Advertorial: Smartes Vertragsmanagement im Beschaffungsprozess

von Andreas Dangl

Durch die Digitalisierung von Verträgen und den dazugehörigen Geschäftsprozessen wird die Vertragsverwaltung inklusive sämtlicher zugehöriger Dokumente und Prozesse signifikant vereinfacht. Die Archivierung der Verträge im cloudbasierten Vertragsmanagement passiert automatisch und revisionssicher.

Mit dem »Fabasoft Vertragsmanagement« stellt Fabasoft eine sofort verfügbare Lösung für das Life-Cycle-Management von Verträgen zur Verfügung. Interne als auch externe Personen können gemeinsam und in Echtzeit Verträge erstellen und während der gesamten Vertragsdauer managen. Es unterstützt durch Textbausteine und einem umfangreichen Vorlagenmanagement die Erstellung, Verwaltung sowie Verarbeitung von Verträgen. Darüber hinaus bietet das Vertragsmanagement Möglichkeiten, die Einhaltung der Plichten aller beteiligten Parteien zu verwalten oder automatisch Terminerinnerungen zu versenden. Eine Integration mit »Microsoft Word« ermöglicht das Arbeiten in gewohnter Umgebung. Durch die automatische Einbettung von zentral hinterlegten Metadaten in Vertragsdokumenten werden manuelle Arbeitsschritte reduziert und Fehlerquellen eliminiert. Die cloudbasierte Lösung bietet einen raschen und transparenten Überblick über Verträge sowie wichtige Vertragsdaten, die in einem Unternehmen genutzt werden. Eine automatische Wiedervorlage von Verträgen zu voreingestellten Terminen runden den Funktionsumfang ab.

Smarte Prozesse in hochsicheren Datenräumen

Benötigte Prozesse können individuell mit dem grafischen Prozesseditor ohne Programmierkenntnisse modelliert und angepasst werden, um vertragliche Lieferobjekte, deren Fristen und Compliance-Anforderungen optimal zu verwalten. Entscheidungen, Genehmigungsvorgänge sowie Arbeitsprozesse werden durch die automatisierten Workflows digital abgewickelt, die Produktivität erhöht und Papier sowie aufwändige E-Mail-Kommunikation eingespart.

Hochsichere Datenräume erlauben die einfache Zusammenarbeit zwischen internen und externen Vertragspartnern jederzeit und an jedem Ort. Verträge werden nicht mehr per E-Mails als Anhang ausgetauscht, sondern bleiben im Datenraum verwahrt. Es werden nur noch Links zu den Vertragsunterlagen aus dem Fabasoft Vertragsmanagement per E-Mail verschickt. Eine verlässliche Ende-zu-Ende-Verschlüsselung stellt sicher, dass Daten niemals unverschlüsselt übertragen werden. Um Zugriff zu erhalten, müssen sich Benutzer über eine Zwei-Faktor-Authentifizierung in der Lösung anmelden, damit wird sichergestellt, dass nur berechtigte Personen Zugriff erhalten. In der Audit-Log-Datei ist ersichtlich, wer welche Verträge bearbeitet hat. Durch eine Versionskontrolle kann jede Änderung revisionssicher nachvollzogen werden. Die transparente Verwaltung der Zugriffsrechte und höchste zertifizierte Sicherheit schützen die sensiblen Informationen. Zusatzfunktionen wie die finanzielle Bewertung von Verträgen für Jahresabschlüsse und andere spezielle Auswertungen bieten einen Mehrwert über die reine Archivierung von Verträgen hinaus.

Zertifizierte Sicherheit zum Schutz sensibler Informationen

Was sollte bei der Auswahl einer Lösung beachtet werden? Neben den gängigen ISO-Zertifizierungen für Informationssicherheit und Datenschutz (ISO 27001 und ISO 27018) oder zur Revisionssicherheit (IDW PS 880-Testat) existieren weitere Zertifizierungen für Cloud-Produkte. Wenn es um IT-Sicherheit und den Schutz personenbezogener Daten geht, ist das C5-Testat (Cloud Computing Compliance Controls Catalogue, kurz C5), herausgegeben vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI), hervorzuheben. Der Anforderungskatalog des BSI legt fest, welche Mindestanforderungen Cloud-Dienstleister erfüllen müssen. Die definierten Umfeldparameter stellen dabei ein Alleinstellungsmerkmal des BSI C5 dar und gewährleisten die Transparenz hinsichtlich Systembeschreibung, Gerichtsbarkeit und Lokationen der Datenspeicherung, Datenverarbeitung und Datensicherung, Offenbarungs- und Ermittlungsbefugnisse sowie Zertifizierungen. Fabasoft erhielt als erster europäischer Anbieter von Cloud-Dienstleistungen das Testat nach dem Anforderungskatalog und kann eine Reihe an weiteren Zertifizierungen vorweisen. Weitere Punkte, die man bei der Auswahl eines Cloud-Dienstleisters genauer betrachten sollte, sind die Datenhaltung und der Sitz des Dienstleisters. Hier sind klar Dienstleister und Rechenzentren in Europa zu bevorzugen. Mit ausfallsicheren Rechenzentren in Deutschland, Österreich und der Schweiz ermöglicht Fabasoft die freie Wahl der Datenhaltung.

Die Vorteile auf einen Blick

• Revisionssichere Archivierung und Compliance-Überwachung 
• Innovative Dashboards und umfangreiche Reporting-Funktionen
• Verträge digital prüfen, genehmigen und freigeben lassen
• Intuitive, mehrsprachige Benutzeroberfläche
• Einfache und schnelle Recherche
• Leistungsstarke, semantische Volltextsuche
• Dynamische Wasserzeichen
• Sofort verfügbar und einfach bedienbar
• Durchgängige Versionierung und vollständige Nachvollziehbarkeit
• Höchste zertifizierte Sicherheit
• Mobiler, ortsunabhängiger Zugriff
• Klar geregelte Zugriffsrechte
• Made in Europe

Workflow-gesteuertes Beschaffungsmanagement

Fabasoft bietet rund um das Thema Beschaffung weitere cloudbasierte Business Solutions für Korrespondenzmanagement und Lieferantendokumentation sowie für den Rechnungseingangsprozess. Diese Lösungen ergänzen das Fabasoft Vertragsmanagement nahtlos. Mit einer perfekten SAP-Anbindung und einem Set an standardisierten Schnittstellen zur Anbindung anderer Software-Systeme wird das Angebot abgerundet.