ecoDMS freut sich über neues Messekonzept

Inwieweit die Cebit künftig Plattform von Anbietern aus dem Bereich Enterprise Content Management (ECM) und Dokumentenmanagement sein wird, bleibt abzuwarten. Einige Anbieter haben zunächst einmal beschlossen, nicht an dem neu konzipierten Veranstaltungsformat vom 11. bis 15. Juni 2018 in Hannover teilzunehmen. Bewusst dafür entschieden hat sich ecoDMS, wie Michael Schmitz, einer der Geschäftsführer des Unternehmens, erklärt: »Die neue Cebit transportiert als Europas Business-Festival für Innovation und Digitalisierung unseren Leitgedanken, Unternehmen einfachen Zugang zu den Vorteilen der digitalen Welt zu bieten. Deshalb haben wir uns entschieden, dort das kommende Major Release unserer Dokumenten-Management-Lösung »ecoDMS Archiv« vorzustellen.

Ecodms Archiv besitzt eine komplett mobile Oberfläche, während der Desktop Client weiterhin verfügbar ist. Die plattformunabhängige Lösung ermöglicht es, Dokumente mit wenigen Mausklicks zu scannen, archivieren, verwalten und wiederzufinden. Eine intelligente Dokumentenerkennung ermittelt die Dokumentenzugehörigkeit und legt die Dateien an der richtigen Stelle für die zuständigen Anwender ab. Moderne Suchfunktionen gestalten die Dokumentensuche ähnlich wie googeln. Die Software ist für 69 Euro inklusive Umsatzsteuer im Webshop verfügbar.

E-Mail-Archivierung mit zweistufigem Konzept

Als Ergänzung dazu stellt Ecodms »ecoMAILZ« vor – eine Lösung zur rechtssicheren Archivierung von E-Mails, inklusive deren Anhänge, direkt vom Mailserver. Besonderheit ist ein zweistufiges Archivierungskonzept in dessen Rahmen zum Schutz der Privatsphäre eine Sichtungsfrist definiert werden kann. Während dieser besteht die Option, E-Mails als privat zu deklarieren, um nicht dauerhaft archiviert zu werden. Die im zentralen Archiv gespeicherten E-Mails lassen sich schnell am PC, Handy und Tablet wiederfinden. Ecomailz ist für 49 Euro pro Benutzer online erhältlich.

Dokumentenprozesse automatisieren

Informieren können sich Cebit-Besucher am Ecodms-Messestand auch über die neue Version des Ecodms basierenden Smart Archive Manager »ecoSAM«, der Ende des Jahres verfügbar sein soll. Mit ihm haben Anwender die Möglichkeit, Dokumentenprozesse innerhalb von Ecodms zu automatisieren. Über die Oberfläche lassen sich verschiedene Module konfigurieren. Dadurch ergeben sich Einsatzszenarien wie die Überwachung eines dedizierten E-Mail-Kontos verbunden mit der automatischen Archivierung und Vergabe von Klassifizierungsattributen oder das automatische Vergeben von Berechtigungen für Eingangsrechnungen. »Unternehmen fragen verstärkt nach solchen Funktionen. Daher haben wir daran gearbeitet, mit einer speziellen Lösung das Interesse für die mögliche Automatisierung von Geschäftsabläufen zu wecken«, so Schmitz. Die im Webshop erhältliche Lösung Ecosam kostet 99 Euro inklusive Umsatzsteuer pro Ecodms-Server, unabhängig von der Anzahl der Anwender.

Workflow-Lösung für Fortgeschrittene

Für Unternehmen, die ihr Automatisierungspotenzial bereits ausgelotet und umfangreichere Einsatzgebiete identifiziert haben, stellt Ecodms die Lösung »ecoWorkflow« vor. Da es sich dabei um ein offenes Workflow-System handelt, lassen sich auch Abläufe außerhalb von Ecodms-Archiv automatisieren. Die Module ermöglichen Funktionen wie Im- und Export von Daten, Benachrichtigungen und Kalendereinträgen. Prozessbeteiligte können über dynamisch erzeugte Oberflächen aktiv eingebunden werden. Eine zentrale Aufgabenverwaltung stellt den Benutzern ihre Gruppen- und Einzelaufgaben über die Weboberfläche dar. Über eine offene Schnittstelle können andere Softwareanbieter ihre Lösungen mit Ecoworkflow verbinden. Beispiele werden am Messestand präsentiert.

Ecodms sowie ihre Partner aconitas GmbH, blue:solution software GmbH, BROTHER INTERNATIONAL GmbH, Brunner GmbH & Co. KG, Grothe IT-Service GmbH und Intellekta GmbH sind in Halle 15 an Stand D58 zu finden.

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