Die Device-Economy löst mit EIM die DIN-A4-Kultur ab

Eine Information ist eine Information – unabhängig davon wie sie angezeigt, transportiert oder archiviert wird. Entscheidend für die Kultur und den Erfolg einer Organisation ist die Infrastruktur, die Informationen bewegt und verarbeitet. Mit dem Wechsel von Papier auf elektronische Informationsverarbeitung verändern Prozess- und IT-Verantwortliche diese Kultur atemberaubend. Eine Enterprise-Information-Management-Lösung (EIM) ist das Fundament für die Informationstechnologie, die diese neue Infrastruktur ermöglicht.

Von Olaf Heyme, Itelligence

Die Idee der Device-Economy ist, dass die IT-Systeme Informationen liefern. Dies bringt eine völlig neue Qualität in eine Organisation. Denn innerhalb einer »Enterprise Information Management«-Infrastruktur sind Informationen nicht auf das Medium Papier angewiesen; die Computertechnologie übernimmt die Rolle als Archiv- und Transportmedium. Ein entscheidendes Ergebnis sind mobile und schnelle Informationen, die die IT-Systeme innerhalb eines Wimpernschlages allen Mitarbeitern an alle wichtigen Orte der Welt zustellen.

Mit den sogenannten Enterprise-Information-Management-Lösungen (EIM) wandeln die IT-Verantwortlichen das Backend ihrer Organisation in eine Informationsfabrik. Deren Ziel ist die voll automatisierte Informationsverarbeitung. Sie managt Informationen und Datensätze in einem stetigen Kreislauf und beobachtet die Prozess-Schritte jedes einzelnen Mitarbeiters. Sie nimmt ständig neue Informationen entgegen, analysiert und kategorisiert sie. Auf diese Weise sortiert sie alle Informationen nach deren jeweils richtigem Kontext zu den jeweils korrekten Prozessen.

Im nächsten Schritt liefern die EIM-Lösungen diese Informationen in genau dem richtigen Moment auf die Geräte und Arbeitsplätze der Mitarbeiter. Ist ein Prozess abgeschlossen oder ein Vorgang beendet, legt die Informationsfabrik die gesamte Dokumentation im Archiv ab und veranlasst – sekundengenau zum Ablauf der rechtlichen Aufbewahrungsfristen – deren vollständige Vernichtung.

Drei EIM-Konzepte werden derzeit diskutiert

Für Enterprise-Information-Management werden momentan drei Konzepte diskutiert, die jeweils auch eine technische Lösung beinhalten:
► An erster Stelle steht die Verlinkung aller strukturierten und aller unstrukturierten Daten über einen Layer. Dieser Layer liegt über den einzelnen Komponenten: Daten- und Dokumentenarchiven, Content-Management-System (CMS) und den Fachanwendungen. Zumeist sind die Fachanwendungen für die Arbeitsprozesse verantwortlich. SAP hat gemeinsam mit OpenText eine Lösung erarbeitet, in der alle Komponenten reibungslos zusammen spielen, und in der sich die Funktionen der einzelnen Lösungen hervorragend ergänzen.
► Von IBM stammt das »OnDemand«-Konzept. Mit den Unternehmensübernahmen und Produktentwicklungen der vergangenen Jahre zielte IBM darauf ab, eine IT-Architektur für dieses Informationsmanagement aufzubauen. Innerhalb dieser Infrastruktur kommen in erster Linie IBM-eigene Produkte und Technologie zum Einsatz. Diese Struktur ist idealerweise über das gesamte Unternehmen ausgerollt.
► Bei der dritten Herangehensweise stehen Datenanalysen und Big Data im Vordergrund. Die Hersteller laden alle Daten auf eine gigantische Informationsplattform. Die Aufgabe der Intelligenz aus den Big-Data-Systemen ist es, die Informationen zu kategorisieren und zu verteilen – jeweils zum richtigen Moment an den richtigen Adressaten.

Für den deutschen Markt scheint die SAP-Opentext-Lösung ein vielversprechender Ansatz zu sein. Nicht nur, weil sich ein großer Teil der deutschen Wirtschaft auf eine breite Basis von installierten SAP-Systemen verlässt. Die IT-Verantwortlichen bauen die EIM-Systeme auf dem soliden Fundament ihrer bereits vorhandenen SAP-Installationen, ihrer vorhandenen Archive und Content-Management-Anwendungen auf.

Sie verfügen über ein Archiv, in dem die SAP-Daten gespeichert sind, und sie betreiben ein Archiv für die unstrukturierten Daten – digitalisierte Dokumente wie Eingangsrechnungen oder die Anschreiben der Kunden. Als dritte Komponente nutzen sie einen Content-Server, hier legen die Mitarbeiter Dokumente aus den Mails und den Word-Programmen ab.

Mit EIM-Funktionen erweitern die Verantwortlichen diese Installationen um Social-Business, Web 2.0, Big Data, Enterprise-Search sowie die Analyse und Gewichtung von Informationen. Theoretisch können sie alle Datensätze und sämtliche Dokumente miteinander in Verbindung bringen und sie aufeinander verweisen lassen. EIM stellt die Funktionen bereit, mit denen sie aus ihren elektronischen Archiven, aus dem Dokumenten-Management-System (DMS), dem Sharepoint-Server, ihrem ECM- und einem ERP-System eine Informationsfabrik bauen.

Vertrauen – muss ein EIM-System noch aufbauen

Hinter dem, was die Hersteller vollmundig mit »Intelligenz« oder »Smart« beschreiben, steckt vor allem Mathematik und die Rechenpower, auf der die Informationstechnologie heute basiert. Im Vergleich zu Prozessen und Werkzeugen der DIN-A4-Welt – Ordner, Locher, Telefon oder Hefter – ist diese neue Arbeitsweise und Informationsrecherche überaus abstrakt. Deshalb ist das Vertrauen in diese Technologie, in deren Zahlen- und Räderwerk entscheidend.

Die heutige DIN-A4-Welt funktioniert deshalb, weil alle Mitarbeiter sich darauf verlassen, dass sie und ihre Kollegen sämtliche Ordner und Ablagen korrekt und sauber führen. Im selben Maße muss ein EIM-System die Informationen zuverlässig und korrekt verwalten und sortieren. Und es muss klar sein, dass ein EIM-System die Informationen liefert, die für die Entscheidungen innerhalb der jeweils definierten Prozesse verbindlich sind.

Der Kern des EIM-Systems sichtet die Informationen, gewichtet sie und jongliert mit ihnen. Wichtig für das Verständnis ist es, dass es die Fähigkeit besitzt, jede einzelne Information innerhalb eines Unternehmens in Echtzeit zu kategorisieren. Es liefert diese Informationen in Echtzeit auf jeden Bildschirm und jedes Gerät.

Fantasie – die Informationsverarbeitung der Zukunft

Mit EIM sieht die Informationsverarbeitung der Zukunft so aus:
► Kontextbezogen: Mitarbeiter können über ihre Clients sowohl auf SAP-Datensätze, wie auf die Dokumente aus den Archiven zugreifen. Beide Systeme sind wiederum mit dem Content-Repository verlinkt – so können sie E-Mails im Kontext einer SAP-Transaktion oder im Kontext eines SAP-Business-Objektes sehen, bearbeiten und ablegen. Die Verlinkung funktioniert über Metadaten, zum Beispiel anhand einer Lieferantennummer.
► Prozessbezogen: Die sogenannte »360 Grad Sichtweise« lässt sich am besten anhand einer Kundenakte erklären. Innerhalb der Akte findet der Mitarbeiter die Verträge mit dem Kunden, Rechnungen und Aufträge, die Verlinkung mit SAP liefert die Transaktionsdaten. Wenn der Kunde anruft, erkennt das System die Telefonnummer und schickt die Akte auf den Arbeitsplatz des Mitarbeiters, der den Anruf annimmt. Der Mitarbeiter sieht alle Informationen, die er für das Kundengespräch benötigt.
► Sozial: Die »Social Media«-Funktionen analysieren die Informationen und vergleichen sie mit den Kompetenzen der Mitarbeiter. Der EIM-Experte bekommt alle Informationen zugestellt, die im Zusammenhang mit dem Management der Informationen und der Informationsfabrik stehen. Aber die Social-Media-Systeme analysieren auch, wer sich wie an den Diskussionen beteiligt, wer wie viele WIKI-Einträge schreibt, Blogbeiträge erstellt und wie die Kollegen diese Beiträge werten. Auf dieser Weise steigt der Mitarbeiter im internen Ranking immer weiter nach oben, schließlich finden die EIM-Systeme ihn für die jeweiligen Themen als Experten oder als Ansprechpartner, und empfehlen ihn bei Anfragen weiter. IT-Verantwortliche berichten, dass die Anwender nach einer Übergangszeit sehr schnell und sehr überzeugt mit den EIM-Systemen arbeiten. Schon bei den ersten Gehversuchen, Probeläufen und Workshops diskutieren die Mitarbeiter eine Fülle von Verbesserungsvorschlägen für die Prozessbeschleunigungen und das Informationsmanagement.

Gewandtheit: EIM ausrollen über mehrere Jahre hinweg

Obwohl Enterprise-Information-Management idealerweise als umfassendes System konzipiert ist, laufen die Prozesse meistens nicht unternehmensweit. Die Verantwortlichen rollen sie über mehrere Jahre hinweg in der Organisation aus. Meistens starten sie mit einem kleinen Prozess. Auswahlkriterien hierfür sind ein schneller ROI und eine vergleichsweise schnelle Umsetzung durch die IT-Abteilung.

Schon im nächsten Schritt wollen sie diese kleine Installation über weitere Abteilungen skalieren. Viele IT-Leiter halten die Eingangsrechnungsverarbeitung für einen guten Start in die EIM-Welt. Denn diesen vergleichsweise überschaubaren Prozess statten die Verantwortlichen mit all den Komponenten aus, die sie für eine unternehmensweite EIM-Installation benötigen werden:
► Ein SAP-Archiv für die Transaktionsdaten, die für die Rechnungsprüfung genutzt werden.
► Daneben das Dokumentenarchiv, in dem die digitalisierten Rechnungen abgelegt sind.
► Über einen Content-Server steuert die Organisation die Dokumentation hinzu – Verträge, E-Mails, Angebote oder auch Präsentationen – und über Social-Media-Anwendungen können andere Kollegen und deren mobile Geräte automatisiert in die Prozesse eingebunden werden. Wer hat eine Lieferung angenommen? Wer hat eine Abnahme gemacht, und welcher Experte sollte eine Rechnung freizeichnen?

Wenn die Kollegen diese digitale Arbeitsweise angenommen haben, werden die IT-Abteilungen dieses EIM-Fundament skalieren und über weitere Abteilungen oder Niederlassungen ausrollen. Sie geben den Mitarbeitern eine erste Vorstellung über das Potential einer voll ausgebauten EIM-Lösung. Und sie legen den Grundstein für ein umfassendes neues Konzept, das die gesamte Informationsverarbeitung innerhalb der Organisation neu definieren wird.

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