Digitalisierung der Papierberge in HR-Abteilungen – ein Dilemma

Wer hat die Treiberfunktion, wenn es um die Digitalisierung der Papierberge in HR-Abteilungen geht? Die IT- oder die HR-Abteilung? Der Digitalisierungs-Dienstleister Aconso ist der Meinung, dass Personalabteilungen aus ihrem Dornröschenschlaf erwachen und es selbst anpacken sollten. Aconso-CEO Ulrich Jänicke führt drei entscheidende Gründe auf.

In Sachen Digitalisierung herrscht in vielen HR-Abteilungen noch Nachholbedarf. Laut der Studie »Benchmarking HR Digital« der Unternehmensberatung Promerit müsste sich vor allem die Wahrnehmung der eigenen Rolle im Transformationsprozess verändern: Nur 52 Prozent der befragten HR-Manager sehen sich selbst in der Verantwortung die Digitalisierung in der eigenen Abteilung voranzutreiben. Vielmehr schreiben sie die Treiberfunktion der IT (82 Prozent) und der Geschäftsführung (74 Prozent) zu.

»Diese Einstellung ist längst nicht mehr State-of-the-Art und behindert moderne HR-Arbeit«, erklärt Ulrich Jänicke, CEO von aconso. In diesem zusammenhang formuliert er seine drei Top-Gründe, warum Personalabteilungen aus ihrem Dornröschenschlaf erwachen und die Digitalisierung ihrer Papierberge anpacken sollten.

1. Wer digitalisiert, spart Zeit und Geld

Bei diesem Argument sollte laut Jänicke jedem Budget-geplagten Manager das Herz höher schlagen: Wer digitalisiert, spart bares Geld. Denn es sind vor allem zeitaufwendige Routineaufgaben, die HR-Mitarbeiter ausbremsen. Zwar sind gute Scanner und hochwertige Software-Lösungen nicht umsonst. Aber: Meist holen sie ihre Anschaffungskosten schon nach kürzester Zeit wieder rein.

Wo HR-Manager früher etwa mehrere Stunden in ein einziges Arbeitszeugnis investieren mussten, machen moderne Tools wie ein Zeugnis-Generator das Dokument in 15 Minuten versandfertig – und durch regelmäßige Software-Updates auch rechtssicher. »Dadurch bleibt mehr Zeit für wichtige und zunehmend geschäftskritische Aufgaben der Personalabteilung wie Talentförderung, Mitarbeitergewinnung und strategische Beratung des Managements«, argumentiert Jänicke.

2. Wer digitalisiert, kann dem Fachkräftemangel vorbeugen

Heute schon problematisch, wird er wohl noch zunehmen – der Fachkräftemangel. Und wer möchte schon von der Uni in die Steinzeit zurück? Zumindest könnte sich dieses Gefühl bei vielen qualifizierten Arbeitskräften einstellen, die heute im privaten Umfeld die neuesten Technologien nutzen, am Arbeitsplatz dann aber Papierberge wälzen müssen.

Insbesondere die nachrückende Millennial-Generation stellt hier höhere Ansprüche an ihre zukünftigen Arbeitgeber. Sie möchte relevante Informationen schnell, einfach und wenn möglich digital auf dem Smartphone erhalten. Elektronische Portallösungen, über die HR-Abteilung und Mitarbeiter Dokumente unkompliziert und sogar mobil per Smartphone austauschen können, sind bereits verfügbar.

Es lassen sich sogar Krankmeldungen einfach per Handyfoto an die Personalabteilung übermitteln. Die HR-Arbeit mit Hilfe intelligenter Technologien zu modernisieren trägt nach Meinung von Jänicke also zu einem positiven Employer-Branding bei und hilft, Mitarbeiter langfristig ans Unternehmen zu binden.

3. Wer digitalisiert, erhöht Sicherheit und Verfügbarkeit von Personaldaten

Noch immer ist die Meinung weit verbreitet, dass sensible Mitarbeiterdaten auf Papier im abschließbaren Aktenschrank am sichersten sind. Doch was passiert im Fall von Brand- oder Wasserschäden? Daten können auf diese Weise unwiederbringlich verloren gehen.

In einer zunehmend mobilen Arbeitswelt behindern Papierakten zudem den Workflow erheblich. Denn wird ein bestimmtes Dokument benötigt, muss der Personaler es so erst aufwendig im Archiv suchen und gegebenenfalls scannen, damit er es dann per E-Mail verschicken kann. Sind Dokumente hingegen in der Cloud gespeichert, können HR-Verantwortliche von überall darauf zugreifen – und zwar sicher: Über eine professionell betreute HR-Software lässt sich ein ausgefeiltes Berechtigungskonzept umsetzen, wer wann auf welche Dokumente zugreifen darf.

Zudem liegen die Dateien so auf den Servern des Cloud-Providers und sind damit nicht länger von Umwelteinflüssen wie Feuer oder Wasser bedroht. Denn ein professioneller Dienstleister schützt die sensiblen Daten mit modernster Sicherheitstechnologie und Backup-Systemen.

Fazit: Fangen Sie an, vielleicht mit der digitalen Personalakte

»HR-Verantwortliche können die digitale Transformation ihrer Abteilung und damit auch des gesamten Unternehmens entscheidend vorantreiben – sofern sie sich ihrer Rolle bewusst sind«, erklärt Jänicke. Mit Hilfe von Digitalisierungsangeboten professioneller Scan-Dienstleister verschwinden Aktenberge in kürzester Zeit aus den HR-Archiven; moderne Lösungen für die Erstellung und den Austausch von Mitarbeiterdokumenten beschleunigen Routineaufgaben erheblich.

»Dabei muss ja nicht von Null auf Hundert digitalisiert werden«, betont Jänicke. »Oftmals reicht es, zunächst mit einem Teil – etwa der Einführung einer digitalen Personalakte – anzufangen und sich dann schrittweise und im individuellen Tempo des Unternehmens voranzutasten.«

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