Rechnungen ohne viel Aufwand elektronisch verarbeiten

Handelspartner, Mitarbeiter, Dienstleister und die öffentliche Hand erwarten immer stärker ein elektronisches Rechnungsmanagement von Unternehmen. Da sich laut dem Beratungsunternehmen Billentis sowohl auf Rechnungssteller wie -empfängerseite 60 bis 70 Prozent der Kosten im Rechnungsprozess einsparen lassen, lohnt es sich nicht zuletzt auch kostenseitig eine Lösung zur elektronischen Abwicklung des Rechnungsprozesses zu etablieren. Gegen elektronisches Rechnungsmanagement spricht häufig nur noch der Aufwand, der für ein entsprechendes Projekt betrieben werden muss. »Individuelle IT-Projekte für dedizierte Prozessaufgaben sind häufig zeit- und kostenaufwändig und erfordern meist viel Programmierarbeit. Dadurch stellt sich der Return on Investment oft sehr spät ein. Dies schreckt Unternehmer häufig ab, neue Lösungen anzugehen«, meint Karl Heinz Mosbach, Geschäftsführer von ELO Digital Office. Auf der anderen Seite erhöhe sich aber in einigen Bereichen – allen voran im Rechnungsmanagement – der Druck auf die Unternehmensverantwortlichen, automatisierte Prozesse einzuführen.

Um den Implementierungsaufwand zu reduzieren, stellt ELO Digital Office mit »ELO Business Solution Invoice« eine Rechnungslösung zur Verfügung, deren durchgängigen Standardabläufe direkt nach der Implementierung nutzbar sind. »ELO Business Solution Invoice« ist eine von vier prozessbezogenen Lösungen für Enterprise Content Management, die ELO in diesem Jahr auf den Markt gebracht hat. Neben dem Rechnungsmanagement gibt es standardisierte Vorgehensweisen als Best-Practice-Ansätze für das Besucher- und Vertragsmanagement sowie für die digitale Aktenverwaltung in Behörden.

So funktioniert »ELO Business Solution Invoice«

Die elektronische Bearbeitung eingehender Rechnungen läuft meist nach folgendem Standardprozess ab: Rechnungseingang, automatische Datenextraktion, formelle Prüfung, fachliche Freigabe, Vorkontierung und Übergabe an das System für Enterprise-Resource-Planning (ERP). Diesen Standardprozess greift »ELO Business Solution Invoice« auf. Mit Hilfe vorkonfigurierter Bausteine und Oberflächen können Anwender die Lösung  bedarfsgerecht anpassen.

»Unser Ziel ist, neue Standards in Bezug auf User-Experience, Flexibilität und das Zusammenspiel mit Fachapplikationen zu setzen«, sagt Nils Mosbach, Leiter der Abteilung Business Solutions. »Dabei fließen jeweils unsere Erfahrungen aus zahlreichen erfolgreichen Projekten sowie aktuellste Forschungsergebnisse in die Neuentwicklung einer ELO Business Solution ein. Als Ergebnis entsteht eine Lösung, die das Benutzererlebnis in den Fokus rückt und den unterschiedlichsten Kundenanforderungen gerecht wird.«

In der Praxis funktioniert »ELO Business Solution Invoice« folgendermaßen: Die Erfassungsphase umfasst die automatische Klassifizierung und Erkennung. Kommt eine Rechnung per E-Mail im Datenformat im Unternehmen an, ermöglicht das Modul »ELO DocXtractor« die automatisierte Extraktion und Klassifizierung der Belegdaten. Ebenso lassen sich Dateien auslesen, die durch Scannen von papierbasierten Rechnungen zustande kommen. Alternativ können auch Rechnungen erfasst werden, die im Rechnungsstandard ZUGFeRD eintreffen. Zur Ergänzung der Rechnungsinformationen greift die ELO-Lösung auf Daten aus dem ERP-System zu. So können Informationen, die nicht Bestandteil einer Rechnung sind, wie Buchungskreis oder Mandanten-Informationen, ergänzt werden. »ELO Business Solution Invoice« prüft gemäß Paragraph 14 des Umsatzsteuergesetzes, ob die jeweils geltenden gesetzlich vorgeschriebenen Rechnungsinformationen vorhanden, vollständig und korrekt sind. Die Buchhaltung kann fehlende Informationen ergänzen und die Prüfung abschließen.

Anschließend wird die Rechnung dem richtigen Sachbearbeiter oder der zuständigen Abteilung zur fachlichen Freigabe weitergeleitet. Per Standard-Konfigurationsoptionen lässt sich unter anderem festlegen, ob eine Rechnung in Abhängigkeit von Rechnungsbetrag oder nach dem Vier-Augen-Prinzip entschieden wird.

Kurze Rechnungsdurchläufe, weniger Fehler und mehr Transparenz

Schließlich erfolgt die Kontierung anhand eines vorkonfigurierten und erweiterbaren Workflows. Für die einzelnen Schritte wie der Erfassung der Kostenstelle können die Prozessverantwortlichen Bearbeitungsfenster definieren. So lassen sich kurze Durchlaufzeiten und die Einhaltung von Skontofristen bewerkstelligen. Alle Workflowschritte werden protokolliert und angelehnt an Social-Media-Anwendungen in aggregierter Form in einem Verlaufsfenster dargestellt. In den einzelnen Bearbeitungsschritten können Anwender Informationen zum Rechnungsbeleg hinzufügen, die dauerhaft mit diesem verbunden bleiben. Die extrahierten Informationen stellt »ELO Business Solution Invoice« nach Prüfung und Freigabe aller nötigen Instanzen dem verwendeten ERP-System zur Verfügung. Welche Daten übergeben werden, lässt sich individuell bestimmen.

Vorteil einer IT-gestützten Rechnungsverarbeitung sind nicht nur schnellere Durchlaufzeiten und weniger Fehler, sondern auch mehr Transparenz. Mit dem Rechnungseingangs-Cockpit von »ELO Business Solution Invoice« überblicken Anwender alle Rechnungen, die sich im laufenden Prozess befinden. Die Anzahl der Rechnungsbelege, deren Status und weitere Detailinformationen sind direkt ersichtlich. Skontofristen und Fälligkeitstermine werden ebenso angezeigt wie zeitkritische Rechnungsbelege in den jeweiligen Bearbeitungsschritten. Mit wenigen Mausklicks können sich Controlling-Verantwortliche Auswertungen generieren lassen, zum Beispiel die Top-5-Kreditoren oder umfangreichere Rankings der Kreditoren nach unterschiedlichen Kriterien.

Da es sich bei »ELO Business Solution Invoice« um ein Standardprodukt und nicht um eine Projektlösung handelt, profitiert der Kunde neben niedrigeren Anschaffungskosten und kürzerer Implementierungsdauer von der Update-Fähigkeit. »Sobald wir neue Funktionen entwickeln oder Ergänzungen bereitstellen, kann der Anwender diese einfach per Software-Update einspielen und Innovationen nutzen, ohne dass er persönlich deren Entwicklung initiieren muss«, ergänzt Nils Mosbach.

Mit »ELO Business Solution Invoice« können Unternehmen und Organisationen digitales Rechnungsmanagement schnell umsetzen. Per Konfiguration lässt sich die Lösung individuell an die existierenden Prozesse und Strukturen anpassen. Damit erhalten die Verantwortlichen eine optimale Basis für eine revisionssichere und effiziente Rechnungsverarbeitung.