Produktivitätsbooster digitaler Posteingang

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Digitale Geschäftsprozesse sind unverzichtbar, um zukunftsfähig am Markt zu agieren. Dabei birgt eine digitale Posteingangslösung ein hohes Effizienzpotenzial für Unternehmen. Systeme für Enterprise-Content-Management (ECM) eignen sich als zugrunde liegende zentrale Informationsplattform, intelligente Tools erhöhen den Automatisierungsgrad.

KI im Zusammenspiel mit ECM

Gefragt ist hier die künstliche Intelligenz (KI). Damit lassen sich sowohl Informationen automatisch identifizieren und erschließen als auch Dokumente einfacher zuordnen. Im ECM-Bereich zahlen sich KI-Funktionen in vielerlei Hinsicht aus: sowohl bei der Erkennung von Dokumententypen als auch bei der Extraktion von Metadaten aus Dokumenten. In der Praxis liest eine Erkennungssoftware Daten an verschiedenen Positionen eines Dokuments aus und prüft bestimmte Formalregeln. Werden Dokumentenarten nicht sofort korrekt erkannt, kommt eine Lernroutine auf Basis von Machine Learning (ML) zum Einsatz. Diese lernt anhand der von den Nutzern vorgenommenen Korrekturen stetig dazu. So verbessert sich die Erkennungsrate sukzessive und die unterschiedlichen Inhalte können künftig den richtigen Attributfeldern zugewiesen werden.

ELO Digital Office setzt schon seit längerem auf künstliche Intelligenz: Zum einen basieren die genutzten Technologien auf sich selbst optimierender Texterkennung beziehungsweise unscharfen Suchen nach Daten aus bekanntem Wissen (zum Beispiel in Datenbanken gespeicherten Informationen); zum anderen auf der mathematischen Methode der Support-Vector-Machine beziehungsweise klassischen neuronalen Netzen, die anhand von Lernmengen trainiert werden. Das Zusammenwirken von KI und ECM spielt seine Stärken beispielsweise auch am Posteingang aus, dessen manuelle Verteilung längst unwirtschaftlich ist. Die digitale Methode ist der analogen in Sachen Geschwindigkeit und Transparenz deutlich überlegen.

Hoher Automatisierungsgrad dank intelligenter Klassifizierung

Der Stuttgarter ECM-Hersteller unterstützt seine Kunden hier mit dem intelligenten Klassifizierungstool ELO DocXtractor. Es beherrscht die automatisierte Analyse und Verarbeitung von Dokumenten aus den unterschiedlichsten Eingangskanälen. Hierfür nutzt es – je nach Komplexität der Aufgabe – von Experten erstellte regelbasierte Algorithmen und intelligente Heuristiken oder es stützt sich im Zuge des maschinellen Lernens auf große Mengen an Trainingsdaten. Beide Ansätze haben jeweils ihre eigenen Stärken und werden je nach konkreter Aufgabenstellung kombiniert.

Ob unterschiedliche Prioritäten, Eskalationsstufen oder wiederkehrende Anfragen: Das KI-Tool ist in der Lage, diese direkt am zentralen Posteingang zu erkennen. Dokumente lassen sich so schneller dem entsprechenden Geschäftsvorfall zuordnen. Das Ergebnis: Die Verteilung der Eingangspost erfolgt workflowbasiert und somit rascher. Hier gilt es, unterschiedlichste Dokumentenarten kanalübergreifend zu erkennen und zu verarbeiten. Unabhängig davon, ob es sich um eingescannte Post, Rechnungen, Lieferscheine oder Faxe handelt oder aber um E-Mails beziehungsweise über Online-Portale erhaltene Messages. Hierfür benötigt die Software vorab konkretes Training anhand von Datenbeispielen per maschinellem Lernen. Die ECM-Suite sorgt dabei für den Schutz vor unberechtigtem Datenzugriff sowie für die Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen – und verhindert dank rechtskonformer Archivierung den Verlust von Daten.

Bei der Klassifizierung von (semi-)strukturiertem Inhalt genügt üblicherweise bereits ein vordefiniertes Regelwerk, um die erwünschten Ergebnisse zu erzielen. Anspruchsvoller wird es, wenn unstrukturierte Inhalte zu analysieren sind und daraus eine Dokumentenart bestimmt werden soll. Zu diesem Zweck sind die erkannten Informationen mit einer Wissensdatenbank abzugleichen und mittels Kontextualisierung in einen Zusammenhang zu anderen relevanten Informationen zu setzen. Je besser die Software in der Lage ist, die Bedeutung von Inhalten zu interpretieren, desto mehr zeigt sie Ansätze von starker künstlicher Intelligenz. Da rund 85 Prozent aller Informationen unstrukturiert vorliegen, birgt die Nutzung von KI hier großes Potenzial für deren automatisierte Verarbeitung.

Intelligente Erfassung unstrukturierter Inhalte

Um papiergestützte Dokumente zu digitalisieren, bedarf es zunächst der Optical-Character-Recognition (OCR) zur Zeichenerkennung. Dank hoher Erkennungsraten moderner OCR-Systeme lassen sich unstrukturierte Dokumenteninhalte in Sekundenschnelle digitalisieren und bei Bedarf weiterverarbeiten. Üblicherweise verfügen diese Systeme jedoch nicht über die Fähigkeit, erkannte Informationen zu ordnen und zielgerichtet zu nutzen.

An dieser Stelle kommen intelligente Erfassungssysteme wie das Modul ELO DocXtractor zum Tragen: Mit Hilfe einer vordefinierten und frei erweiterbaren Dokumentenstruktur ermitteln sie Dokumentenklassen wie beispielsweise Rechnungen, Gutschriften, Lieferscheine oder Bestellungen. Die relevanten Inhalte – ob Adressdaten, Rechnungsbeträge oder Mehrwertsteuersätze – werden in einem ersten Schritt extrahiert. Im Anschluss können sie systemübergreifend abgeglichen sowie auf Richtigkeit überprüft werden. Dies erfolgt über beliebig anpassbare Schnittstellen zu Datenbanken sowie Systemen für Enterprise-Resource-Planning (ERP) und Customer-Relationship-Management (CRM). Abschließend wird das Dokument beziehungsweise die darin enthaltenen Informationen nachgelagerten Prozessen zugeführt, um beispielsweise eine Rechnungsfreigabe anzustoßen.

Die Lernfähigkeit eines solchen intelligenten Erfassungsassistenten ist groß. Daher bringt er sowohl Großunternehmen als auch dem Mittelstand enormen Mehrwert, indem er die Produktivität stärkt. Die Erkennungsrate der auf dem Beleg genannten Informationen steigt mit der Anzahl der vom System verarbeiteten Belege. Auf Grundlage der Belegmenge optimiert das System die Dokumentenanalyse im Hintergrund, gewinnt folglich immer weiter an Wissen und verhält sich dadurch intelligenter. Unternehmen profitieren von effizienteren Geschäftsprozessen, da die Informationen in noch kürzerer Zeit transparent verarbeitet werden. Ein in Zeiten des Fachkräftemangels nicht zu unterschätzender Vorteil.

Win-win-Situation: durchgängig digitalisierte Prozessketten

Intelligente Verfahren minimieren manuelle Abläufe und damit die Durchlaufzeiten bei der Belegverarbeitung. Mitarbeiter werden von monotonen Routinetätigkeiten entlastet und profitieren von schnell verfügbaren Informationen und Analysen – ortsunabhängiger Datenzugriff inklusive. Sie können zeitnah reagieren und tragen zu einer gesteigerten Kundenzufriedenheit bei. Die erzielte höhere Produktivität punktet dagegen beim Management. Insgesamt ebnet die Kombination aus ECM und KI den Weg hin zu einer durchgängigen Digitalisierung der Prozessketten – und damit einer Win-Win-Situation für alle Beteiligten.