Jowat setzt auf die digitale Personalakte von Circle Unlimited

Die Jowat SE mit Sitz in Detmold gehört zu den weltweit führenden Anbietern von Industrieklebstoffen. Der Mittelständler mit rund 1.000 Beschäftigten wurde wie viele Unternehmen von der Digitalisierungswelle erfasst. »Wir starteten mit rund 700 papierhaften Personalakten auf der grünen Wiese«, umschreibt Alexander Karmanski, Referent Recht bei Jowat und verantwortlich für das Projekt, die Ausgangssituation. »Bis zur Digitalisierung fand die Suche nach den Dokumenten manuell und damit zeitaufwändig statt. Zudem war es nicht möglich, dezentral und standortunabhängig die Akten einzusehen und zeitgleich durch mehrere Personen zu bearbeiten. Auch das Thema Datensicherheit beispielsweise im Brandfall war ein Treiber für die Digitalisierung.«

Jowat entschied sich für die digitale Personalakte »cuSmarText HR« von dem Norderstedter Softwarehaus Circle Unlimited. Jowat löst damit jetzt manuelle Prozesse zu Gunsten digitaler Vorteile beim Suchen und Bearbeiten ihrer Personaldokumente ab. Die Lösung von Circle Unlimited ist vollständig in die SAP-Systeme integriert, mit denen die Personalabteilung von Jowat arbeitet.

Von der manuellen zur digitalen Suche mit der digitalen Personalakte »cuSmarText HR«

Der Weg zur digitalen Personalakte bei Jowat startete mit einem Workshop zur Definition der Anforderungen an das neue System. Danach ging es an das Sichten und Aussortieren der Papierakten und anschließend an das Einscannen. Die gescannten Dokumente wurden später in die eigens entwickelte Ordnerstruktur einsortiert. Von Anfang an mit an Bord bei der Einführung waren der Betriebsrat und die betriebliche Datenschutzbeauftragte.

»Wir haben das Projekt Circle Unlimited anvertraut, da die Firma und ihre Lösungen für das Dokumenten- und Vertragsmanagement bereits seit längerem bei Jowat im Einsatz sind«, sagt Karmanski. »Circle Unlimited konnte sehr gute Referenzen für die digitale Personalakte bei anderen Unternehmen vorweisen, und die Lösung ist nahtlos in SAP-Systeme integriert.«

Texterkennung (OCR) hilft bei Indexsuche

Zu den Anforderungen, die Jowat an das System stellte, zählten unter anderem die Möglichkeit einer Indexsuche, eine Ordnerstruktur, die vordefinierten und festen Regeln entspricht, eine automatische Erinnerungsfunktion für Aufgaben und Termine, ein abgestuftes Berechtigungskonzept, die automatisierte Dokumentenerstellung und mobile Verfügbarkeit.

Durch Texterkennung (OCR) realisiert Circle Unlimited die Indexsuche innerhalb der Personaldokumente (in diversen Formaten wie E-Mail, Text, PDF, Bild etc.) ähnlich einer Suche in Internet-Suchmaschinen. Der in die digitale Personalakte integrierte Task-Manager ermöglicht, Aufgaben selbst zu bearbeiten oder Kollegen zuzuweisen. Eine automatische Erinnerungsfunktion erinnert dann beispielsweise an das fristgerechte Löschen von Abmahnungen, an Probezeit- bzw. Mitarbeitergespräche oder an das Auslaufen eines Vertrags. Zum Einsatz kommt bei Jowat auch die Softwarekomponente »cuDocument Builder« zur automatisierten Dokumentenerstellung für Arbeitsverträge, Rund- oder Gratulationsschreiben etc.

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