Materna erweitert eAkte um Collaboration-Komponente

Neues Modul »eZusammenarbeit« für die »eAkte«-Lösung (Bild: Materna)

Collaboration, vor allem E-Collaboration (»elektronische Zusammenarbeit«), bezeichnet eine Fülle von Maßnahmen zur dezentralen computergestützten Zusammenarbeit von zeitlich oder räumlich getrennten Teams und Gruppen. Eingesetzt werden diese Tools üblicherweise von Teams, die an einer gemeinsamen Aufgabe oder an einem Projekt arbeiten, jedoch meist nicht zur gleichen Zeit oder am gleichen Ort. Der IT-Dienstleister Materna nimmt sich diesem Trend bei der E-Akte an, und hat seine Lösung »eAkte-Basispaket« für die öffentliche Verwaltung um ein neues Modul zur gemeinsamen Bearbeitung von Dokumenten erweitert.

Das neue Modul nennt sich »eZusammenarbeit«. Dazu gehören zwei Funktionen, mit denen der kreative Arbeitsprozess organisiert werden kann, der vor der strukturierten Aktenablage erfolgt: Auf der einen Seite erhält jeder Nutzer seine eigene, persönliche Ablage, auf der anderen Seite kann der Anwender über Projekträume Dokumente mit anderen Bearbeitern bequem gemeinsam bearbeiten. Das eAkte-Basispaket unterstützt überdies auch ab sofort das kollaborative Arbeiten mit Microsoft Sharepoint 2013.

eAkte-Basispaket vor allem für die öffentliche Verwaltung

Mit dem eAkte-Basispaket will Materna Kunden aus der öffentlichen Verwaltung eine flexibel integrierbare Lösung zur professionellen elektronischen Aktenführung bieten. Verwaltungen sollen so Dokumente und zugehörige Daten aus ihrer gewohnten Anwendungsoberfläche elektronisch verwalten, archivieren, recherchieren und bereitstellen können.

Neu ist vor allem mit dem Modul, dass sich Dokumente über den persönlichen Arbeitsbereich, die sogenannte »MySite« in Sharepoint, auch ohne feste Aktenstruktur bearbeiten lassen. Gleiches gilt auch für Projekt- und Teamräume. Ebenso können Nutzer die darin enthaltenen Sharepoint-Dokumentbibliotheken als Favoriten in einer strukturierten Baumansicht vermerken. Dadurch gelinge der Zugriff auf häufig benötigte Dokumente deutlich schneller und einfacher. Das Modul eZusammenarbeit enthalte die bereits bekannten Bearbeitungsfunktionen aus der Lösung eAkte, wie beispielsweise Wiedervorlage sowie Dokument- oder Linkversand.

Mit integrierter Volltextsuche Dokumente der E-Akte durchsuchen

Über die integrierte Volltextsuche sollen sich Dokumente in der persönlichen Ablage und in den Projekt- und Teamräumen sehr effizient finden lassen. Filterkriterien seien sowohl in der Volltext- als auch der Parametersuche speicherbar, so dass die Suche wiederholbar ist. Über die zweite Komponente können Sachbearbeiter ihre bearbeiteten Dokumente aus dem persönlichen Arbeitsbereich in Projekträumen miteinander verbinden und sich darüber austauschen.

Einsetzen lässt sich das eAkte-Basispaket als Add-On in Microsoft-Office-Umgebungen mit Sharepoint 2010 und 2013.

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