Software4Professionals: PDF-Rechnung per E-Mail wird bevorzugt

Viele Unternehmen denken daran, die Prozesse rund um die Rechnungsstellung zu digitalisieren. Viele Wege führen dorthin – aber bereits die relativ einfache Rechnungsvariante PDF per E-Mail wird von vielen Rechnungsversendern bevorzugt. Und bei der Umstellung auf einen elektronischen Rechnungseingang kann diese Akzeptanz der Lieferanten ein entscheidender Erfolgsfaktor sein, so die Erfahrung von Software4Professionals, dem Hersteller der Standardsoftware-Suite »Yambs«.

Unternehmen, die sich für den Empfang elektronischer Rechnungen im PDF-Format entscheiden, erreichen mit den richtigen Maßnahmen Umstellungsquoten von 90 Prozent der Lieferanten. Das Rechnungsvolumen lasse sich somit annähernd komplett digitalisieren.

Umstellung auf Rechnungsvariante PDF per E-Mail ist unkompliziert

Eine kooperative Studie der Goethe-Universität Frankfurt am Main und von Bonpago ergab, dass die Übermittlung einer Rechnung im PDF-Format der einfachste Weg für eine erfolgreiche Umstellung auf den elektronischen Rechnungsverkehr ist. Eine Fallstudie von Bonpago bei dem mittelständischen, international tätigen Produktionsunternehmen Rothenberger bestätigte diese Ergebnisse: Aktuell senden 96 Prozent der Lieferanten elektronische Rechnungen. Diese gehen ausschließlich als PDF per E-Mail ein.

»Die Rechnungsvariante PDF per E-Mail ist besonders für Unternehmen interessant, die noch keine oder nur wenig Erfahrung mit dem elektronischen Rechnungsaustausch haben, da die Umstellung unkompliziert und ohne weitere Prozessanpassungen möglich ist«, erläutert Simon Bolta, Sales Manager bei Software4Professionals.

Aufwand für Rechnungsbearbeitung sinkt von 16 bis 23 Minuten auf fünf Minuten

Eine Datenerhebung der Goethe-Universität Frankfurt im Jahr 2013 ergab, dass die Bearbeitung einer Papierrechnung 16 bis 23 Minuten dauert. Der elektronische Austausch von PDF-Rechnungen senkt den Aufwand auf rund fünf Minuten. Die automatische Verarbeitung von Rechnungen im PDF/A-Format erfolgt dabei mithilfe einer Lösung, welche die Daten aus der PDF-Datei extrahiert und an die Buchhaltungssoftware weitergibt. Kostspielige Scan- und OCR-Technologien würden dadurch obsolet.

Die von Software4Professionals entwickelte Yambs-Suite umfasst Lösungen für das Electronic-Banking, die Avis-Verarbeitung, Eingangsrechnungen und Sammelrechnungs-Belege. Zukünftig werde ein Hauptaugenmerk auf dem Datentransfer und der Verarbeitung von Informationen aus PDF-Dateien jeglicher Art in SAP liegen.

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