Digitale Projektmappe als Einstieg in die Digitalisierung

Mit dem Thema Digitalisierung müssen sich heute alle Unternehmen beschäftigen. Allerdings ist das Angebot an Diensten und Produkten dafür inzwischen kaum noch überschaubar. Viele davon versprechen zwar schnelle Erfolge, meist ist aber unklar, wie sie sich mit anderen zu einer ganzheitlichen Strategie kombinieren lassen. Und umso einfacher der Einstieg gestaltet ist, umso geringer sind meist die Anpassungsmöglichkeiten.

Eine mögliche Alternative ist die Digitalisierungsplattform JobRouter des gleichnamigen Mannheimer Unternehmens. Der aus einem IT-Systemhaus hervorgegangene Anbieter hat sich in den vergangenen Jahren vom Workflow-Optimierer zur Digitalisierungsplattform weiterentwickelt. Dazu wurde der auf Prozessautomatisierung ausgerichtete Kern der Lösung modular um Dokumentenmanagement und Erfassungslösungen für Belege und Dokumente ergänzt sowie um Low-Code Module, SOAP & REST-APIs und Schnittstellen zu ERP-, CRM-Systemen und  Datenbanken ergänzt.

»Obwohl Jobrouter als Workflowsystem eine stark datengetriebene und datengestützte Lösung darstellt, kann es dokumentengetrieben Projekte genauso gut und sogar besser darstellen«, erklärte Fritz-Jochen Weber, Vorstandsvorsitzender von Jobrouter, 2017 gegenüber ECMguide.de. Denn bei genauer Betrachtung seien Dokumente schließlich nur Daten in einer bestimmten Form.

Der Leverkusener IT-Dienstleister Nösse Datentechnik setzt dieses Konzept mit seinen Kunden erfolgreich um. Ansatzpunkte sind üblicherweise eigenständige, aber im Unternehmen von vielen Mitarbeitern genutzte Prozesse wie Urlaubsanträge, Reisekostenabrechnung, Krankmeldungen oder die Aufnahme neuer Mitarbeiter (Onboarding). Ebenfalls hohe Priorität hat bei den Unternehmen die Digitalisierung des Rechnungsworkflows, die sich aber etwas aufwändiger gestaltet.

Schrittweiser Einstieg in die Digitalisierung

»Wir starten mit der Aufnahme des Ist-Zustands und ermitteln den Soll-Zustand nach der Digitalisierung. Dabei beraten wir Kunden auch umfassend zu den aus der digitalen Abwicklung neu erwachsenden Möglichkeiten, etwa der Automatisierung bislang aufwändig und fehleranfällig manuell erledigter Arbeitsschritte«, erklärt Manuel Fernandez, Spezialist für Digitalisierungsprozesse bei Nösse Datentechnik. Zusammen mit der Installation und einer eventuell erforderlichen Datenbankanpassung ließen sich wichtige Abläufe in Unternehmen so bereits innerhalb einer Woche digitalisieren. 

Außerdem werde in enger Absprache mit den Beteiligten im Unternehmen überprüft, was sich am Prozess verbessern lässt, denn »ein schlechter analoger Prozess ist auch ein schlechter digitaler Prozess«, betont Fernandez. Im Rahmen dieser Beratung entstand bei  der Firma Wilh. Schmitz GmbH Maschinen und Apparatebau aus Leverkusen Opladen die Idee einer digitalen Projektmappe.

Digitale Projektmappe ergänzt ERP-System

Das Unternehmen nutzte zur Steuerung seiner Geschäftsprozesse bereits ein ERP-System. Die Geschäftsführung konnte daraus aber weder den Stand der zahlreichen parallel laufenden Projekte noch den Status der dazugehörigen Lieferungen oder die Fortschritte beim Einholen erforderlicher Genehmigungen im Blick behalten. Auf Basis von Jobrouter und mit Unterstützung von Nösse Datentechnik entwickelte das Unternehmen daher eine individuelle Lösung: 

In der Projektmappe werden nun jeweils alle zu einem Projekt erforderlichen Informationen zusammengetragen, etwa der E-Mail-Verkehr der Beteiligten. Sie ist aber deutlich mehr als eine Datensammlung, denn alle am Projekt Beteiligten können sich bei Fragen direkt per Chat austauschen. Außerdem werden automatisch Erinnerungen an bevorstehende Termine versandt und lassen sich über die Projektmappe nachvollziehbar und für das gesamte Projektteam transparent auch Aufgaben verteilen.

Auf Basis von Jobrouter entstand nach Angaben der Partner »innerhalb weniger Wochen« eine komplexe und sehr individuelle Lösung, die sich über flexible Schnittstellen in die bestehende Systemlandschaft einfügen lässt und die vorhandene Software um neue Funktionen erweitert. Für Interessenten bietet Nösse Datentechnik am 4. September 2019 in Köln auf der Hausmesse IT-Live 2019 Gelegenheit, sich im persönlichen Kontakt unter anderem zum digitalem Prozessmanagement mit Jobrouter zu informieren.