»Alles wird möglich sein«

Im Interview mit ECMguide.de berichtet Jürgen Biffar, President von Docuware, dass sich das Interesse für ECM aus der Cloud in ganz Europa – inklusive Deutschland – deutlich gesteigert hat. Für die Auswahl empfiehlt er vor allem darauf zu achten, dass es sich bei dem Angebot um eine echte Public-Cloud-Lösung handelt, da sonst jegliche Vorteile verloren gehen.

Archivierung und Collaboration sowie unternehmenstaugliche File-Sharing-Angebote dominieren das aktuelle ECM-Cloud-Angebot. Welche ECM-Funktionalitäten werden als Nächstes aus der Cloud kommen?

Jürgen Biffar, President Docuware (Bild: Docuware)

Biffar: Es stimmt, dass sich viele Cloud-Angebote um File Sharing, Collaboration und Datensicherung ranken, wobei diese eigentlich keine Kernbereiche von ECM darstellen. Ein Kernbereich ist nicht die reine Speicherung, sondern die strukturierte und automatisierte Ablage von Dokumenten. In diesem Zusammenhang benötigt man auch Multi-Channel-Input-Lösungen, die elektronische Dokumente wie E-Mails ebenso umfassen wie das Capturing beziehungsweise Erfassen von papiergebundenen Dokumenten. Ich sehe, dass diese geordnete Archivierung von Dokumenten in der Cloud gerade an Bedeutung gewinnt. Ebenfalls im Kommen ist ein zweiter ECM-Kernbereich, der aus Workflow und Business-Process-Management-Lösungen besteht.

Klassische ECM-Lösungen sind komplexe und tief integrierte Applikationen. Was wird im ECM-Bereich in der Cloud nie oder nur sehr schwer möglich sein?

Biffar: Alles wird möglich sein. Bereits heute sind 90 Prozent dessen möglich, was es in der On-Premise-World schon gibt. Hierzu zählt auch, dass ECM-Cloud-Lösungen in der Lage sein müssen, Daten aus Fremdapplikationen einzubinden. In diesem Zusammenhang arbeiten wir mit Konnektoren, die den Datenaustausch organisieren.

Bei der Integration von Cloud- und stationären Applikationen führen Kritiker von Public-Cloud-Lösungen an, dass es in der Cloud große Schwierigkeiten bereitet, den unterschiedlichen Upgrade-Zyklen der beteiligten Software-Anwendungen gerecht zu werden. Wie sehen Sie das?

Biffar: Das ist in der Tat eine mühsame Herausforderung, die wir aber auch meistern können. Wir legen großen Wert darauf, jedes Upgrade rückwärtskompatibel auszulegen.

Worauf sollte ein Anwender bei der Auswahl von ECM-Cloud-Lösungen speziell achten?

Biffar: Er sollte in erster Linie darauf achten, dass die Lösung ein echtes Public-Cloud-Software-as-a-Service-Angebot ist. Ist dies nicht der Fall und es handelt sich um eine gehostete On-Premise-Lösung beziehungsweise Private-Cloud-Lösung, verliert er jegliche Vorteile. Speziell die Kostenvorteile kommen erst dann zum Tragen, wenn ein Cloud-Anbieter seine mehrmandantenfähige Public-Cloud-Lösung vielen Kunden gleichzeitig anbieten kann. Andernfalls ist es eher ein Outsourcing-Angebot mit entsprechenden Konditionen. Beachtenswert sind natürlich auch die Funktionalität und Möglichkeiten des Customizings zum Beispiel im Workflow-Bereich sowie die Performance, die der Anwender vorab testen sollte.

Worin unterscheiden sich die verschiedenen ECM-Cloud-Lösungen, die es aktuell gibt?

Biffar: Bei den meisten Angeboten handelt es sich um die eben beschriebenen Private-Cloud-Lösungen, die nicht mehrmandantenfähig sind. Neben den schon erwähnten Nachteilen besitzen diese auch Probleme mit der Skalierbarkeit. Eine Cloud-Lösung muss in der Lage sein, auch kurzfristige Lastspitzen aufzufangen, was durch das Hinzufügen von Rechenleistung und Techniken wie Load Balancing möglich ist.

Wo liegen für Anwender die Vorteile für ECM-Lösungen aus der Cloud?

Biffar: Die Vorteile liegen in den Kosten, wobei es natürlich darauf ankommt, wie ein Cloud-Anbieter diese berechnet. In jedem Fall hat der Anwender keinen Administrationsaufwand und spart sich die Investitionen in Hardware.

Und wo liegen die Nachteile?

Biffar: Man muss ehrlich sein und darauf hinweisen, dass im Cloud-Bereich nicht die gleichen Bandbreiten wie im On-Premise-Bereich zur Verfügung stehen. Häufig kann ein Mittelstandskunde heute mit vollen 100 Mbit/s im LAN-Bereich arbeiten, während er im Cloud-Umfeld mit 10 Mbit/s auskommen muss. Jedoch können optimierte Web-Clients auf HTML5-Basis, die keine zusätzliche Client-Software benötigen, auch mit schmaler Bandbreite auskommen und diesen Nachteil ausmerzen.

Welche besonderen Herausforderungen gibt es bei ECM-Cloud-Projekten?

Biffar: ECM-Cloud-Projekte erfordern andere Methoden und Wege als im klassischen ECM-Bereich und eine gute Organisation. Dies zeigt sich beispielsweise wenn es darum geht, große Datenbestände aus einer On-Premise-Lösung in eine Cloud-Lösung zu migrieren oder die Integration von Applikationen zu bewerkstelligen. Nicht nur technisch, sondern auch vertrieblich ist ECM aus der Cloud eine neue Herausforderung. Die Rendite erhalten die Anbieter nicht aus einer einmaligen größeren Summe bei Projektabschluss, sondern in kleineren Raten über die gesamte Vertragslaufzeit hinweg.

Wie bewerten Sie die aktuelle Entwicklung und Nachfrage im ECM-Cloud-Bereich in Deutschland und auf internationaler Ebene?

Biffar: Bis vor einem halben Jahr war im Gegensatz zu den USA die Nachfrage nach Cloud-Lösungen in Europa noch sehr zögerlich. Doch nun herrscht selbst in Deutschland ein großes Interesse. Die Hürden durch Sicherheitsbedenken sind weitgehend genommen, die ich persönlich eigentlich noch höher eingeschätzt hätte. Nächstes Jahr erwarten wir einen riesigen Schub für ECM aus der Cloud.

Mit welchen konkreten Zahlen belegen Sie dies?

Biffar: Noch vor einem Jahr verzeichneten wir im Schnitt eine Anfrage pro Monat während es aktuell drei bis vier sind. Nach dem neuesten Stand verfügt DocuWare im Public-Cloud-Bereich über 52 Kunden mit 2000 Anwendern, die quasi proportional über unser Vertriebsgebiet verteilt sind. Eine Hälfte der Kunden befindet sich in den USA, die andere in Europa – entsprechend viele davon in Deutschland.