Advertorial: Informationsmanagement auf das nächste Level führen

Optimal integriert, wirtschaftlich und flexibel. Mit einer tiefen ERP-ECM-Integration führen Sie Ihr Informationsmanagement auf das nächste Level.

In der digitalisierten Arbeitswelt ist es wichtig, dass der Informationsfluss erhalten bleibt, unabhängig von Arbeitsort und Arbeitszeit. Erst die unternehmensweite Nutzung von Daten und Dokumenten schafft einen echten Mehrwert für den Anwender. Voraussetzung hierfür ist ein einfacher und dauerhafter Zugang zu den angeforderten Informationen. ECM-Lösungen unterstützen ein ganzheitliches Informationsmanagement im Unternehmen, müssen jedoch tief in die technische Infrastruktur integriert werden. Dieser Anforderung wird OPTIMAL SYSTEMS mit der Schnittstellenkompatibilität seiner Software umfassend gerecht.

Alles in Unternehmen steht und fällt heutzutage mit der schnellen Verfügbarkeit von Informationen – in jeder Abteilung, bei jeder Aufgabe. Die Herausforderung ist, diese großen Datenmengen überall, jederzeit und sicher zugänglich zu machen – und das zudem auch noch schnell. Für einen optimalen Informationsfluss muss der problemlose Austausch von Daten über mehrere Anwendungen hinweg möglich sein. Konkret heißt das: Geschäftsprozesse ohne Medienbrüche digital abbilden, ERP-Datensätze mit Dokumenten verbinden, Informationen im Kontext ablegen. So sind Informationen einfach wieder zu finden und das Wichtigste: Sie können ungehindert fließen. Aus Daten kann so Wissen entstehen.

Die Anwender der ECM-Software enaio® profitieren von seiner vollen Leistungsfähigkeit gerade im Zusammenspiel mit anderen Applikationen – unabhängig von der jeweiligen Aufgabenstellung und der zu integrierenden Software. Das Fundament dafür: die herausragende Schnittstellenvielfalt. enaio® kann in beliebige IT-Strukturen und -Systeme eingebunden werden – in ERP-Systeme genauso wie in Office, Groupware, KIS oder GIS, Portale u. v. m. Und zwar in alle Richtungen: So lassen sich enaio®-Funktionen komfortabel in die Arbeitsumgebungen der führenden Systeme bzw. Fachanwendungen einbinden, aber auch die Darstellung externer Inhalte in enaio® wird gewährleistet. So dient das ECM-System als zentrale Plattform unterschiedlichster Informationsquellen.

Die Formel für ein ganzheitliches Informationsmanagement

ERP-Systeme gehören in Unternehmen ab einer gewissen Größe zur Standard-IT-Umgebung. Rund 80 Prozent der Betriebe haben heute mindestens ein ERP-Standardsystem, wobei SAP den größten Marktanteil hat. Jene Lösungen werden dafür eingesetzt, eine Vielzahl von Aufgaben zu erfüllen, von kaufmännischen Prozessen bis hin zur Produktionssteuerung. Viele bieten auch einige Dokumentenmanagement-Funktionen an, wie etwa die Möglichkeit, digitale Dokumente zu verwalten und zu archivieren. Manchmal reichen die in manchen ERP-Systemen vorhandenen Archiv- und Dokumentenmanagement-Funktionen nicht aus. Doch was nutzen die Daten, wenn sie nur in dem ERP/SAP verfügbar sind? Daten werden abteilungs- und funktionsübergreifend benötigt, Informationen müssen in Unternehmen stets abrufbar sein.

enaio® kann eine wichtige Ergänzung zu einer bereits bestehenden ERP-Lösung darstellen, damit Prozesse vollständig digital abgebildet werden. Die ECM-Suite von OPTIMAL SYSTEMS übernimmt die Aufgabe, Dokumente beliebigen Dateiformats zu verwalten und revisionssicher zu archivieren, egal ob sie inner- oder außerhalb eines ERP-Systems erstellt wurden (z. B. mit Office- oder E-Mail-Programmen) oder über verschiedene Kanäle als Brief, Fax oder E-Mail das Unternehmen erreichen. Mithilfe eines ECM-Systems kann praktisch der gesamte Dokumentenbestand eines Unternehmens mit einem ERP-System verknüpft und unternehmensweit verfügbar gemacht werden.

Für die Ergänzung eines ERP-Systems mit Dokumentenmanagement-Funktionen gibt es eine Vielzahl an Anwendungsszenarien. Dazu gehört die Verknüpfung des gesamten Schriftverkehrs zu einem bestimmten Lieferanten, aber auch die Abbildung einer elektronischen Maschinenakte, die sowohl Bilder als produktionsbegleitende Dokumente und Informationen aus dem ERP oder PPS beinhaltet. Über bidirektionale Schnittstellen kann der Zugriff auf sämtliche Daten jederzeit gewährleistet werden. Anwender sind nicht dazu gezwungen, zwischen den Applikationen zu wechseln, sondern können in der gewohnten Umgebung arbeiten. 

Der Vorteil: Alle Belege und Informationen, die zu einem Geschäftsvorgang gehören, werden zentral in einer elektronischen Vorgangsakte abgelegt und verwaltet. So geht man einen Schritt weiter in Richtung unternehmensweites Informationsmanagements. Ein ERP-Benutzer kann direkt aus einem ERP-Datensatz heraus die dazugehörige Vorgangsakte im ECM-System per Mausklick aufrufen oder in der integrierten Dokumentenanzeige die Inhalte eines Dokuments anschauen. Konkret für den Anwender heißt es: Er kann schneller auf Informationen zugreifen. Nicht weniger interessant ist die Tatsache, dass auch Mitarbeiter ohne ERP-Zugang auf die Dokumente eines Vorgangs zugreifen können – nämlich über das ECM.

Zusammengefasst: Es gibt genügend Gründe, um einmal zu prüfen, wie die eigene IT-Landschaft durch die Integration mit einem ECM-System bereichert werden könnte oder auch sollte und welche Schnittstellen beachtet werden müssen. Transparenz, Zeitersparnis bei der Bearbeitung, revisionssichere Archivierung, Vermeidung von Medienbrüchen sowie eine bessere Recherche nach Informationen sind dabei nur einige der Nutzenaspekte.