Dominikus-Ringeisen-Werk setzt auf Optimal Systems

Dominikus-Ringeisen-Werk und seine Standorte in Bayern (Bild: Dominikus-Ringeisen-Werk)

Die kirchliche Stiftung Dominikus-Ringeisen-Werk will die digitale Akte einführen, und setzt dabei auf die ECM-Suite des Berliner Softwarehauses Optimal Systems. Die Berliner sollen die Software stufenweise in der gesamten Organisation einführen. Das karitative Sozialwirtschaftsunternehmen mit Hauptsitz in Ursberg beschäftigt 3.500 Mitarbeiter an verschiedenen Standorten und bietet in Bayern verschiedenste Dienstleistungsangebote für Menschen mit Behinderungen und Hilfebedarf.

Softwareoberfläche macht das Arbeiten einfach

»Wir suchten nach einer Lösung, die es unseren Mitarbeitern in allen verschiedenen Fachbereichen der Organisation ermöglicht, Dokumente leichter zu verwalten und zu nutzen«, erklärt Elmar Müller, Leiter Referat Informationstechnologie und Prozessmanagement (GPM) vom Dominikus-Ringeisen-Werk. Optimal Systems habe den Auftrag unter anderem wegen der flexiblen und detaillierten Steuerungsmöglichkeiten der Software erhalten.

Das ECM-System unterstützt den Anwender während der Dokumentenbearbeitung bei der Erfassung, Recherche, Verwaltung, Verteilung, Prüfung, Freigabe und Ablage von Dokumenten gemäß den geforderten Prozessvorgaben der Stiftung. Die Anwenderfreundlichkeit war dabei ausschlaggebend. »Die Software von Optimal Systems bietet unseren Mitarbeitern einen vertrauten Eindruck«, erläutert Müller, »die übersichtliche und benutzerorientierte Softwareoberfläche macht das Arbeiten angenehm einfach.«

ECM-Suite auch für’s Vertragswesen

Die ECM-Software wird zunächst im Bereich Finanzwesen für die Bearbeitung von Eingangsrechnungen und die Belegarchivierung eingeführt. In weiteren Projektabschnitten werden verschiedene digitale Akten eingeführt, wie etwa die Personalakte oder die Klientenakte. Die ECM-Suite soll auch für das Vertragswesen verwendet werden.

Das Dominikus-Ringeisen-Werk habe besonderen Wert gelegt auf eine tiefe Integration mit den in der Organisation führenden Fachsoftwaresystemen – Connext Vivendi, Geteco Contura (ehemals TDS /GOD), und TDS Personal – sowie die Anbindung an Microsoft Exchange-Server (E-Mails) und die Microsoft-Standard-Office-Produkte. In weiteren Ausbaustufen sollen weitere Prozesse aus allen administrativen Fachabteilungen der Stiftung mithilfe des digitalen Dokumentenmanagements abgebildet werden.

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