M-Files-Interview: Umständliche Content-Zuordnung mit Sharepoint

Erst einmal kurz zu M-Files: Bei Ihnen handelt es sich um einen relativ neuen ECM-Player auf dem deutschsprachigen Markt. Können Sie ganz kurz ein paar Hintergrundinfos zu sich geben?

Habenstein: Die Entwicklung der M-Files ECM-Lösung begann 2001 und die erste Version wurde im Jahr 2005 auf den Markt gebracht. M-Files ist neben seinem Heimmarkt in Skandinavien auch international, zum Beispiel in den USA und Großbritannien, sehr erfolgreich und kann hohe zweistellige jährliche Wachstumsraten verzeichnen. M-Files beschäftigt heute weltweit 300 Mitarbeiter. Wir sehen ein enormes Potential im deutschsprachigen Raum und können hier erste richtungsweisende Erfolge verzeichnen. Unsere Lösung und unser Branchenfokus auf Compliance und reglementierte Märkte passen gut in die Struktur des deutschen ECM-Marktes der Zukunft. Das dahinter steckende Konzept stellt die traditionelle Art und Weise der Klassifizierung und Verwaltung von Informationen in Ordnerstrukturen grundlegend infrage.

Was bedeutet Sharepoint für Ihr Geschäft?

Habenstein: Über 50 Prozent unserer Kunden arbeiten mit Sharepoint oder Office365. Diese Produkte sind mit M-Files besonders in den Bereichen Business Intelligence (BI) und Web Content Management komplementär. Wir sind von der neuesten Entwicklung für Office365 begeistert und integrieren diese Merkmale aktiv in unseren Angeboten. Ein Beispiel ist das Co-Authoring-Feature in M-Files, was die Leistungsfähigkeit von Office365 (Word, Excel, und PowerPoint) maßgeblich verbessert. Ein weiteres neues Merkmal in Office365 ist das Power BI, was unseren Kunden einen besseren Einblick in die Metadaten in M-Files ermöglicht. Unsere enge Kooperation und Partnerschaft mit Microsoft wird durch die Anbindung an Technologien wie Microsoft Azure (Cortana Analytics Suite und Azure Machine Learning) noch verstärkt.

Welche Lücken hat Sharepoint aus Ihrer Sicht im Bereich Enterprise Content Management?

Habenstein: Sharepoint ist eine exzellente Collaborationsplattform. Unserer Meinung nach befinden sich die größten Lücken in der Dokumentenkontrolle, dem Audittrail, der elektronischen Signatur und dem Inputmanagement (Scanning).

Wie ergänzt beziehungsweise verbessert M-Files Sharepoint?

Habenstein: M-Files liefert Lösungsansätze für Sharepoint in den drei Bereichen Dokumentenkontrolle, elektronische und digitale Signaturen sowie Dokumenterfassung/Input Management durch ein Modul für die Zeichenerkennung und Scanning. Wir glauben zusätzlich, dass sich die Architektur von Sharepoint nicht optimal für ein ECM der neuesten Generation eignet.

Warum glauben Sie, dass sich die Architektur von Sharepoint nicht optimal für ein ECM der neuesten Generation eignet?

Habenstein: Trotz Fortschritten in Sharepoint 2010 und 2013 bei den Dokumenten-Management-Funktionen, bleibt für viele Organisationen das Problem einer optimalen Webseiten-Struktur weiterhin ausschlaggebend. Normalerweise entscheiden Organisationen über den Aufbau einer Sharepoint-Site nach Projekten, Abteilungen, Kunden, Produkten und so weiter. Das Hinzufügen von Metadaten zu Dateien hilft Unternehmen, Dokumente in Bibliotheken mithilfe von Ansichten zu organisieren. In Sharepoint sind die richtige Zuordnung und das Management von Content auch weiterhin nur über Workarounds möglich.

Welche Verbesserungen erwarten Sie sich von Sharepoint Server 2016?

Habenstein: Ich denke, dass gerade der Upgrade-Pfad in Sharepoint schon immer eine der größten Herausforderungen für Kunden und Nutzer war. Ich gehe jedoch davon aus, dass die existierenden Merkmale in der neuesten Version grundlegend verbessert werden. Eine Kernfrage bleibt allerdings: wie einfach oder umfangreich wird ein Upgrade von einer existierenden Sharepoint 2010 oder 2013 Lösung zu 2016 sein?

Neben der On-Premise-Variante Sharepoint Server 2016 pusht Microsoft stark die Cloud-Lösung Office365 mit Sharepoint-Funktionalität. Wann würden Sie Unternehmen welche Variante empfehlen?

Habenstein: Neue Implementierungen sollten unserer Meinung nach eher mit Office365 als mit Sharepoint realisiert werden. Wenn die technischen Anforderungen erfüllt werden und der preisliche Rahmen stimmt, sowie die Daten Cloud-verträglich (nicht streng vertraulich) sind, dann ist die Cloud-Lösung durchaus der bessere Ansatz.

Wie hoch ist Ihrer Meinung nach die Akzeptanz für Office365 in Verbindung mit Sharepoint im deutschsprachigen Raum?

Habenstein: Unserer Erfahrung nach zu beurteilen, ist die allgemeine Akzeptanz für Cloud-Lösungen in der DACH-Region weitaus geringer als zum Beispiel in den Niederlanden oder Skandinavien. Eine Ablehnung ist besonders in reglementierten Branchen wie dem Bauwesen, der Pharmaindustrie und dem Finanzwesen stark ausgeprägt. Office365 wird eine höhere Akzeptanz im deutschsprachigen Raum durch abteilungsabhängige Implementierungen erreichen. Viele traditionelle Lösungen werden sich allerdings auch in den kommenden Jahren hinter Firewalls abschotten, weil Migrationskosten zu kostspielig sind im Vergleich zum zu erwartenden Nutzen.

M-Files bietet Lösungen, die Sharepoint ergänzen. Funktionieren diese für Office365 ebenso wie für die Server-Variante?

Habenstein: Ja, diese Aussage kann ich so grundsätzlich bestätigen.

In der Unternehmenspraxis sind viele alte Sharepoint-Versionen – auch noch Sharepoint 2007 und Sharepoint 2010 – im Einsatz. Wann raten Sie zu einem Upgrade?

Habenstein: Das ist besonders im Hinblick auf Sharepoint 2016 schwer zu sagen. Unter der Annahme, dass das App-Model (wieder) erheblich anders aussieht als bei SharePoint 2013, hängt es letztendlich vom ROI ab: Enthält die neue Version soviele zusätzliche Merkmale, dass sich ein Upgrade für mein Unternehmen lohnt? 2007- und 2010-Nutzer müssen abwägen, ob ein Upgrade oder eine Weiterentwicklung der eingesetzten Applikation eher Sinn macht. Eine bewährte Vorgehensweise gibt es nicht mehr, die Welt des ECM hat sich grundsätzlich geändert, seitdem diese Art der Lösungen implementiert worden ist und eine einfache Projektmigration hindert Unternehmen gegebenenfalls daran, von neuen Features und Merkmalen in der 2016er-Version profitieren zu können.