Tipps für die Weihnachtszeit zur E-Mail-Nutzung

Weihnachtszeit bedeutet auch Urlaubszeit, in der viele E-Mail-Postfächer oftmals anschwellen. Um die gefürchtete E-Mail-Flut nach dem Urlaub einzudämmen, sind hier einige Tipps und Tricks, die  helfen, zu einem übersichtlicheren Posteingang zurückzukehren.

1.          Filterregeln verwenden

Viele der E-Mails, die Sie erhalten, benötigen keine sofortigen Aktion. Durch die Einrichtung von Filterregeln können Sie Ihren Posteingang besser verwalten und Zeit beim Lesen jeder eingehenden E-Mail sparen.

2.           Abwesenheitsnotizen einrichten

Wenn Ihre Kontakte darüber informiert sind, dass Sie nicht im Büro sind, werden sie es definitiv vermeiden, Ihnen direkte E-Mails zu schicken. Dies trägt auch zu einer reibungslosen und höflichen Kommunikation bei und verhindert eine weitere Überlastung Ihrer Mailbox mit Anfragen.

3.           Abmeldung von Newslettern, die Sie nicht lesen

Das Jahresende ist ein guter Zeitpunkt, um über alle Newsletter nachzudenken, die Sie abonniert haben, und zu entscheiden, auf welche Sie verzichten können. Ein guter Tipp, um zu vermeiden, dass ein lesenswerter Newsletter sinnlos gelöscht wird, aber in einer falschen Zeit ankommt, ist, dass er automatisch in einem speziellen Ordner archiviert wird.

4.           Keine CCs

Die CC-Funktion kann nützlich sein, um die beteiligten Kollegen zum Beispiel über den aktuellen Stand von Projekten zu informieren. Wenn die angesprochenen Personen jedoch nicht wirklich davon betroffen sind, da sie im Urlaub sind, brauchen Kollegen die CC-Funktion nicht zu nutzen.

5.           Blockieren Sie eine bestimmte Zeit, um Ihre E-Mails zu lesen

Eine Studie von Adobe aus dem Jahr 2018, die 1.000 Angestellte in den USA befragte, die ein Smartphone besitzen, zeigte, dass die meisten Mitarbeiter ihre Arbeits-E-Mails außerhalb der Arbeit und ihre persönlichen E-Mails während der Arbeit mindestens alle paar Stunden überprüfen. Um diesen Teufelskreis zu beenden, sollte die Zuweisung einer festen Zeit in Ihrem Zeitplan zum Prüfen Ihrer E-Mails Ihnen helfen, die Kontrolle über Ihren Posteingang wiederzuerlangen.

6.           Erledigen Sie die dringendsten Aufgaben schnell und unkompliziert

E-Mails, die als kritisch markiert sind, werden definitiv Ihre Priorität sein, wenn Sie zurück sind, aber sie zu identifizieren, kann eine Herausforderung inmitten der E-Mail-Flut sein. Das E-Mail-Programm für Windows und Mac »eM Client« verfügt beispielsweise über eine schnelle und benutzerdefinierte Suchfunktion, die Sie in diesem Video kennenlernen können.