ECM-Ausblick 2018: Andreas Nowottka, WMD Consulting

von Andreas Nowottka, Geschäftsführer WMD Consulting

Für die Erfassung, Speicherung, Verwaltung und Archivierung unternehmensbezogener Informationen wurden ECM-Systeme bislang üblicherweise on-premise installiert. Inzwischen nimmt jedoch der Collaboration-Gedanke im ECM-Kontext großen Stellenwert ein. Man arbeitet prozessbezogen in Teams, nutzt dafür Workflows und tauscht Dokumente aus – unternehmensintern wie auch mit externen Geschäftspartnern. Cloud-Computing-Services bieten die dafür erforderliche Flexibilität und Mobilität.

Vermeidung von Schatten-IT durch ECM-Cloud-Services

Damit sich hier jedoch keine Schatten-IT herausbildet und unkontrollierbare Cloud-Services aus dem Consumer-Bereich wie Dropbox und Co genutzt werden, sollten ECM-Hersteller die Funktionalität ihrer Systeme selbst verstärkt auch in die Cloud transferieren beziehungsweise einen hybriden Betrieb ermöglichen. Nur so lässt sich Collaboration sinnvoll und sicher in die eigene ECM-Prozess- und Wertschöpfungskette integrieren. Und noch einen wichtigen Vorteil bietet ECM aus der Cloud: Das Unternehmen kann die Funktionen bedarfsgerecht und flexibel nutzen sowie leistungsbasiert abrechnen.

Aus unserer Sicht erscheint es am sinnvollsten, zunächst das Archiv in die Cloud zu verlagern und anschließend weitere Funktionalitäten anzuschließen wie Erfassung, Beleglesung und Workflows (für Rechnungsbearbeitung und andere Prozesse). Diese Reihenfolge praktiziert folglich auch die WMD Group, die mit ihren Cloud-Services insbesondere den Mittelstand adressiert.

Verschiedene ECM-Cloud-Szenarien stehen hoch im Kurs

Mit dem Archiv, das wir unseren Kunden alternativ zur On-Premises-Version – oder ergänzend als Back-up-System –  im SaaS-Betrieb anbieten, sind wir bereits erfolgreich in die Cloud gestartet. Allerdings verzeichnen wir eine deutliche Trendwende bei Kunden und Interessenten und damit eine steigende Nachfrage zu typischen dokumentbasierten Prozessen in der Cloud. Insbesondere der digitale Posteingang, die reine Beleglesung und der anschließende Rechnungsworkflow werden immer häufiger als Cloud-Szenario nachgefragt und bei ersten Kunden auch als Service aus der Cloud genutzt.

Mit der Verlagerung von Archiv- und weiteren ECM-Funktionalitäten in die Cloud entlasten Unternehmen ihr IT-Team und die lokalen Systeme. Sie müssen keine neue Hardware anschaffen, sondern arbeiten hochverfügbar auf der jeweils modernsten Infrastruktur eines deutschen Rechenzentrums. Als Mittelständler profitieren sie zudem von den Erfahrungen des Hosting-Anbieters, der bei der Einhaltung gesetzlicher Auflagen unterstützt, die gesamte Administration der Systemlandschaft übernimmt, Sicherheitspatches und Updates im laufenden Betrieb einspielt, um ein Maximum an Verfügbarkeit zu gewährleisten.