Überblick: Was den Reiz elektronischer Akten ausmacht

Starker Treiber für die Einführung von elektronischen Akten ist, wie unter anderem die ECMguide.de-Interviews zu diesem Thema zeigen, das E-Government-Gesetz. Ebenso trägt die Digitale Agenda der Bundesregierung, laut Karl Heinz Mosbach, Geschäftsführer von ELO Digital Office, dazu bei, dass E-Akten verstärkt nachgefragt werden: »Die größte Nachfrage kommt von Organisationen bzw. Unternehmen, die täglich ein großes Volumen an Dokumenten zu bearbeiten haben und im Einklang mit der von der Bundesregierung beschlossenen Digitalen Agenda agieren wollen. So zum einen die öffentliche Verwaltung, die gemäß des E-Government-Gesetzes angehalten ist, die Grundsätze der elektronischen Aktenführung und des ersetzenden Scannens umzusetzen. Zum anderen aber auch Unternehmen der verschiedensten Branchen wie der Energie- oder Finanzwirtschaft, welche die E-Akte im Projekt-, Personal- oder Vertragsmanagement nutzen wollen.«

E-Akten-Praxisbeispiel: Gebr. Pfeiffer

Wie die elektronische Akte im industriellen Bereich zum Zuge kommt, zeigt der Anlagenbauer GEBR. PFEIFFER mit Hauptsitz in Kaiserslautern, der ECM-Software von Optimal Systems im Einsatz hat. Ebenfalls verdeutlicht das Beispiel exemplarisch, »dass E-Akten-Projekte häufig der Einstieg sind, um ein ECM-System in Unternehmen zu etablieren«, wie Caspar Steiner, CEO, Ixenso Schweiz, bekräftigt. Bei Pfeiffer lag der Fokus im ersten Projektschritt auf der Einführung von Projekt- und Auftragsakten, um den gesamten Einkaufs- und Verkaufsprozess komplett abzubilden. Wichtig war dabei, Medienbrüche zu verhindern, weshalb auch digitale und papiergebundene Ablagen zusammengeführt wurden. Das Prinzip hinter der digitalen Projekt- und Auftragsakte sieht vor, sämtliche Informationsarten (z.B. Scans, Textdokumente, Zeichnungen, E-Mails etc.) zentral abzulegen und im gemeinsamen Kontext aufzubewahren. Zusammenhängende Dokumente und Informationen, wie Auftrags-, Bestellungs-, Vertriebs- und Anfrage-Unterlagen, sind in den elektronischen Akten zusammengefasst. Dank der Schnittstelle zum bestehenden ERP-System, konnte eine vollständige Vorgangstruktur im ECM-System realisiert werden. Darüber hinaus löste Pfeiffer das alte digitale Zeichnungsarchiv ab. 2-D-CAD-Dokumente lassen sich nun direkt im ECM-System ablegen und zu einer Projektakte zuordnen.

Verschiedene E-Akten-Spielarten

Um eine E-Akte einzuführen, ist allerdings nicht unbedingt ein ECM-System Grundvoraussetzung, was auch Steiner betont: »Ein firmenweites ECM-System ist keine Voraussetzung, da man E-Akten beispielsweise über Cloud-Lösungen realisieren kann.« ePAYSLIP ist eine reine Cloud-Lösung, die Lohnabrechnungen elektronisch an Kunden verteilt und auch als digitale Personalakte nutzbar ist. Sie lässt sich in bestehende HR-Systeme integrieren. Die Dokumente sind in einer gesicherten, virtuellen Akte gespeichert und ermöglichen so den weltweiten Zugriff. Der Zugriff auf die archivierten Dokumente ist zusätzlich verschlüsselt und vor Hacker-Angriffen geschützt.

Neben Dokumentenmanagement-Systemen und Cloud-Lösungen können auch Kollaborationsplattformen, Verzeichnisstrukturen und Fachanwendungen E-Akten im Angebot haben. Entsprechend unterschiedlich sind die Schwerpunkte der Lösungen. »Zudem unterscheiden sich die Lösungen in ihrer Nutzerorientierung und Software-Ergonomie. Eine weitere Unterscheidung besteht in der Konzeption der Lösung als monolithisches oder modulares System. Monolithische Systeme haben den Nachteil, dass sie als Komplettlösung eingeführt werden«, bemerkt Olav Neveling, Vice President Sales von Materna.

Trends und Erfolgsfaktoren von E-Akten

Technisch entwickeln sich E-Akten in Bezug auf ihre mobile Nutzung fort. Zugriffsmöglichkeiten per Apps und mobilen Webseiten sorgen dafür, dass Verantwortliche auch von unterwegs aus Zugriff auf die Akten haben und beispielsweise Rechnungsfreigaben vornehmen können. »Seit einigen Jahren verstärkt sich der Trend einer stärkeren Einbindung von Wissensmanagement-Systemen und Collaboration-Tools«, so Neveling. »Offenbar sind durch Faktoren, wie den demografischen Wandel und die zunehmende Digitalisierung in der Verwaltung, auch die Themen vernetztes Arbeiten und Wissenstransfer ganz oben auf der Liste.«

Generell ist für den Erfolg der E-Aktenprojekte wichtig, dass sich die Lösung einfach bedienen lässt und von der Unternehmensführung genutzt wird. »Ansonsten werden weiterhin unsichere Schattensysteme wie interne und externe Fileshares genutzt, mahnt Carsten Hunfeld, Sales Manager von Alfresco. Nur über eine hohe Nutzerakzeptanz können Unternehmen das Potenzial ausschöpfen, das E-Akten bieten. Dies liegt vor allem in einer schnelleren Informationsgewinnung, von der Mitarbeiter ortsunabhängig profitieren sowie nicht zuletzt in der Platzersparnis, die durch den Wegfall von Papierakten zustande kommt.