Assima und SGH digitalisieren den Zentralregulierungsprozess

Die Verbundgruppe Assima und der Dienstleister SGH haben sich zusammengetan und das Pilotprojekt zur Digitalisierung der Zentralregulierungsprozesse entwickelt und implementiert. Seit Anfang dieses Jahres läuft die Lösung für die Assima-Mitglieder (»Assimisten«), und der bisherige Papierversand ist eingestellt und durch die Inbetriebnahme des ZR-4.0-Portals ersetzt worden. Für die Assimisten ist somit flächendeckend die Voraussetzung geschaffen worden, mittels dem ZR-4.0-Portals und in Übereinstimmung mit den GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) sämtliche rechtlichen Auflagen zu erfüllen, die der Empfang elektronischer Rechnungen erforderlich macht.

Zusätzlich bietet das von der SGH eigens dafür entwickelte Portal die Grundlage für die rechtsgültige Archivierung aller Zentralregulierungsbelege. Dieser Schritt ist notwendig, damit, wie in Kürze geplant, die Lieferanten von Assima ihre Rechnungen in digitaler Form senden können – sei es per EDI, PDF oder der von SGH entwickelten Viper-Anbindung.

EDI, PDF, Viper – jede Rechnungen in digitaler Form wird verarbeitet

»Bei allem Nachdenken darüber, wie Zukunft gestaltet werden kann, stellen einen rechtliche Vorschriften häufig vor die größten Herausforderungen. Eine dieser Herausforderungen ist die Digitalisierung der Zentralregulierung und die damit einhergehende rechtssichere Archivierung sämtlicher Zentralregulierungsbelege«, berichtet Siegfried Despineux aus seiner täglichen Arbeit als Geschäftsführer von Assima mit einem Zentralregulierungsvolumen von 54 Millionen Euro in 2016.

»Mit der Rechtssicherheit der Vorgänge und der Archivierung, die wir als SGH mit dem ZR-4.0-Portal sicherstellen, ermöglichen wir den Teilnehmern einen großen Mehrwert. Im nächsten Schritt wird die elektronische Anbindung der Lieferanten abgeschlossen und die Prozesse auf Seiten der Assimisten gezielt auf die Nutzung der digitalen Zentralregulierung optimiert«, sagt Gerrit Hoppen, Vorstand von SGH. »So wollen wir gemeinsam mit der Assima die Zukunftsfähigkeit und Attraktivität der Zentralregulierung erhalten und weiter ausbauen.«

Über das ZR-4.0-Portal sind auch Datev-Daten für den Steuerberater abrufbar

Hoppen zielt damit vor allem auf die effizientere und zeitnahe Bearbeitung der Rechnungen und Bereitstellung von Daten und Informationen ab, die das System garantiert. Damit biete das Portal dem Assimisten auch die Möglichkeit, automatisiert Datev-Daten für den Steuerberater abzurufen oder diesem einen Zugang freischalten zu lassen. Auch das reduziere Zeitaufwand und Kosten für das Mitglied bei gleichzeitiger Qualitäts- und Effizienzsteigerung und Schonung der Ressourcen.

Diese Vorteile seien aber nicht nur für das Mitglied spürbar, sondern gelten ebenso für die Lieferanten, die sich zur Teilnahme an diesem einmaligen Zukunftsprojekt entschließen. »Wir setzen darauf, dass unsere Lieferanten sich für diese Arbeitserleichterung begeistern lassen und zukünftig auf digitalen Rechnungsversand umstellen«, wünscht sich Despineux. »Nicht nur um Zeit und Geld zu sparen, sondern auch, um für die nächsten digitalen Herausforderungen bestens aufgestellt zu sein«.

Wenn Assima-Mitglieder das ZR-4.0-Portal nutzen, werde eine der sichersten Verschlüsselungen der Datenübertragung und -speicherung überhaupt verwendet. Weitere Vorteile für die Teilnehmer liegen darüber hinaus in der Möglichkeit, Auswertungen abzurufen und Ad-hoc-Reports zu generieren, der Beleganzeige aller Belege aus der Zentralregulierung, individueller Belegsuche, permanenter und weltweiter Verfügbarkeit oder standardisierten und individuell konfigurierbaren Reports begründet.

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