Add-In von M-Files für Microsoft Teams und Outlook

Microsoft-Integration von M-Files hat Historie

Schon seit 2019 kann M-Files sein Dokumentenmanagement-System »M-Files« in »Microsoft Teams« und »Microsoft Outlook« einbetten. Nun hat der finnische Softwareanbieter diese Integration neu aufgesetzt, um die Verknüpfungsmöglichkeiten zu erweitern. Hierzu entwickelte M-Files das »M-Files Add-In for Microsoft Teams«, das einen einheitlichen Zugriff auf alle Unternehmensdaten über die Registerkarte des M-Files Add-Ins ermöglicht. Damit können Dokumentenzugriffe je nach Geschäftskontext verwaltet, Workflows automatisiert und Kontrollmechanismen für Compliance durchgesetzt werden. Das neue Add-In soll ebenfalls über »Microsoft AppSource« verfügbar sein. So können es auch Unternehmen mit strengen Richtlinien zum Download von Software leicht nutzen.

»Mit der neuen Integration von M-Files in Microsoft Outlook und Teams wird es noch einfacher, die Kommunikation auf den beiden wichtigsten Kanälen – Teams und E-Mail – automatisiert und strukturiert abzulegen. Außerdem hat man damit auch in den gewohnten Microsoft-Produkten den beliebten 360-Grad-Blick von M-Files auf alle Informationen zu Kunden und Projekten«, so Andreas Blom, ECM-Experte bei TSO-DATA, einem langjährigen Partner von M-Files und Microsoft Solution Partner.

E-Mails immer noch dominierend für Informationsaustausch

Trotz der zunehmenden Verbreitung von Collaboration-Plattformen sind E-Mails nach wie vor eine gängige Methode für den Austausch von Informationen. Die Korrespondenz zwischen Organisationen muss in der Regel rechtssicher aufbewahrt werden. Auch interne E-Mail-Kommunikation sollte sicher abgelegt sein, um später Entscheidungen oder Projekte nachvollziehbar zu machen. Werden wichtige E-Mails nicht erfasst, kann dies zu Compliance-Problemen, verpassten Fristen und Datenverlust führen.

Die erweiterte M-Files for Microsoft Advanced Outlook Integration automatisiert die Ablage von E-Mails und Konversationen jeweils verbunden mit dem richtigen Kunden und Projekt. Mit der neuen Integration lässt sich M-Files direkt mit Outlook koppeln. Dies ermöglicht, dass wichtige E-Mails direkt Bestandteil von Kunden- oder Projektunterlagen werden. E-Mails und Anhänge lassen sich automatisch aus Outlook heraus ablegen und ganze E-Mail-Threads können als Konversationen erfasst werden. Durch die kontextabhängige Speicherung sind gewünschte Informationen schnell auffindbar.

M-Files automatisiert E-Mail-Ablage

»Wissensarbeit ist von Natur aus kollaborativ und wird oft mit Plattformen wie Microsoft Teams und Outlook erledigt. Mit unseren neuen Integrationen ergänzen wir die Microsoft-Lösungen. Mit ihnen können sich unsere Kunden auf wichtige Tätigkeiten konzentrieren, weil wir einen sicheren und Compliance-konformen Weg bieten, tägliche Arbeitsabläufe und Geschäftsprozesse zu automatisieren und zu verbessern«, sagt Mika Turunen, Senior Vice President Product & Engineering bei M-Files. »Wir freuen uns, M-Files-Benutzern insbesondere in verteilten Teams und Remote Work moderne Lösungen für eine bessere Zusammenarbeit an Dokumenten anbieten zu können. Für Microsoft 365-Nutzer bietet M-Files echte Wettbewerbsvorteile und erheblichen ROI durch bessere Kundenerfahrungen, höhere Arbeitsqualität und weniger Risiken.«

Aus Microsoft-Oberfläche M-Files nutzen

Beim ortsunabhängigen Arbeiten ist die digitale Zusammenarbeit und der Wissenstransfer innerhalb und außerhalb eines Unternehmens  für die Effizienzsteigerung entscheidend. Eine effiziente Zusammenarbeit wird jedoch verhindert, wenn wichtige Daten in Sites, Teams, Kanälen und Ordnern mit unterschiedlichen Zugriffsrechten vergraben sind. Mit der hier vorgestellten Einbettung macht M-Files Microsoft 365 zur zentralen Anlaufstelle für alle Unternehmensdaten. Dies ermöglicht, über die Benutzeroberfläche von Microsoft 365 alle verbundenen Daten unabhängig von ihrem Speicherort zu finden, darauf zuzugreifen und sie zu verwalten.

M-Files Kunden, die Microsoft Azure Cloud Services nutzen, können M-Files Subskriptionen direkt über den Microsoft Azure Marketplace bestellen und diese so an ihre Microsoft Azure Consumption Commitment (MACC) binden. Der Microsoft Azure Marketplace, ein Online-Store, der Anwendungen und Dienste für die Nutzung auf Azure anbietet, hilft Unternehmen, die auf der Suche nach innovativen, cloudbasierten Lösungen sind, mit globalen Partnern zusammenzubringen, die gebrauchsfertige Lösungen entwickelt haben.

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