Übersicht über verschiedene mobile ECM-Lösungen

Um unliebsame Überraschungen im Praxisbetrieb zu vermeiden, ist es bei der Auswahl von mobilen ECM-Lösungen wichtig, Details wie manuelles oder automatisches Einchecken nach dem Offline-Betrieb und den Bearbeitungsfunktionsumfang im mobilen Einsatz zu hinterfragen. Kann man hier nur Dokumente betrachten, aber nicht oder nur sehr eingeschränkt  bearbeiten, ist die Lösung für den geplanten Einsatzzweck womöglich nicht geeignet. Welche Funktionen, Details und Themen bei mobilen ECM-Lösungen genauer betrachtet werden sollten, erläutert ECM-Experte Bernhard Zöller, Geschäftsführer von Zöller & Partner, im ECMguide.de-Interview zu diesem Thema. Was bei verschiedenen Anbietern schon geht, lesen Sie hier in dieser Übersicht.

Alfresco bietet individuell anpassbare App-Oberfläche

Alfresco Mobile vom ECM-Anbieter Alfresco ist eine kostenlose, mobile App für iOS- und Android-Tablets und -Smartphones. Damit greifen Nutzer von unterwegs auf Inhalte zu, unabhängig davon, ob sie im On-Premise-System oder in der Alfresco-Cloud gespeichert sind. Pro Gerät sind mehrere Konten möglich. Social-Collaboration-Tools ermöglichen, Content zu kommentieren, mit »Gefällt mir« zu markieren und mit anderen zu teilen. Mitarbeiter können mit ihrem Account entsprechend dem Rollen- und Rechtekonzept die für sie sichtbaren Dokumente und Ordner offline auf ihrem Mobilgerät mitnehmen. Heruntergeladene Inhalte lassen sich mit einem Gültigkeitszeitraum versehen. Sobald der Mitarbeiter wieder online geht, werden die veränderten Inhalte synchronisiert. Die Speicherung in verschlüsselten Containern sorgt für die Sicherheit der Daten. Zudem lässt sich das Aussehen beziehungsweise die Oberfläche der App an die Rolle der Benutzer anpassen. Ein Mitarbeiter aus dem Vertrieb eines Unternehmens arbeitet dann mit einer anderen App-Oberfläche als etwa ein Anwalt aus der Rechtsabteilung oder ein Mitarbeiter im Kundendienst.

Mit der Alfresco Mobile App können Anwender an dokumenten-zentrischen Workflows teilnehmen und Aufgaben von unterwegs annehmen und abschließen sowie neue Workflow-Prozesse starten. Außerdem ist die App mit Mobile-Device-Management-Lösungen von MobileIron, Good Technology und Symantec kompatibel. Somit besteht unter anderem eine Kontrolle darüber, mit welchen mobilen Apps Dateien geöffnet werden können.

Docuware bietet bereits dritte mobile App-Generation

2011 brachte der ECM-Anbieter DocuWare mit »DocuWare Mobile« für Apple »iPhone« seine erste mobile Lösung auf den Markt. Es folgten Apps für »Android« und »Windows Phone«. Neben Recherchen im zentralen Dokumenten-Pool waren beispielsweise Freigaben durch Setzen eines Stempels von Anfang an möglich. Seit 2014 verwandelt »PaperScan« das Smartphone in einen mobilen Scanner und mit »PaperOrganizer« steht eine App bereit, die Anwender beliebige Dokumente in ihrem Online-Speicher strukturiert ablegen lässt.

Zur CeBIT 2016 präsentierte Docuware die dritte Generation von Docuware Mobile, die in der Bedienung und Leistungsfähigkeit Neuerungen vorweist. Zum Beispiel zeigt ein Dashboard alle relevanten Workflow-Aufgaben an und ermöglicht es, diese darüber am Smartphone zu bearbeiten. Mit einer identischen App für alle Smartphones – ob mit iOS-, Android- oder Windows-Phone-Betriebssystem – stehen allen Anwendern dieselben Funktionalitäten in derselben Oberfläche zur Verfügung. Dies erleichtert auch Systemadministratoren die Arbeit.

Die Nutzungsszenarien von Docuware Mobile reichen heute von der Recherche im zentralen Dokumenten-Pool über die Ablage digitaler Dokumente sowie gescannter Belege aus jeder beliebigen App bis hin zu komplexen Workflow-Aufgaben inklusive Eskalationsmanagement und Stellvertreterregelung. Des Weiteren lassen sich auch parallele Aufgaben am Smartphone bearbeiten.

Docuware Mobile löst alle mobilen Versionen des DMS ab, und steht Anwendern im Google Play Store, Apple Store und Windows Store zum Download bereit.

Mit ELO unterwegs sicher im Team arbeiten

ECM-Lösungen von ELO Digital Office können über den Web-Access-Server auf allen gängigen Smartphones und Tablet-PCs genutzt werden. Die hierfür erforderlichen Apps für iOS, Android und Blackberry 10 stehen in den entsprechenden App-Stores zur Verfügung. Über diese verbindet sich der Anwender mit dem ECM-Server. Die mobilen Einsatzszenarien umfassen die Anzeige und Suche verschiedener Dokumentenarten wie Bilder, Textdateien oder PDF-Dokumente. Darüber hinaus lassen sich Workflow-Funktionen und -Aufgaben über mobile Endgeräte abbilden. So kann der Anwender zur Prüfung einer Rechnung zwischen den ERP-Buchungsdaten und Belegen navigieren. Er ist in der Lage, Anmerkungen zu ergänzen, den Workflow-Prozess freizugeben und die Aufgabe dem nächsten Bearbeitungsschritt zuzuführen.

In der auf der CeBIT 2016 vorgestellten ECM-App »ELO 9 for Mobile Devices« für Apple iOS, Android und Android-Runtime hat ELO die Bereiche Collaboration und Security funktional erweitert. Der in der Collaboration-Komponente enthaltene »ELO Feed« ermöglicht dokumentenbezogene Diskussionen mit anderen Mitarbeitern. Neue Beiträge lassen sich über mobile Endgeräte erstellen, bestehende kommentieren, so dass der Austausch im Team auch unterwegs möglich ist. Zudem kann der Anwender die App im sogenannten »Secure-Container«  betreiben, was der Unternehmensadministration das kontrollierte Ausrollen und Betreiben über Enterprise-App-Stores erlaubt.

Mit der Funktion »ELO QuickScan« können die Nutzer der Version »ELOoffice 10.5« mit Hilfe mobiler Endgeräte Dokumente scannen und erfassen. Ist das Gerät mit dem »ELOoffice-Archiv« verbunden, sind die erfassten Dokumente mit einem Klick ausgewählt und in die Postbox oder den richtigen Kunden- oder Projektordner abgelegt. Eine hohe Bildqualität ist durch diverse Algorithmen zur Bildoptimierung wie einer automatisierten Zonen- und Kantenerkennung gegeben. Zusätzlich können die Anwender kleinere Optimierungen auch manuell vornehmen.

Optimal Systems erleichtert Offline-Betrieb durch Synchronisierungstool

Per App für iOS, Android und Windows sowie per Web-Client sind Nutzer des ECM-Systems »enaio« von Optimal Systems in der Lage, auf dessen Inhalte von unterwegs aus zuzugreifen. Innerhalb der »enaio-App« können Anwender neben der Volltextsuche gespeicherte Anfragen inklusive arbeitsplatzspezifischer Einstellungen verwenden. Favoritenmarkierungen in den Trefferlisten helfen, Wichtiges hervorzuheben und sicherzustellen, dass dies auch im Offline-Betrieb verfügbar bleibt. Abgesehen vom Dokumenten-Inhalt lässt sich der -Kontext wie Dokumentenstatus oder Bearbeiter anzeigen. Im Eingangsbereich der App werden alle eingehenden Abonnements, Wiedervorlagen und auch Workflows gesammelt. Die Abonnementfunktion informiert über Änderungen an Dokumenten oder in Ordnern, was nützlich ist, wenn Mitarbeiter beispielsweise während eines Außentermins dringend auf eine Aktualisierung warten. Workflows lassen sich ebenfalls bearbeiten und starten.

Mit der Kamera von mobilen Geräten können Anwender Dokumente oder Sachverhalte fotografisch festhalten und direkt aus der App in enaio ablegen. Der Datentransfer zwischen App und Enaio erfolgt verschlüsselt und ist zusätzlich mit einer PIN-Sperre gesichert.

Die Sicherheitsfunktionen gelten auch für das Synchronisierungswerkzeug »Sync-Tool« von Enaio mit dem Anwender offline ähnlich, aber geschützt, wie mit Dropbox, Google Drive oder Microsoft OneDrive arbeiten können. Das »Sync-Tool« überträgt Enaio-Favoriten, beispielsweise Vorgangsakten inklusive Korrespondenz in das Windows-Dateisystem, die sich dann offline betrachten und bearbeiten lassen. Besteht wieder eine Verbindung mit dem ECM-System, synchronisieren sich die veränderten Dokumente automatisch.

SER hat große Client-Familie und eine Scan-App

SER hat die »Doxis4 mobileCube App« speziell für iOS und Android entwickelt und stellt sie über Apple iTunes bzw. Google Play zur Verfügung. Die native App für Smartphones und Tablets mit Apple-iOS- oder Google-Android-Betriebssystem bietet Funktionen für die Suche, Anzeige, Ablage und das Scannen/Digitalisieren von Dokumenten sowie für Workflows. Die Client-Familie für die »Doxis4 iECM-Suite« besteht neben dem »mobileCube 3.0« aus »Doxis4 winCube« für Windows und dem webbasierten »Doxis4 webCube«.

Das Modul »Mobile Capture« in »Doxis4 mobileCube 3.0« macht Smartphones und Tablets zum Dokumentenscanner. Es ermöglicht Anwender mit ihrem Mobilgerät, Papierdokumente zu erfassen und im zentralen ECM-System mobil abzulegen. Dabei erfolgt eine automatische Korrektur und Komprimierung der erfassten Seiten. So erkennt Mobile Capture automatisch die Lage und Grenzen des Blatts, so dass keine manuelle Nacharbeit erforderlich ist.

Außerdem unterstützt der mobile Client die Suche nach allen Dokumenten im Content-Repository, auf die der angemeldete Benutzer Zugriff hat. Der Nutzer kann über die hinterlegten Metadaten per Indexsuche, über den kompletten Dokumenteninhalt per Volltextsuche oder mit einer Kombination beider Methoden arbeiten. Die Trefferlisten passen sich automatisch an die Bildschirmgröße des Mobilgeräts an. Gruppierungen und Filter sorgen bei umfangreichen Trefferlisten für einen schnellen Überblick über die Suchergebnisse. Dokumente lassen sich für die Offline-Nutzung auch auf das mobile Endgerät übertragen. In Verbindung mit dem »Doxis4 Imaging Service« zur Anzeige von Dokumenten unabhängig von der Originalanwendung können mehr als 300 Formate seitenweise auf das mobile Gerät geladen und angezeigt werden.

Im Content-Repository lassen sich mit dem Mobile Cube 3.0 Dokumente, die wie aufgenommene Bilder auf dem mobilen Endgerät erzeugt, per E-Mail empfangen oder aus anderen Quellen heruntergeladen werden, ablegen und mit Kollegen teilen. Bei der mobilen Ablage der Dokumente können – je nach Konfiguration – die gewünschte Dokumentklasse wie Angebot, Auftrag und Rechnung ausgewählt und weitere Indexkriterien für das zu archivierende Dokument automatisiert oder manuell vergeben werden.

Mit Mobile Cube nehmen Anwender unterwegs an Vorgängen teil. Speziell für die mobile Rechnungsfreigabe bietet »Doxis4 InvoiceMaster Control« eine webbasierte Freigabe-App an, die per Smartphone oder Tablet unter Windows, Apple iOS, Blackberry oder Android genutzt werden kann. Nach Abschluss der Rechnungsprüfung wird die Bearbeitungshistorie zu der zuvor schon revisionssicher archivierten Rechnung abgelegt.