Studie über Workflow-Funktionalität in Sharepoint

Nicht das zentrale aber ein bemerkenswertes Ergebnis der Anwenderstudie »SharePoint Workflow Spezial 2017 – Digitale Transformation mit SharePoint« ist, dass Microsoft deutliche Fortschritte macht, was den Einsatz von »Office 365« mit der enthaltenen Kernkomponente »SharePoint Online« betrifft. 29 Prozent setzen inzwischen die Cloud-Suite in unterschiedlichen Formen ein, während es bei der Vorjahresbefragung noch 13 Prozent waren. Hier gilt allerdings anzumerken, dass Office 365 einen sehr umfangreichen Baukasten enthält, der weit über die typischen Sharepoint-Funktionen hinaus zum Einsatz kommt. Office 365 lässt sich daher nicht unmittelbar Sharepoint gegenüberstellen.

Weiterhin beleuchtet die Studie etwas genereller den Einsatz der klassischen, im Unternehmen installierten, Server-Software (On-Premise) mit den alternativen Bereitstellungsoptionen von Sharepoint über die Cloud beziehungsweise als gehosteten Service.

Hier fällt auf, dass der Einsatzgrad von Sharepoint On-Premise im Vergleich zum Vorjahr ziemlich unverändert bei 64 Prozent bleibt ( 2016: 65 Prozent). Der Anteil der gehosteten (Cloud-) Installationen ist jedoch von 17 Prozent auf 21 Prozent angestiegen. Die gemischte SharePoint-Bereitstellung, also teilweise On-Premise, teilweise gehostet reduzierte sich entsprechend auf 14 Prozent.

Studie beleuchtet die Workflow-Nutzung genau

Die Anwenderstudie zeigt deutlich auf, dass Unternehmen Workflow-Funktionen der Sharepoint-Plattformen zunehmend nutzen, obwohl die Zufriedenheit mit den von Sharepoint bereitgestellten Funktionen nur bei 12 Prozent liegt. Um Sharepoint neben einem universellen, unternehmensweiten Portal auch als Workflow-Lösung nutzen zu können, bietet es zwei Voraussetzungen: Zum einen enthält es eine einfache Workflow-Engine und einen entsprechenden Designer, um grundlegende Dokumenten-Workflows einrichten zu können. Zum anderen existieren vielfältige Schnittstellen zu allen denkbaren Geschäftsanwendungen, um so Daten beispielsweise aus SAP und anderen führenden Geschäftssystemen zu lesen und auch zu schreiben.

Laut der Studie nutzen 56 Prozent die von Sharepoint gebotenen Workflow-Möglichkeiten bereits, 26 Prozent planen dies für die Zukunft, während 15 Prozent keine derartigen Aktivitäten vorhaben. Die meiste Verwendung liegt mit 38 Prozent im Bereich Helpdesk, da Sharepoint lange eine aus der IT-Abteilung getriebene Plattform war. Mittlerweile verschwindet aber der IT-Fokus zunehmend und Sharepoint breitet sich auf viele andere geschäftliche Bereiche wie den Vertrieb, Einkauf und das Marketing aus. So nutzen beispielsweise 36 Prozent auch jeweils Workflow-Lösungen im Vertrieb und Einkauf sowie 34 Prozent im Personalwesen.

Nutzer sind mit Workflow-Funktionen von Sharepoint unzufrieden

Jedoch ist die Zufriedenheit mit den Sharepoint-eigenen Workflow-Funktionen relativ gering. 22 Prozent der Anwender sind damit nicht zufrieden, 36 Prozent teilweise und nur 12 Prozent gaben sich zufrieden. Grund dafür ist, dass Microsoft mit den vorhandenen Bordmitteln zwar die Basiswerkzeuge für Automatisierung und Prozessunterstützung liefert, deren Möglichkeiten jedoch begrenzt sind.

Um die Möglichkeiten zu erweitern, programmieren Anwender häufig eigene Lösungen oder geben deren Entwicklung an einen Dienstleister ab. 71 Prozent der Anwender verwenden hierfür eine entsprechende Software. Hiervon begnügen sich 32 Prozent mit dem kostenlos von Microsoft zur Verfügung gestellten »SharePoint Designer«. 29 Prozent verwenden das Tool des Drittanbieters Nintex und 7 Prozent setzen auf K2. Der Rest benutzt Tools von weiteren Anbietern.