Circle Unlimited lässt elektronisch unterschreiben

Nicht nur ein individuelles Schriftbild, sondern unter anderem auch die Schreibgeschwindigkeit, die Absatzpunkte und der Druck auf die Unterlage sind Kennzeichen, die einen Unterschrift Leistenden identifizieren. Circle Unlimited berücksichtigt diese und weitere biometrische Merkmale bei seiner elektronischen Signaturlösung für das Vertragsmanagement »cuContract«. Somit ist damit eine fortgeschrittene elektronische Signatur nach §2 Nr. 2 Signaturgesetz möglich, die für die meisten geschäftlichen Fälle vollkommen ausreicht.

Schließlich müssen Verträge und vertragsähnliche Dokumente heute nicht mehr zwingend von Hand auf Papier unterschrieben werden. Im Unternehmenssektor lassen sich mittlerweile bei der Korrespondenz mit Kunden und Lieferanten viele standardisierte, formfreie Freigabevorgänge durch die fortgeschrittene Signatur abdecken. So sparen sich Unternehmen, Dokumente auszudrucken, sie unterschreiben zu lassen und wieder einzuscannen. cuContract erzeugt automatisch ein PDF-Dokument mit dem zu unterschreibenden Formular. Nun ist das Einbetten der elektronischen Signatur entweder über spezielle Signatur-Pads oder über Tablets mit integrierter Signatursoftware möglich.

Offline-Betrieb funktioniert ebenfalls

»Neu ist die elektronische Signatur, die mobile Lösung bieten wir schon länger an«, erklärt Michael Grötsch, Vorstand von Circle Unlimited bei der Produktvorstellung. Die gesamte Unternehmenslösung aus Dokumentenerzeugung, Workflow, Signatur und revisionssicherer Ablage eignet sich insbesondere für den Einsatz im Vertrieb sowie bei anderen standardisierten Vorgängen im Kundenverkehr. Sie berücksichtigt den gesamten Vertragslebenszyklus, inklusive der Erstellung, Nutzung, Verwaltung und Vernichtung von Verträgen mit Berücksichtigung von Mindest- und Maximal-Aufbewahrungsfristen. Da Mitarbeiter im Außendienst nicht immer über gute Online-Verbindungen verfügen, kann die Lösung auch offline arbeiten.

Circle Unlimited baut auf SAP auf

cuContract basiert wie alle Lösungen von Circle Unlimited auf SAP, und nutzt zum Datenaustausch eine SAP-Standardschnittstelle. »Mit Circle Unlimited merkt der Anwender jedoch nicht, dass er mit SAP arbeitet«, meint Grötsch. Die Nutzeroberfläche hat Circle Unlimited in Version »cuContract 8.1« vor allem dahingehend verbessert, dass der Anwender das gleiche »Look and Feel« empfindet, egal welchen Zugriffsweg – ob stationär, mobil, Smartphone oder Tablet etc. – er benutzt.

Universitätsklinikum Frankfurt nutzt »cuContract«

Im Einsatz ist cuContract beispielsweise im Universitätsklinikum Frankfurt, das damit in den Bereichen »Einkauf« und »Recht, Öffentlichkeits- und Pressearbeit« Verträge über den gesamten Lebenszyklus managt. Die Anwender können Verträge zentral erfassen und bearbeiten sowie zugehörige Dokumente revisionssicher ablegen. Ein integriertes Termin- und Fristenmanagement mit automatischer Erinnerungsfunktion bringt durch die optimale Nutzung von Kündigungsfristen auch wirtschaftliche Vorteile. Einsparungen entstehen auch durch automatisierte Arbeitsabläufe, die beispielsweise durch den Wegfall papierbasierter Umläufe auftreten. Für den Einkauf hat Circle Unlimited die Anbindung von cuContract an SAP Materialwirtschaft (MM) realisiert. Die Anwender sehen so bereits in SAP MM, welcher Vertrag aus cuContract zur jeweiligen Bestellung gehört.