Kommunales ECM-Projekt in Sachsen-Anhalt für ELO und Bechtle

Zur datenbankgestützten Verwaltung elektronischer Dokumente und zur Unterstützung von Arbeitsprozessen setzt die Kommunale IT-UNION (KITU) in Sachsen-Anhalt künftig auf Produkte für Enterprise Content Management (ECM) von ELO Digital Office. Der Entscheidung ging ein europaweiter eineinhalbjähriger Ausschreibungsprozess voraus. Dieser begann mit einer Online-Umfrage unter den 60 Mitgliedern der KITU mit 166 Fragen, um herauszufinden, welche Kriterien für die späteren Kunden relevant sind. Aus rund 4.000 Antworten extrahierten die Verantwortlichen dann die Anforderungen und stellten in acht Rubriken insgesamt 600 Kriterien auf. Um die Preise auf einer soliden Basis vergleichen zu können, entwickelten sie fünf verschiedene Modelle für Musterkunden. Auf den Teilnahmewettbewerb folgte ein Verhandlungsverfahren, bei dem unter anderem Lösungen in Systempräsentationen basierend auf vorgegebenen Anwendungsszenarien mit insgesamt 31 relevanten Funktionen verglichen wurden.

ECM Suite und Elektronische Akte kommen zum Einsatz

Im Ausschreibungsprozess konnte ELO gemeinsam mit seinem Business Partner Bechtle Systemhaus Magdeburg punkten, der mit der technischen Realisierung betraut wurde. Bei der Umsetzung leisten sowohl das Bechtle Competence Center DMS als auch die KITU-Consulting Unterstützung. »Wir freuen uns, die KITU als neuen Kunden im Bereich der öffentlichen Verwaltung gewonnen zu haben. Das nahtlose Zusammenspiel unserer ECM-Suite mit der elektronischen Akte sorgt sowohl für die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben und Compliance- beziehungsweise Revisionsvorschriften als auch für den digitalen Umgang mit Schriftgut und Vorgängen«, erklärt Karl Heinz Mosbach, Geschäftsführer von ELO Digital Office.

Das Funktionsspektrum der ELO ECM Suite umfasst neben einer revisionssicheren Archivierung beispielsweise eine automatisierte Posteingangsbearbeitung, automatisierte Abläufe per Workflow sowie Komponenten zur Zusammenarbeit direkt am Dokument oder zur intelligenten Datenanalyse. Unter Wahrung von Sicherheit und Datenschutz zeichnet sich die ELO ECM Suite zudem durch Plattformunabhängigkeit, Mandantenfähigkeit, Skalierbarkeit sowie Clusterfähigkeit und damit Ausfallsicherheit aus. Im Sinne eines systemübergreifenden Informationsflusses gewährleistet sie die Integrationsfähigkeit in Drittsysteme diverser Fachverfahren.

Unterstützung bei der Projektumsetzung

Den Genossenschaftsmitgliedern wird für die ECM-Einführung ein Gesamtpaket aus Planungs- und Konzeptionsunterstützung für ihr Beschaffungsvorhaben angeboten, um zeitig interne und konzeptionelle Überlegungen zu unterstützen. Den Einführungsprozess begleiten sowohl das Consulting der KITU als auch Bechtle.

Gemeinsam mit dem Studieninstitut für kommunale Verwaltung Sachsen-Anhalt (SIKOSA), ebenfalls Mitglied der KITU, entsteht parallel ein Phasenmodell zur ECM-Einführung, aus dem die Mitgliedskommunen die von ihnen benötigten Unterstützungsleistungen abrufen können. Die SIKOSA engagiert sich hierbei umfangreich beim Thema der Organisationsentwicklung. Mit diesem Modell werden Kompetenzen zusammengelegt, um die DMS-Einführung bei den KITU-Mitgliedern erfolgreich umzusetzen. Erste Projekte sind bereits für Januar 2019 geplant.