OMV ersetzt seine bestehende ECM-Landschaft durch M-Files

Erneuter beeindruckender Kundengewinn: Die österreichische OMV-Gruppe, ein internationales Öl- und Gasunternehmen, wird mit M-Files eine gewachsene Struktur aus verschiedenen Legacy-Systemen für Enterprise-Content-Management (ECM) ablösen. Zukünftig werden Dokumente, die regulatorischen Anforderungen unterliegen, konsolidiert im M-Files Enterprise-Information-Management (EIM) abgelegt. Ausschlaggebend für die Wahl seien beste Usability, weitreichende Integrationsmöglichkeiten und die sichere Erfüllung von Compliance-Auflagen gewesen. Erst kürzlich meldete M-Files, dass der größte Hafen Floridas, Port Tampa Bay, eine bestehende Installation von »OpenText eDOCS« durch eine Enterprise-Information-Management-Lösung (EIM) von M-Files ablöst.

Als eines der größten börsennotierten Industrieunternehmen Österreichs leistet die OMV-Gruppe einen wesentlichen Beitrag zur Energieversorgung ihrer Kernmärkte mit rund 200 Millionen Kunden in Mitteleuropa, Südosteuropa sowie der Türkei. Um die sichere und effiziente Versorgung mit Energie gewährleisten zu können, ist ein schneller Zugriff auf Dokumente und Datensätze in der richtigen Version unerlässlich.

OMV verwendete vorher zu viele verschiedene Systeme für die Verwaltung von Datenbeständen

In der Vergangenheit wurde in der OMV-Gruppe eine Kombination von verschiedenen Systemen für die Verwaltung von Datenbeständen verwendet. Die Mitarbeiter empfanden die Nutzung dieser Systeme jedoch als so umständlich und schwierig, dass nur eine sehr geringe Benutzerakzeptanz erreicht werden konnte. So wurden weiterhin Dateien vor allem auf internen Netzwerkordnern und lokalen Laufwerken gespeichert.

OMV suchte daher eine neue ECM-Lösung für mehrere Tausend Nutzer im Unternehmen unter anderem in Norwegen, Großbritannien und am Hauptsitz in Österreich. Nach einem formellen RFP-Prozess, der auch einen intensiven Test der Usability beinhaltete, entschied sich OMV für die EIM-Lösung von M-Files.

M-Files-Lösung in verschiedenen OMV-Abteilungen bereits im Einsatz

Derzeit ist M-Files in den OMV-Upstream-Aktivitäten in Rumänien, Pakistan und Österreich im Einsatz. Darüber hinaus wird M-Files für die Verwaltung technischer Dokumentationen in den OMV-Raffinerien verwendet. Zudem dient die Lösung als Verwaltungsplattform für regulatorische Richtlinien und Standards in der gesamten OMV-Gruppe.

»Wir wollten kein komplexes ECM-System, das unsere Mitarbeiter nicht verwenden würden. Aus diesem Grund haben wir M-Files ausgewählt«, erläutert Florian Neuböck, Senior Project Manager und verantwortlich für Enterprise-Applications bei OMV. »M-Files ist nicht nur sehr leicht zu bedienen, sondern kann auch so einfach konfiguriert und administriert werden, dass wir damit auch die strengen gesetzlichen Anforderungen an unser Informationsmanagement erfüllen können.«

»Ein wichtiger Erfolgsfaktor und Wettbewerbsvorteil in informationsintensiven Branchen wie beispielsweise die Öl- und Gasindustrie, ist die Fähigkeit, schnell auf die richtigen und aktuellen Informationen zugreifen zu können«, sagt Greg Milliken, Vice President Marketing bei M-Files. »Mit M-Files können die Mitarbeiter von OMV im Rahmen ihrer Berechtigungen schnell und einfach auf die richtigen und aktuellen Informationen zugreifen. So kann sich OMV mit all seiner Kraft auf das konzentrieren, was OMV am besten kann: seine Öl- und Gas-Vorkommen optimal ausnutzen.«

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