Readsoft Scan-App übermittelt Daten/Dokumente vom Mobilgerät

Das Einscannen und unmittelbare Verschicken von Dokumenten und Daten via Mobilgerät von Kunden an Unternehmen wird mit der rasanten Verbreitung vom Smartphones und Tablets & Co. zunehmend hoffähiger. Auf diesen Trend springt nun auch der Spezialist für Geschäftsprozessoptimierungen ReadSoft auf. Das Unternehmen, das seit kurzem aufgrund einer erfolgreichen Übernahmeofferte nun zu Lexmark gehört, bietet für ihre Input-Management-Lösung »Xbound« ab sofort als neues Add-on die »ReadSoft Scan App« an. Damit lassen sich Bild- und Textdaten sowie Dokumente schnell und komfortabel mit wenigen Klicks übermitteln. Konzipiert ist die App für Versicherungen und Finanzdienstleister, die sie ihren Kunden zur Verfügung stellen.

Die Scan-App funktioniert so: Der Kunde wählt in dem Tool den passenden Vorgang aus, gibt über das Menü der App die erforderlichen Daten ein und fotografiert die zugehörigen Belege. Diese werden von der Scan-App direkt ausgelesen und dem Kunden zur Überprüfung und gegebenenfalls Korrektur angezeigt, bevor er sie einschließlich der angefügten Fotos mit einem Klick an den Empfänger sendet.

Wer die Scan-App nutzt, ist automatisch registriert

Da sich jeder Endanwender für die Nutzung der Scan-App zunächst registrieren muss, liegen dem Unternehmen Stammdaten wie etwa Name, Adresse und Kundennummer direkt mit Empfang der Nachricht vor. Die Daten werden beim Unternehmen mit Xbound automatisiert verarbeitet und dem richtigen Vorgang sowie dem zuständigen Sachbearbeiter zugeordnet. Sowohl das Unternehmen als auch der Scan-App-Nutzer profitieren so von vereinfachten Prozessen und deutlich verringertem Zeit- und Kostenaufwand.

Durch den Einsatz der Scan-App entfällt das aufwendige Ausfüllen, Versenden und anschließende Digitalisieren von Papierunterlagen. Weil der Prozess von Beginn an digital ist, dürfte sich die Bearbeitungszeit deutlich verkürzen. Readsoft kalkuliert »von mehreren Tagen auf wenige Minuten«.

Readsoft Scan-App ermöglicht Verifizierung zu Beginn eines Geschäftsprozesses

Verwendet ein Kunde die Scan-App, ist es zugleich auch eine automatische Verifizierung. Ob Schadensmeldungen für Versicherungen, Leistungsabrechnungen für Private Krankenversicherungen oder Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen für die Krankenkasse: Über einen geführten Dialog wählt der Kunde den Vorgang, fotografiert die erforderlichen Belege wie zum Beispiel eine Heilmittel-Rechnung, überprüft die Richtigkeit der ausgelesenen Daten und schickt alles mit einem Klick an die Versicherung. Da die Verifizierung so schon zu Beginn des Prozesses durch den Kunden selbst stattfindet und Unterlagen nicht mehr aufwendig per Post verschickt werden müssen, verkürzt sich die Bearbeitungszeit enorm. Das gilt auch, wenn Belege nicht vollständig sind: Der übliche, damit verbundene mehrtägige oder gar mehrwöchentliche Postwechsel wird durch die unmittelbare Kommunikation über die Scan-App ersetzt.

Neben der Kommunikation von Kunden und Unternehmen lassen sich auch interne Prozesse mit der Scan-App vereinfachen und beschleunigen: So können Mitarbeiter beispielsweise Belege für Reisekostenerstattungen an die zuständige Abteilung übermitteln. Ebenso lassen sich über die Scan-App die Daten von abfotografierten Visitenkarten direkt ins CRM-System übertragen. So müssen Vertriebsmitarbeiter im Außendienst oder auf Messen die Daten neuer Geschäftskontakte nicht mehr aufwändig manuell eingeben.

Die Scan-App ist ab sofort für die Mobil-Betriebssysteme iOS und Android verfügbar, demnächst laut Readsoft auch für Windows Phone.

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