Interview mit SER: »eAkten stehen in Deutschland ganz am Anfang«

Die von Project Consult organisierte »Records Management Konferenz 2014« steht bevor (25. November 2014 in Frankfurt). Eine wichtige Veranstaltung, um einen exzellenten Überblick zu Records-Management zu erhalten. Über den Stand der Thematik sprach ECMguide.de mit Guido Becker, Vertriebsleiter Mitte bei SER Solutions Deutschland.

  SER nimmt an der »Records Management Konferenz 2014« teil. Wie sehen Sie als deutscher Anbieter das Thema Records-Management in Deutschland?

Becker: Records-Management bezeichnet die Technologie, auf deren Basis elektronische Akten, kurz »eAkten«, realisiert werden. E-Akten sind ein Anwenderthema, bei dem die Fachabteilung den Ton angibt. Die IT übernimmt die technische und fachliche Umsetzung auf Basis der Anforderungen aus den Fachabteilungen. Das ist nachvollziehbar, wenn man sich die typischen Aktenarten ansieht wie Personalakte, Vertragsakte, Projektakte etc., alles Fachthemen der jeweiligen Abteilungen bzw. Unternehmensbereiche. E-Akten, wenn man so will also auch Records-Management, stehen in Deutschland ganz am Anfang, da nur den Wenigsten der Nutzen bekannt ist, insbesondere den Anwendern. Von daher sehen wir hierin ein riesiges Potenzial allein für den deutschsprachigen Raum.

  Welche Ihrer Lösungen platzieren Sie denn als Records-Management-Systeme?

Becker: Wir realisieren die Anforderungen mit dem »Records & Relationship Service« der »Doxis4 iECM«-Suite. Dieser basiert auf dem »Doxis4 Content Repository«, das unter anderem auch zur revisionssicheren Archivierung dient. Die Lösungen, die wir auf Basis des Doxis4 Records Service bereits umgesetzt haben, sind sehr vielfältig: Sie reichen von der Auftragsakte über Beschaffungsakte, Maschinenakte bis zur Vertragsakte und dem QM-Handbuch. Praktisch hat der Records-Service keine Limitierung, was die Umsetzung von Schriftgutverwaltung mit E-Akten angeht.

  Wie ist das Verhältnis von Records-Management zur elektronischen Akte (E-Akte)? Ist es nicht in etwa gleichbedeutend?

Becker: Records-Management ist die technologische Basis, E-Akten bauen darauf auf. Andere sagen auch Schriftgutverwaltung mit E-Akten dazu.

  Ist die Zeit in Deutschland reif, mit dem Thema Records-Management evtl. sogar in die Cloud zu gehen?

Becker: Wir beobachten einen Trend zum Content-Collaboration. Unsere Kunden realisieren im Rahmen von SaaS bzw. Rechenzentren oder in Kooperation mit Partnern heute schon »on-premise«-Doxis4-iECM-Systeme. Wir können im deutschsprachigen Raum keinen Trend zur Public-Cloud erkennen. Sicherlich ist es eine Mentalitätsfrage, dass deutschsprachige Unternehmen in der Datenhoheit einen Wettbewerbs- und Sicherheitsvorteil sehen, den man nicht aus der Hand geben möchte.

  Sind Ihre Records-Management-Angebote eher nur fürs Ausland bestimmt?

Becker: Unsere mittelständischen und großen Kunden betreiben unsere ECM-Lösungen zumeist international auch für ihre Tochterunternehmen. Die Doxis4-iECM-Suite ist unicode-fähig, und damit auch der Records-Service. Entsprechende Lokalisierungen der Software ins Englische, Französische, Spanische, Polnische etc. haben wir bereits realisiert.

  Ist Records-Management evtl. nur etwas für bestimmte Branchen, wie beispielsweise Pharma, Banken etc.?

Becker: Das ist eine Frage, die produktabhängig zu beantworten ist. Doxis4 Records Management und damit alle unsere E-Akten haben keine Branchenbegrenzung. Unser Kundenspektrum reicht quer durch alle Branchen und Aktenanwendungen.

  Wie wollen Sie auf der Records-Management-Konferenz das Thema positionieren?

Becker: Auf der Records-Management-Konferenz stellt SER auf Basis ihrer Records-Management-Technologie die allgemeine Schriftgutverwaltung (Records) mit E-Akten vor. Welchen konkreten Nutzen Unternehmen und Anwender durch den Einsatz von Records-Management haben, zeigt exemplarisch der Anwendervortrag »Design und Implementierung einer standardisierten digitalen Aktenlösung in einem Vorstandsressort der Deutschen Bahn AG«.

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