Digitales Antragsmanagement für Corona-Soforthilfe in Bayern

Die Stadt München nutzt zur Bearbeitung der Anträge auf Corona-Soforthilfe die Prozessmanagement-Software »Consol CM«. Sie wurde vom Münchner IT-Dienstleister Consol entwickelt und war bei der bayrische Landeshauptstadt zuvor bereits im Referat für Arbeit und Wirtschaft im Einsatz. Im März wurde die Digitalisierungsplattform binnen einer Woche für die neuen Aufgaben erweitert. Sie verkürzt durch digitalisierte Antragstellung den gesamten Prozess – von der Bearbeitung über die Prüfung bis zur Bewilligung der Soforthilfe-Anträge. 

»Unsere Software Consol CM kommt bereits in vielen Branchen zum Einsatz, die ihre Prozesse in den vergangenen Jahren schrittweise digitalisiert haben«, erklärt Kai Hinke, Leiter Consol CM Software bei Consol. »In dieses Projekt haben wir jedoch besonders viel Herzblut gesteckt und sämtliche Ressourcen im Team dafür eingesetzt, damit Unternehmern noch schneller unter die Arme gegriffen werden kann und Menschen nicht in Existenznöte geraten.«

Anfangs bis zu 1.500 Anträge täglich

In Bayern können Kleinstbetriebe, Freiberufler und Selbstständige im Rahmen des Corona-Soforthilfe-Programms des Bayerischen Staatsministeriums für Wirtschaft, Landesentwicklung und Energie seit 23. März 2020 Corona-Soforthilfen beantragen. Zuständig ist jeweils die Bewilligungsbehörde, in deren Bezirk die Betriebstätte beziehungsweise Arbeitsstätte des Antragstellers liegt – im Stadtgebiet München also die Stadt München.

In der ersten Phase der Soforthilfe mussten die Anträge von den Antragstellern als PDF heruntergeladen ausgedruckt, händisch ausgefüllt, eingescannt und per Post oder E-Mail an die Stadt München zurückgeschickt werden. Damals gingen bei der Behörde täglich zwischen 1.000 und 1.500 neue Anträge ein.

Consol CM erleichtert strukturierte Erfassung

»Ohne die kompetente Beratung und die schnelle Programmierleistung von Consol hätten wir die Antragsflut nicht so rasch bewältigt«, betont Clemens Baumgärtner, Referent für Arbeit und Wirtschaft bei der Landeshauptstadt München. Das neue Modul von Consol CM erleichtert den Mitarbeitern ihre Aufgaben durch die strukturierte Erfassung der eingehenden Anträge und sorgt dafür, dass die gesamte Kommunikation mit den Antragstellern (zum Beispiel bei Rückfragen) im Vorgang revisionssicher gespeichert werden kann. Ein Dashboard liefert in Echtzeit eine Übersicht und den Status aller Anträge.

Zusätzliche Funktionserweiterungen sind kurzfristig geplant, etwa der automatisierte Versand der Bescheide nach dem Ende der Antragsbearbeitung oder ein Import von Daten aus Abrechnungssystemen wie SAP, um ein Monitoring der tatsächlich erfolgten Zahlungen zu ermöglichen.

Online-Portal von Pegasystems und T-Systems

Seit 31. März 2020 werden in Bayern per PDF oder per Post an die Bewilligungsbehörden gesendete Anträge nicht mehr bearbeitet. Stattdessen steht für den Vorgang eine neu entwickelte Software samt zugehörigem Online-Portal zur Verfügung. Sie bildet den digitalen Prozess von der Antragstellung über die Sachbearbeitung bis zur sogenannten Verbescheidung und Auszahlung über das Kassensystem ab. Entwickelt haben das Programm Pegasystems und T-Systems als Rechenzentrumsbetreiber. Das neue Online-Antragsverfahren wurde mit der Low-Code-Plattform von Pegasystems innerhalb von fünf Tagen eingerichtet und läuft im Rechenzentrum von T-Systems.

»Eine digitale Plattform erleichtert nicht nur Unternehmen, die notwendigen Sofortanhilfeanträge schnellstmöglich einzureichen, sondern bringt andererseits auch immense Erleichterungen für die Sachbearbeiter. Viele aufwändige Bearbeitungsschritte fallen durch automatische Prozesse innerhalb der neuen Online-Plattform weg. Das Ergebnis ist, dass der Freistaat Bayern den Antragstellern schnellstmöglich die erforderliche Unterstützung zukommen lassen kann«, so Harald Esch, Vice President und Managing Director DACH bei Pegasystems in München.

170.000 Anträge bereits abschließend bearbeitet

In der ersten Woche des Bestehens des Online-Antragsverfahrens nutzten bereits 108.500 Firmen das Online-Antragsverfahren (bis 7. April). Dem Bayerischen Staatsministerium für Wirtschaft, Landesentwicklung und Energie zufolge gingen bis 26. April 2020 etwa 400.000 Anträge auf Soforthilfe ein. Davon wurden von den mehr als 1.400 zuständigen Mitarbeiter in den sieben bayerischen Bezirksregierungen und der Landeshauptstadt München über 150.000 bewilligt und 20.000 bereits abgelehnt.