Advertorial: Postausgang auf Ideallinie

Das Vorbereiten der Ausgangspost ist eine aufwändige, langwierige und sehr fehleranfällige Prozedur. Unzählige Seiten an Dokumenten müssen gedruckt und meist noch vorsortiert werden – fürs Kuvertieren. Das passiert vielfach noch manuell. Da kommt schon mal was durcheinander. Und wenn für einen Empfänger mehrere Briefe vorliegen, bleibt das oft ebenso unbemerkt wie fehlende Druckseiten. Beim Kuvertieren kann das zu unvollständigen Sendungsinhalten führen oder auch dazu, dass Dokumente für unterschiedliche Adressaten in einem Umschlag landen. Hinzu kommen portozehrende Mehrfachaussendungen an ein und denselben Empfänger.

Zum Glück geht´s auch anders. Mit OMS-200 lassen sich manuelle Vorarbeiten auf ein Minimum reduzieren. Gleichzeitig steigen Prozesssicherheit und Effizienz vom Drucken bis zum Frankieren. So kommt am Ende die richtige Sendung vollständig zum richtigen Adressaten – schnell und kostensparend.

Optimale Startbedingungen

OMS-200 ist im Nu installiert, konfiguriert und startklar. Die Software bietet eine webbasierte Benutzerschnittstelle, die nahezu alle Browser unterstützt. So fügt sich OMS-200 nahtlos in jede IT-Umgebung ein, ohne dass Abläufe oder Systeme umgestellt werden müssen.  Außerdem passt sich die Software jedem Postvolumen flexibel an. Ein besonderer Clou ist das einfache, intuitive Handling. Die grafische Bedienoberfläche mit klarer Menüführung und WYSIWYG-Editor (»What You See Is What You Get«) wurde nämlich bewusst für nicht-technische Anwender entwickelt. So können Unternehmen direkt durchstarten.

Anwender laden einfach PDF-Dokumente hoch, ob Rechnungen aus dem ERP-System oder Mailings aus dem CRM-System. Alles Weitere erledigt die Software gemäß der Dokumentenkonfiguration. Konfigurieren muss man übrigens nicht immer wieder neu. OMS-200 bietet nämlich die Möglichkeit, Einstellungen als Konfigurationsvorlagen zu speichern – zur beliebigen Wiederverwendung. Das heißt: Man wählt nur noch die gewünschte Vorlage, und die Software berücksichtigt die jeweiligen Dokumenteneinstellungen automatisch.

Sichere Navigation

Postausgangsdokumente lassen sich vor dem Drucken mit Steuerzeichen versehen: mit einfachen Barcodes, 2D-Barcodes und optischen Markierungen. So hilft OMS-200, Fehlkuvertierungen und unvollständige Sendungen zu vermeiden. Voraussetzung ist eine intelligente Kuvertiermaschine mit integrierter Barcode- und Optical-Mark-Recognition (BCR/OMR). Sie kann anhand der Steuerzeichen erkennen, welche Briefe, Beilagen usw. in einen Umschlag gehören. Dadurch läuft das Kuvertieren automatisiert und sicher. Werden beispielsweise mehrseitige Dokumente mittels Codierung durchnummeriert, weiß die Kuvertiermaschine, wie viele Seiten ein Dokument umfasst. Wenn aus irgendeinem Grund Seiten fehlen oder die Reihenfolge nicht stimmt, hält die Maschine an und ermöglicht eine manuelle Korrektur.

Sparsamer Verbrauch

OMS-200 nimmt Mitarbeitern zeit- und kostenintensive manuelle Arbeiten ab. Die Software sortiert zum Beispiel Dokumente nach Umschlagformat, Portoklasse, Empfänger usw. und liefert eine oder mehrere optimierte Druckdateien – als Basis für einen vorsortierten Druckstapel. Der wiederum vereinfacht und beschleunigt das spätere Kuvertieren sowie Frankieren. Übrigens: Liegen mehrere Dokumente für einen Empfänger vor, führt OMS-200 diese schon in der Druckdatei zusammen. So kommen sie am Ende alle in ein Kuvert. Das spart Material- und Portokosten und verringert die Anzahl eingehender Briefe auf Empfängerseite. Damit tun Unternehmen vor allem Geschäftskunden einen Gefallen, denen sie im Posteingang unnötigen Mehraufwand ersparen.

Perfektes Teamwork

Nicht nur, dass OMS-200 das Miteinander von Absenderabteilungen und Poststelle optimiert, weil Dokumenten-Output und Versandvorbereitung nahtlos ineinandergreifen. Die Software ermöglicht auch ein reibungsloses zeitgleiches Arbeiten beliebig vieler Anwender. Einerseits, weil sie mandantenfähig ist, sodass die Dateien der einzelnen Benutzer vor unberechtigtem Zugriff geschützt sind. Andererseits, weil sie nach der zentralen Installation unternehmensweit nutzbar ist – an jedem Arbeitsplatz mit Webbrowser und Netzwerkzugang. So lassen sich Effizienz- und Produktivitätspotenziale ausschöpfen.

Lohnende Dynamik

OMS-200 hat eine flexible, skalierbare Systemarchitektur. Wenn Anforderungen steigen, kann man einfach per Upgrade auf OMS-500 wechseln. Eine Software, die 2014 von den Lesern des „Postmaster-Magazin“ zum Produkt des Jahres gewählt wurde. Dieses noch leistungsstärkere Output-Management-System bietet viele Bearbeitungs- und Automatisierungsoptionen on top. Ausgelegt auf Multichannel-Kommunikation optimiert es außerdem nicht nur papierbasierte Prozesse, sondern steuert auch den Dokumentenversand per E Mail. Mit OMS sind Unternehmen also in jede Richtung gut unterwegs.