»Gängige Qualitätszertifizierungen sind Pflicht«

Woran man einen guten Scan-Dienstleister für die Auslagerung des digitalisierten Posteingangs erkennt, erklärt Markus Wenig, Bereichsleiter des Berliner Systemhaus SRZ, das unter anderem Scan-Diensleistungen anbietet. Technisch komme es auf Ausfallsicherheit, Skalierbarkeit, Zuverlässigkeit und Produktivität an. Bei der Planung sollte intensiv besprochen werden, was mit welchem Schriftstück zu tun ist.

Wie entwickelt sich der Markt für automatisierte Posteingangslösungen aus Ihrer Sicht als Scan-Dienstleister?

Wenig: Die Marktentwicklung ist sehr positiv. Das SRZ verzeichnet ein kontinuierliches Wachstum – sowohl bei bestehenden Projekten als auch bei neuen Aufträgen. Zunehmend erhalten wir verstärkt Anfragen von Unternehmen, die ihren kompletten Posteingang auslagern wollen. Speziell KMUs – kleine und mittlere Unternehmen – beschäftigen sich mehr und mehr mit den Möglichkeiten einer automatisierten Posteingangslösung.

Was sind die größten Herausforderungen bei der Auslagerung des Posteingangs

Wenig: Die Herausforderungen kann man von der Dienstleister- und der Kundenseite betrachten. Die Kunden sind gefordert, das vorhandene Wissen über das eigene Beleggut zu aktivieren und relevante von nicht-relevanten Dokumenten zu trennen. Die Herausforderung des Dienstleisters besteht zum einen darin, stark schwankende Belegmengen innerhalb des vereinbarten Service-Levels in hoher Qualität fristgerecht zu verarbeiten. Zum anderen ist es Aufgabe des Dienstleisters, in Prozessen zu denken, diese zu definieren und effizient umzusetzen. Denn eine funktionierende Prozesskette ist gerade bei anspruchsvollen Digitalisierungsaufträgen der entscheidende Erfolgsfaktor. Für beide Seiten bedeutsam ist zudem der Aufbau gegenseitigen Vertrauens.

Worauf kommt es beim Aufbau einer digitalen Posteingangslösung hinsichtlich der technischen Komponenten besonders an?

Wenig: Vier technische Eigenschaften sind für unsere Kunden besonders wichtig: Ausfallsicherheit, das bedeutet, wir stellen mit unserer technischen Infrastruktur eine kontinuierliche Erfassung des Posteingangs sicher; zweitens Skalierbarkeit, das heißt ein Ausbau der digitalen Posteingangslösung kann nach Bedarf erfolgen, drittens Zuverlässigkeit und viertens eine hohe Produktivität. Was morgens reinkommt, muss noch am selben Tag geliefert werden.

Richtig lohnend ist ein digitalisierter Posteingang erst, wenn sich Unternehmensprozesse automatisiert anschließen. Inwieweit ist dies in der Praxis schon Realität und wie beeinflusst dies Ihr Geschäft?

Wenig: Unsere Kunden haben bereits elektronische Workflows für ihre Geschäftsprozesse aufgesetzt. Auf dieser Grundlage werden dann die Überlegungen angestellt, wie sich der digitale Posteingang in die elektronischen Workflows integrieren lässt.

Nach welchen Erkennungsverfahren geschieht die Klassifizierung der Eingangspost bei Ihren Lösungen und mit welchen Erkennungsraten arbeiten Sie?

Wenig: Automatisierung ist ein Kernpunkt für den Erfolg unseres Geschäfts. Nur wenn wir die Effizienz der Abläufe durch Automatisierung verbessern, können wir am Markt langfristig bestehen. Deshalb nutzen wir unterschiedliche, auf die jeweilige Anforderung passende Verfahren, wie zum Beispiel OCR-/ICR-Erkennung und Barcode-Lesung. Mit einer Kombination aus automatisierten Lösungen und visuellen Validierungsverfahren erzielen wir sehr hohe Erkennungsraten, die in Teilbereichen wie der Rechnungsbearbeitung 100 Prozent betragen.

Woran erkennt der Kunde einen guten Dienstleister für den ausgelagerten Posteingang?

Wenig: Gängige Qualitätszertifizierungen – wie zum Beispiel ISO 9001 – sind Pflicht. Einen guten Dienstleister erkennt man auch daran, dass er aktuelle Trends aufgreift und bei Kundenbedarf in sein Angebot integriert. So wird das SRZ sein eigenes Scan-Center im Hinblick auf TR-RESISCAN-Konformität durch das BSI zertifizieren lassen und Beratungsdienstleistungen dazu anbieten. Als zentral erachten wir eine konsequente Prozess-Orientierung von Anfang an. Bei der Planung sollte intensiv besprochen werden, was mit welchem Schriftstück zu tun ist, wie es gescannt werden muss, wie es im nachgeschalteten Workflow zu behandeln ist und was nach der Digitalisierung mit dem Original geschieht. Nur wenn ein Dienstleister so strukturiert vorgeht, sollte man ihn für die Digitalisierungsaufgabe in Erwägung ziehen.

Welche technischen Veränderungen beeinflussen automatisierte Posteingangslösungen in der Praxis?

Wenig: Während früher die Leistungsfähigkeit der Scantechnik das begrenzende Element gewesen ist, fördern Produktionsscanner heutzutage automatisierte Posteingangslösungen. Zentrale Bildverarbeitungsfunktionen finden bereits im Scanner statt, die hohe Image-Qualität sorgt für immer bessere Erkennungsraten. Zudem schrauben innovative Scantechnologien die Produktivität weiter nach oben. Und auch die Klassifizierungs-Lösungen werden tendenziell immer besser.