesänderungen und Initiativen zur Liquiditätssicherung bei Unternehmen und deren Mitarbeitern. Um die Übersicht zu erleichtern, bemüht sich DATEV alle relevanten Informationen zu diesen Themen auf einer Infoseite zu bündeln. Zudem leistet die Genossenschaft aktive Unterstützung bei der sicheren Einrichtung von Homeoffice und digitalen Kanälen für die Zusammenarbeit und den Datenaustausch sowie der technischen und beratenden Unterstützung bei der Beantragung von Kurzarbeitergeld.

Unter anderen werden erste Online-Seminare, Lernvideos und E-Books dazu angeboten, wie sich etwa das Kurzarbeitergeld in Datev-Software zur Lohnabrechnung einbinden lässt. Teilweise stellt der Spezialist rund um Steuerberatungs- und Finanzlösungen den Mitgliedern und deren Mandanten diese Werkzeuge vorübergehend ohne Berechnung zur Verfügung.

Auf der Corona-Themenseite wird zudem beschrieben, wie sich die Finanzbuchführung und die Einkommensteuererklärung selbst ohne physischen Mandantenkontakt erledigen lassen und welche Tools, Arbeitshilfen und Services bei der Beratung von Unternehmen rund um die Beantragung von staatlichen Förderdarlehen und finanziellen Hilfen unterstützen. Außerdem gibt es Tipps und Hinweise zum Notfallmanagement beispielsweise zur Beantragung einer zinslosen Stundung von Steuern sowie zur Herabsetzung von Steuervorauszahlungen.

Vorerst wurden bis zum 30. April alle Präsenzveranstaltungen von Datev abgesagt. Diese werden, wo möglich und sinnvoll, auf virtuelle Plattformen verlegt oder auf andere Zeitpunkte verschoben. So konnten unter anderem die Regional-Info-Tage in Köln, Augsburg, Düsseldorf und Münster in Online-Veranstaltungen umgewandelt und um aktuelle Themen, wie etwa das Kurzarbeitergeld in Zeiten einer Pandemie, ergänzt werden.

Amagno verzichtet auf Set-up- und Cloud-Speicher-Gebühren

Gemeinsam mit seinen Kooperationspartnern möchte der ECM-Hersteller AMAGNO Unternehmen helfen, die Im Zuge der Corona-Pandemie kurzfristig analoge Arbeitsweisen und Dokumente digitalisieren wollen, um einen schnellen und standortunabhängigen Zugriff auf alle geschäftskritischen Dokumente und Prozesse zu erhalten. Daher erlässt Amagno bis 30. Juni 2020 Neukunden unabhängig vom Speichervolumen die Abogebühren sowie die Setupgebühren für die Bereitstellung.

Während regulär auch die Nutzung mit einem Speichervolumen von 300 MB pro Nutzer kostenfrei ist, zahlen Kunden ansonsten  je nach Nutzeranzahl und höherem Speichervolumen zwischen 19 und 59 Euro pro Anwender. Allgemein müssen sich Kunden auf keine bestimmte Laufzeit festlegen.

Die cloudbasierte Lösung »AMAGNO« ist eine Kollaborations-Lösung in der Cloud und ermöglicht die schnelle Umsetzung von digitalen Geschäftsprozessen für Rechnungs-, Personal- und Vertragswesen und alle übrigen Workflows eines Unternehmens. Anwender importieren Dateien oder ganze Netzlaufwerke in Amagno und arbeiten anschließend von jedem Ort zu jeder Zeit sicher und mit Erfüllung vieler Compliance-Anforderungen mit den Kollegen zusammen. Für das Training der Software setzt der Anbieter auf digitale Lernwege. Der Datenbestand kann laut Amagno jederzeit wieder exportiert werden.

Um die gesamten Dokumentenprozesse und -ströme digitalisieren zu können, arbeitet Amagno mit Partnern zusammen: Dropscan aus Berlin bietet, nach einer Postweiterleitung, den digitalen Posteingang mit direkter Weiterverarbeitung in Amagno. Servlog scannt Bestandsakten, die anschließend über die Volltextsuche von Amagno bereitstehen. Invoicefetcher bindet Onlineportale an, um Rechnungsbelege digital abzurufen und diese automatisch in ein digitales Dokumentenmanagement zu übertragen. Digitale Signaturlösungen, wie »DocuSign«, »AdobeSign« oder »secrypt« ermöglichen rechtsverbindliche digitale Unterschriften zu Dokumenten. Andere Partner beraten zum Förderprogramm »go-digital« bei der Planung und Umsetzung zum Umstieg des Unternehmens ins Home Office.

ecoDMS bietet Dokumentenmanagement-System 60 Tage kostenlos an

Um die Heimarbeit und den damit einhergehenden Umstieg auf eine digitale Dokumentenverwaltung zu erleichtern, bietet ecoDMS ihr gleichnamiges Dokumenten-Management-System für 60 Tage inklusive Server-Komponente zur kostenfreien Nutzung an. Ecodms erlaubt über einen Webclient oder Virtual Private Network einen ortsunabhängigen Zugriff auf alle archivierten Dokumente, sodass die Beschäftigten auch vom Home-Office auf Informationen zugreifen können, um ihrer Tätigkeit nachzugehen.

»Mit diesem Angebot wollen wir Neueinsteigern das digitale Arbeiten vereinfachen«, sagt Michael Schmitz, Geschäftsführer von ecoDMS und erläutert: »Anwender können 60 Tage unser System mit den erforderlichen Funktionen für ein ganzheitliches Dokumenten-Management gratis nutzen. Nach Ablauf der 60 Tage sind alle Dokumente weiterhin verfügbar.«

Bestehende Ecodms-Kunden können darüber hinaus bis zum 13. April 2020 weitere Lizenzen des Dokumenten-Management-Systems mit einem Nachlass von 70 Prozent erwerben. So können sie ihren Home-Office-Mitarbeitern einen vollständigen Dokumentenzugriff zu günstigen Konditionen ermöglichen.

Windream offeriert für Homeoffice kostenfreie Lizenzen seines ECM-Systems

Das im Windows-Betriebssystem integrierte ECM-System »windream« ist eine Lösung für die Erfassung, Verwaltung und Archivierung elektronischer Dokumente sowohl im Office- als auch im SAP-Umfeld. In der Corona-Krise ermöglicht windream seinen Kunden nun die kostenfreie Nutzung von Homeoffice-Lösungen. Das Softwareunternehmen stellt allen Bestandskunden die erforderlichen Lizenzen als Erweiterung für ihre bestehenden windream-Systeme für mindestens drei Monate kostenfrei zur Verfügung. Der Aktionszeitraum wird so lange verlängert, bis das Robert Koch-Institut die Infektionsgefahr bundesweit wieder als niedrig einstuft. Neukunden verspricht das Unternehmen liquiditätsschonende Möglichkeiten.

Von dem Bestandskunden-Angebot macht beispielsweise bereits das baden-württembergische Bauunternehmen weisenburger bau Gebrauch, dessen Geschäftsführer Matthias Kranich davon sehr angetan ist: »So schnell und unbürokratisch in dieser für uns alle schwierigen Situation zu helfen, ist wirklich klasse und das wissen wir sehr zu schätzen. Es ist ein gutes Gefühl, so einen Partner an der Seite zu haben. Ein dickes Dankeschön vom Weisenburger Team.«

Ähnlich wie Weisenburger ergeht es laut Roger David, Geschäftsführer von Windream derzeit vielen Unternehmen: »Aktuell erreichen uns viele Kundenanfragen – vor allem aus dem Mittelstand, die ihre bestehenden Software-Systeme erweitern möchten. Alle benötigen dringend Homeoffice-Lösungen, was normalerweise mit zusätzlichen Lizenzkosten je Arbeitsplatz verbunden ist.« David sieht jetzt alle Unternehmen in einer gesamtwirtschaftlichen Verantwortung und sagt: »Für uns ist das auch eine Frage des Miteinanders. Unsere Kunden betrachten wir als Partner und Freunde, denen wir wünschen, dass es ihnen gutgeht. Wir unterstützen, wo wir können.«

Konica Minolta mit Paketen für schnellen Umzug ins Homeoffice

Mit Sofort-Videochat-Lösungen, Infrastruktur-Angeboten sowie Tools für Dokumentenmanagement und sicheres Arbeiten schnürt Konica Minolta Komplettpakete, um Unternehmen und deren Mitarbeitenden das Arbeiten im Homeoffice zu ermöglichen. Vor dem Hintergrund der Ausbreitung des Coronavirus stehen nach Ansicht von Konica Minolta viele Unternehmen erstmals vor der Aufgabe, Heimarbeitsplätze einzurichten.

Mit Hilfe eines per Telefon durchgeführten virtuellen Termins können sich Unternehmen zu schnell verfügbaren Homeoffice-Lösungen beraten lassen und erfahren, an welchen Stellen neue Lösungen einen schnell umsetzbaren Mehrwert bieten.

Beispielsweise sind Mitarbeiter mit Sofort-Videochat-Lösungen in der Lage, kurzfristig von zuhause aus zu arbeiten. Doch auch Aspekte wie Dokumentenmanagementsysteme (DMS) und Security sind nicht zu vernachlässigen. Nur wer geschützt auf alle notwendigen Unterlagen zugreifen kann, stellt den reibungslosen Arbeitsalltag sicher. Hardware, wie Notebooks oder Tablets, kann ebenfalls über Konica Minolta inklusive bestimmter Finanzierungsmodelle zur Verfügung gestellt werden.

365 Tage Zahlungsaufschub für Cloud-Geschäftsprozesse von Invoiz

Selbstständigen und Freiberuflern, die finanziell unter der Corona-Krise leiden, bietet der Cloud-Anbieter für die Abwicklung digitaler Geschäfts- und Rechnungsprozesse Invoiz einen Zahlungsaufschub von 365 Tagen. Alle Neukunden registrieren sich zunächst für die »INVOIZ-Testphase«.

Um den Zahlungsaufschub zu erhalten, klickt man auf den Link zur »COVID-19 Emergency Zahlungslösung«, der zu einem Blogeintrag über die Aktion führt. Dort befindet sich auch der »DocuSign-Vertrag« mit rechtssicherer digitaler Unterschrift. Diesen füllt man aus und schildert die eigene Situation. Anschließend geht die Vereinbarung an den Nutzer sowie an den Invoiz-Kundenservice, der das Invoiz-Konto für den im Dokument ausgewählten Tarif freischaltet. Sobald dies geschehen ist, erhält der Nutzer eine Bestätigung per E-Mail und eine Aufforderung, seine Zahlungsdaten zu hinterlegen. Dies ist aus technischen Gründen erforderlich, eine Abbuchung erfolgt erst nach 365 Tagen. Da eine Freischaltung zwei bis drei Werktage in Anspruch nimmt, sollten Nutzer der Testphase nicht bis zum letzten Tag mit dem Antrag warten.

Regulär bietet Invoiz drei Servicevarianten an: Der Einsteigertarif bei einem maximalen Jahresumsatz von 17.500 Euro beträgt 4,99 Euro monatlich, der Standardtarif mit maximal 240.000 Euro Jahresumsatz ist 14,99 Euro, während die unbegrenzte Nutzung im »Unlimited«-Tarif 29,99 Euro kostet.