Neue Projekte von Kendox in Deutschland und der Schweiz

Mit der Zürcher Hochschule für Angewandte Wissenschaften (ZHAW) und chicco di caffè kann der Schweizer Anbieter für Dokumentenmanagement Kendox zwei neue Projekte vorstellen. Die ZHAW will elektronische Studierendendossiers einführen und chicco die caffè hat seine Eingangsrechnungsverarbeitung digitalisiert.

Um die Digitalisierung voranzutreiben, hatte sich die ZHAW im Frühjahr 2019 entschlossen, die bestehenden Prozesse und Ablagen rund um die etwa 20.000 Studierenden zu digitalisieren und sie innerhalb von »elektronischen Studierendendossiers« aufzubewahren und zu verwalten. Die Hochschule entschied sich nach einem sechsmonatigen öffentlichen Ausschreibungsverfahren für Kendox und startet im April mit der Implementierung der DMS/ECM-Plattform »Kendox InfoShare«. Eine wichtige Anforderung war eine nahtlose Integration der Dokumentenmanagement-Lösung in die Schuladministrationssoftware »CLX.Evento« sowie in »Microsoft Office« beziehungsweise »Microsoft Outlook«.

Ziele der ZHAW: Rechtssicherheit und mehr Effizienz

Mit der Einführung des elektronischen Studierendendossiers möchte die ZHAW vor allem eine systematische, rechtskonforme und rechtssichere Archivierung der Dokumente und die Verfügbarkeit der Dokumente unabhängig von Ort und Zeit erreichen. Außerdem geht es um die Senkung der Archivierungskosten sowie eine Effizienzsteigerung durch die Automatisierung von Prozessen in der Administration.

»Durch die Automatisierung von Prozessen und die Einführung des elektronischen Studierendendossiers können wir nicht nur Platzprobleme bei der Ablage von Dossiers lösen, sondern erzielen in der Administration auch mehr Effizienz und Kostenvorteile. Kendox hat uns als Anbieter vor allem aufgrund der guten Integrationsmöglichkeiten seiner Lösung überzeugt«, erklärt Nina Fischer, verantwortliche Projektleiterin bei der ZHAW.

chicco di caffè verarbeitet Rechnungen digital

Bereits umgesetzt hat Kendox beim deutschlandweiten Betreiber von Kaffeebars chicco di caffè an über 170 Standorten einen unternehmensweiten Rechnungseingangs- und Freigabeprozess. Jede Bar unter dem Dach der GmbH funktioniert wie ein eigenes Unternehmen. »Aufgrund unseres Rekord-Wachstums bestand Handlungsbedarf, die administrativen Prozesse im Unternehmen zu verschlanken und zu digitalisieren«, erläutert Manuel Sawalle-Müller, Direktor Finanzen bei der chicco di caffè Gesellschaft für Kaffeedienstleistungen mbH.

Eine Besonderheit bei der Implementierung stellte die Anbindung aller Anwendungen an die Private Cloud des Unternehmens dar, die in Bezug auf Zugriffsrechte eine enge Abstimmung mit dem Cloud-Anbieter erforderte. Um einen einfachen und standortunabhängigen Zugriff für alle Benutzer zu ermöglichen, war außerdem ein mobiler Zugang zu allen Systemen per Tablet gefordert.

Mit der Digitalisierung des Rechnungseingangsprozesses realisiert chicco di caffè eine frühzeitige Verarbeitung und Vorkontierung der im Unternehmen eingehenden Belege. Die Protokollierung des digitalen Prozesses und anschließende revisionssichere Ablage in Kendox Infoshare gewährleistet gleichzeitig die Einhaltung rechtlicher Compliance-Vorgaben für die digitale Dokumentenhaltung. Dabei ermöglicht die Anwendungsintegration hohe Transparenz beispielsweise bei der Belegrecherche.

Nutzen: Höhere Transparenz und geringerer Aufwand

Einen weiteren Vorteil sieht Sawalle-Müller bei der Liquiditätsplanung: »Wir haben heute einen deutlich besseren Überblick, wo wir stehen und was auf uns zukommt. Das war früher definitiv nicht der Fall.« Ein zusätzlicher Nutzen entsteht durch die Entlastung der Mitarbeiter in der Buchhaltung. Während sie vor Einführung des digitalen Prozesses viel Aufwand bei der Erfassung der Rechnungen leisten mussten, verlagert sich nun ihre Aufgabenstellung hin zur Kontrolle, dem Nachhalten und Prüfen von Rechnungen.

Einen besseren Überblick und mehr Planungssicherheit erhofft sich chicco di caffè auch durch den gerade in Arbeit befindlichen nächsten Projektschritt, der in der Umsetzung eines digitalen Genehmigungsprozesses für Investitionsanträge besteht.