Elementare und erweiterte Funktionen der digitalen Personalakte

Erster Schritt bei der Digitalisierung des Personalwesens ist das Einführen einer digitalen Personalakte. Sie gewährleistet den standortübergreifenden Zugriff auf die Informationen zu einem Mitarbeiter. Neben der Bewerberakte lassen sich in der Regel Personalstammdaten, Arbeitsverträge und Zeugnisse darin ablegen. Über weitergehende Funktionen können Anwender aber auch Termine planen, Fortbildungen managen und Urlaubs- und Fehlzeiten festhalten sowie Reisekosten- und Spesenabrechnungen vornehmen. »Man darf auch erwarten, dass Funktionen wie Wiedervorlagen und Checklisten angeboten werden und die Mitarbeiter – basierend auf Vorlagen und Textbausteinen – bei der Erstellung von Standarddokumenten maßgeblich unterstützt werden«, meint Manfred Terzer, Gründer und CEO von Kendox.

Da das Beachten von Löschfristen im Personalbereich eine große Rolle spielt, sind entsprechende Löschfunktionen und das Festlegen von bestimmten Aufbewahrungszeiten wichtig. Wie man sicherstellen kann, dass Dokumente verlässlich und nachhaltig aus der Akte entfernt werden kann, ist ein Punkt, der laut Terzer immer wieder unterschätzt wird. Neben bedeutsamen Informationen enthalten Bewerberunterlagen – häufig in einer Datei – beispielsweise bestimmte Zeugnisse, die für die vorgesehene Position nicht relevant sind und daher auch nicht gespeichert werden dürfen. Diese einzelnen Seiten dann aus einer Datei zu löschen, ist in der Praxis eine Herausforderung. Essenziell ist für den Datenschutz natürlich auch, dass der Zugriff auf die vorhandenen Informationen über eine zuverlässige Rechte- und Rollenverteilung gehandhabt werden kann. Schließlich muss sichergestellt sein, dass sich der Zugriff auf einzelne Dateien und Informationen verlässlich einschränken lässt.

Digitale Personalakte ist Basis für effizientere Prozesse

Neben den hilfreichen  Einzelfunktionen wie auch einer Skillverwaltung führt die Verkettung von verschiedenen Prozessschritten zu den Hauptvorteilen der Lösungen, die mehr Effizienz und Zeitersparnis bringen, wie beispielsweise Marius Hutzl berichtet. Er ist Mitarbeiter der Abteilung Personal und unter anderem zuständig für das Projekt »digitale Personalakte« beim Debeka Krankenversicherungsverein: »Die höchste Priorität liegt aktuell darauf, eine digitale Personalakte einzuführen. Wir versprechen uns davon effizientere Prozesse und eine höhere Zufriedenheit: sowohl für die Personalsachbearbeiter, die ihre Aufgaben einfacher und schneller erledigen können, als auch für die Mitarbeiter, denen wir so einen besseren Service bieten.« Dabei ist Hutzl bewusst, dass HR-Lösungen weitaus mehr können als Mitarbeiterdaten und -dokumente elektronisch verfügbar zu machen.

Eine digitale HR-Lösung kann nahezu alle administrativen Personalprozesse durch Automatisierung standardisieren, vereinfachen und beschleunigen. So lassen sich etwa Dokumente mit wenigen Klicks erstellen, bearbeiten, per E-Mail verteilen und an der richtigen Stelle im System ablegen. Personalsachbearbeiter können über den gesamten Mitarbeiterlebenszyklus hinweg Dokumente effizient managen: von der Bewerbung über Einstellung, Onboarding, Weiterbildung bis hin zum Ausscheiden aus dem Unternehmen.

Beispiel  Beförderungsprozess

So setzt beispielsweise der »Kyocera Workflow Manager HR« auf vorkonfigurierte Aktenstrukturen und bietet die Möglichkeit, HR-typische Workflows wie bei einem Beförderungsprozess abzubilden. Im Beförderungsprozess muss in der Regel zunächst der Vorgesetzte eine Beurteilung schreiben. Hat er diese in der Akte erstellt, geht der Prozess weiter zu einem Bearbeiter in der Personalabteilung, der auf dieser Basis ein Zwischenzeugnis formuliert. Parallel erstellt ein anderer Bearbeiter einen Änderungsvertrag. Nach Unterschrift aller Beteiligten werden die Dokumente eingescannt und in der digitalen Personalakte archiviert. Im Anschluss ist die Verwaltung gefordert, alle notwendigen Arbeitsmaterialien anzupassen. So erhält ein Mitarbeiter die Aufgabe, einen neuen Satz Visitenkarten mit den Veränderungen im Titel oder den Kontaktdaten des Mitarbeiters anzufertigen. Das Facility-Management lässt ein neues Türschild am Büro anbringen und natürlich muss die Personalabrechnung über geänderte Gehaltsprofile informiert werden, damit diese zum Dienstantritt auf der neuen Position bei der Auszahlung das geänderte Gehalt berücksichtigt.

Mit Lösungen wie dem Kyocera Workflow Manager HR lassen sich diese Prozesse digital abbilden und automatisieren. Ebenso können sie die Kommunikation zwischen HR und Fachabteilungen begleiten und das Abarbeiten von Prozessaufgaben steuern.

Selbstbedienungsportale entlasten und beschleunigen

Zu den neueren Funktionen, mit denen HR-Lösungen wie von Forcont oder ELO Digital Office derzeit angereichert werden, zählen Selbstbedienungsportale beziehungsweise Employee Self Services (ESS). Mitarbeitende der Personalabteilung können so entlastet werden, wenn Angestellte beispielsweise nach einem Umzug ihre neue Adresse eigenständig eingeben können.

Doch auch für Mitarbeiter verkürzen sich Wartezeiten auf Bescheinigungen, Nachweise und Unterlagen, wenn sie die Prozesse selbst anstoßen können und diese dann teilautomatisiert bearbeitet und digital zugestellt werden. Was wann übermittelt oder angefragt wurde, lässt sich für beide Seiten einfach rekapitulieren.

Nicht zuletzt ist den Anwendern auch wichtig, dass die Lösungen sowohl in der Cloud als auch On-Premise betrieben werden können und sich in das führende HR-System integrieren lassen. Nur wenn sich die HR-Komponenten der ECM-Systeme flexibel an vorhandene Strukturen anpassen können, bringen sie den erwarteten Mehrwert und werden tatsächlich verwendet.