Interview zu digitalen HR-Prozessen mit Lutz Tilker, Eric Salmon

Eine analoge Personalabteilung hemmt nach Überzeugung von Lutz Tilker, Partner beim internationalen Executive-Search-Unternehmen Eric Salmon & Partners den digitalen Wandel in Unternehmen. Daher empfiehlt er im Interview mit ECMguide.de, die Digitalsierung im HR-Bereich voranzutreiben, nicht zuletzt um digitale Talente für das Unternehmen gewinnen zu können.

Wie sollen sich Ihrer Meinung nach Unternehmen auf die digitale Transformation aus personalpolitischer Sicht organisatorisch aufstellen?

Tilker: Gemäß der aktuellen Studie von Eric Salmon & Partners aus dem ersten Quartal 2017 zum Stand der Digitalisierung mit ca. 400 teilnehmenden Executives aus Europa und Asien haben über alle Branchen hinweg 95 Prozent der Unternehmen Digitalisierung als wichtigen Teil in ihre Unternehmensstrategie aufgenommen. Für die IT-Bereiche respektive die IT-Strategie gilt ein vergleichbarer Prozentsatz und abgeschwächt auch für andere Bereiche wie Vertrieb, Marketing, Finanzen/Controlling etc.. In weniger als der Hälfte der HR-Bereiche ist Digitalisierung Teil der HR-Strategie. Insofern ist der erste Schritt für die Digitalisierung in HR, auch für Human Resources eine Digitalstrategie als Teil der HR-Strategie zu entwickeln.

Wie würden Sie digitale Transformation definieren?

Tilker: Bei der Digital Transformation, auch als digitaler Wandel bezeichnet, handelt es sich um einen kontinuierlichen Veränderungsprozess, der durch den zunehmenden Einsatz digitaler Technologien begründet ist. Dieses betrifft nicht nur die Informationstechnologie sondern dies bedeutet die Übernahme vormals händischer oder intellektueller Tätigkeiten inklusive Managementaufgaben durch Algorithmen. Der Wandel betrifft nicht nur die Wirtschaft und ihre Unternehmen, sondern das komplette Spektrum der Gesellschaft.

Sehen Sie durch die digitale Transformation Änderungen in klassischen Personalstrukturen von Unternehmen?

Tilker: Der digitale Wandel wird auch Human Resources betreffen. Wer zum Beispiel in der Rekrutierung für ein Unternehmen mit auch nur teilweise digitalem Geschäftsmodell auf analoge Methoden und Mechanismen setzt, wird nicht die gewünschten Fach- und Führungskräfte für das Unternehmen begeistern können. Durch Digitalisierung können auch in HR viele Prozesse automatisiert und damit schneller und flexibler gestaltet werden. Data-Analytics als mittlerweile fester Bestandteil in digitalen Geschäftsmodellen lässt sich auch auf das Personalwesen als HR-Analytics übertragen.

Was ist aus personalpolitischer Sicht das Hauptproblem, um die digitale Transformation in Unternehmen zu erreichen?

Tilker: Mit Bezug auf die schon oben genannte Studie von Eric Salmon & Partners ist die limitierte Verfügbarkeit von Fach- und Führungskräften mit digitalem Know-how das Hauptproblem. 60 Prozent der Führungskräfte nannten dies als wesentlichen Grund für die Verzögerung ihrer Anstrengungen in der Digitalisierung noch deutlich vor der Verfügbarkeit von zum Beispiel finanziellen Investitionen. Hier ist Human Resources besonders gefordert in der Unterstützung des operativen Geschäfts, zum Beispiel bei der Rekrutierung. Für 80 Prozent der befragten Führungskräfte ist die wesentliche Herausforderung für HR im Rahmen der digitalen Transformation, dass alle Mitarbeiter bis in den tariflichen Bereich in den digitalen Wandel und die digitale Geschäftsprozesse einbezogen und von der Notwendigkeit der Transformation überzeugt werden. Dieses wird wohl »continuous learning and training« vom Berufseinstieg bis zur Rente bedeuten.

Welche typischen Fehler begehen Unternehmen aus personalpolitischer Sicht in Bezug auf die digitale Transformation in Unternehmen?

Tilker: In vielen Unternehmen bemüht sich auch HR um ihren Beitrag in der Digitalisierung. Dieses scheint aktuell primär die Digitalisierung von HR-Prozessen und damit die Innenperspektive zu sein. Auch wenn in HR der Schutz personenbezogener Daten in einer Digitalisierung der HR-Prozesse hohe Anforderungen an IT-Security stellt, kann dies nicht als Argument dienen, eine effizientere Gestaltung der HR-Prozesse durch digitale Technologien zu verzögern oder gar auszusetzen. Aber insbesondere die Unterstützung der operativen Geschäftsfelder in der digitalen Transformation und damit der Außenperspektive ist für die Personalfunktion die Möglichkeit, sich als Mitgestalter neuer Geschäftsmodelle und damit als strategischer Transformationspartner zu etablieren.

Was empfehlen Sie zur Vermeidung dieser Fehler?

Tilker: Wert-treibende HR-Prozesse in einer unternehmensweiten, digital geprägten Transformation liegen deutlich auf der Betonung von Kultur, Kooperation, Change und Transformation. Bereits heute lassen sich gewisse Veränderungen der Mitarbeiterstruktur und erforderliche Kompetenzen der Mitarbeiter von morgen absehen. Hier kann sich HR als Transformationspartner mit heute einzuleitenden kulturellen und kompetenzbezogenen Weichenstellungen zum strategischen Transformationspartner entwickeln. Der digitale Wandel eröffnet HR neue Chancen, den Wertbeitrag sowohl im Bereich Effizienz als auch Effektivität auf ein neues Fundament zu stellen. Sollte HR diese Chance nicht nutzen, wird es an Bedeutung verlieren, da andere funktionale Bereiche diese Aufgaben übernehmen werden.

Sehen Sie bzgl. Unternehmensgröße, Branche oder geografischer Herkunft Unterschiede, inwieweit Unternehmen die digitale Transformation aus der Personalabteilung heraus unterstützen?

Tilker: Hinsichtlich der Unternehmensgröße gibt es keine Einschränkung für die digitalen Geschäftsmodelle. Digitale Geschäftsmodelle lassen sich bekanntermaßen von einem Startup-Szenario bis zum Konzern skalieren. Gerade kleine Unternehmen tun sich in der Veränderung zu einer digitalen Kultur oft leichter. Die Einführung von flexiblen Arbeitszeiten, einer transparenten Informationskultur, einer digitalen »Always-on-Kultur« und manchmal auch die Dissoziation der Entscheidungsfindung sind aufgrund der meistens flachen Hierarchien oft einfacher. Der Einführung von digitalen HR-Lösungen sollte eine konkrete Kosten-Nutzen-Analyse vorangestellt sein. Aus der Innenperspektive von HR stellt sich die Frage, ob bei einem Kleinunternehmen die Kosten der Einführung einer elektronischen Personalakte nicht den Nutzen überschreiten.

Wie digital sollte die IT-Abteilung selbst arbeiten, um die digitale Transformation im Unternehmen voranzubringen?

Tilker: Ohne Frage ist heute in vielen Unternehmen die IT-Abteilung Nucleus der digitalen Transformation. Die für die Digitalisierung von Prozessen notwendige technologische Infrastruktur wird auch langfristig durch die Informationstechnologie zu Verfügung gestellt. Zwar zeichnet sich der Trend ab, dass zukünftig die digitale Transformation durch einen Chief Digital Officer oder eine vergleichbare Funktion im Unternehmen getrieben wird. Aber die IT-Abteilung wird auch in dieser Phase Provider der digitalen Infrastruktur sein und bleiben. Ob der Treiber der digitalen Kultur der CDO oder HR sein wird, hängt von der Initiative und Qualität der HR-Abteilung selbst ab.

Welche Aufgaben der Personalabteilung lassen sich durch digitale Techniken vereinfachen?

Tilker: Mit der Erkenntnis, dass Mitarbeiter und ihr Wissen die wichtigste Ressource in der digitalen Transformation sind, wächst auch der Anspruch an die effiziente und effektive Gestaltung der HR-Abläufe. Aber gemäß einer Umfrage im Bereich Personalwirtschaft arbeiten erst ca. 20 Prozent der Unternehmen mit einer digitalen Version der Personalakte. Wie aber Unternehmen sich den digitalen Herausforderungen mit einer analogen Rekrutierung stellen wollen, ist fraglich. Heute setzen ca. 60 Prozent der Unternehmen weder für die Personal- und Stellenplanung noch für das Bewerbermanagement eine IT-Lösung ein. Einzig in der Zeitwirtschaft nutzen 80 Prozent der Unternehmen eine IT-Lösung. Aber hier muss die HR-Führung schon einen klaren ersten Schritt in Richtung Digitalisierung einschlagen. Nicht alles muss oder kann digitalisiert werden, aber ein analoges HR wird kaum Facilitator im digitalen Wandel sein können.

Wie sollten Unternehmen bei der Realisierung der Digitalisierung in der Personalabteilung selbst vorgehen?

Tilker: Der erste Schritt ist ohne Frage ein Abschnitt HR-Digitalisierung in der HR-Strategie. Dieses umfasst sowohl Effizienz- und Prozessthemen als auch Effektivitäts- und Kulturthemen. Egoismen hinsichtlich eines angestrebten Machterhalts insbesondere über arbeits -und datenschutzrechtliche Hindernisse müssen beseitigt werden. Über Themen wie HR-Analytics kann sich der Personalbereich als Lieferant wertvoller Informationen noch mehr als Partner des Managements positionieren. Digitale Technologien erlauben es auch, administrative Routinetätigkeiten und repetitive Abläufe zu standardisieren und zu automatisieren. Ein Beispiel hierfür und keine Zukunftsmusik sind Data Driven Recruiting und cloudbasiertes Talentmanagement. Ein entsprechender Algorithmus analysiert, welche Online-Bewerbung zu welcher Vakanz passt und gibt automatische Einstellungsempfehlungen oder ermittelt passende Maßnahmen zur Personalentwicklung. Thomas Sattelberger, früherer Vorstand Personal der Deutschen Telekom AG sagte hierzu sinngemäß: »HR kann es nur packen, wenn es sich spaltet in eine Fraktion, die die administrative HR-Arbeit macht, und eine Avantgarde, die vorangeht und den digitalen Wandel gestalten und die Transformation der Unternehmen anführen will.«