Interview zu ECM-ERP-Kopplung mit Benny Schröder, KGS Software

Migrationsprojekte zu SAP S/4HANA lassen sich mit ECM- und Archivierungssoftware vereinfachen. Worauf es hierbei ankommt, besprachen wir mit Benny Schröder, Head of Development & Delivery von KGS Software.

Wie kann ein ECM-System bei der Migration zu S/4HANA helfen?

Schröder: Bei der S/4HANA-Transformation steht weniger das ECM an sich, sondern vor allem der Part der Archivierung im Rampenlicht. Die HANA-Technologie ist im Vergleich zu relationalen Datenbanken teurer – vor allem, wenn bestimmte Schwellen in höheren Volumina überschritten werden. Erst durch die Entwicklung und den Einsatz optimierter Prozesse werden echte Mehrwerte möglich. Vor dem eigentlichen S/4-Einführungsprojekt sollten Unternehmen sich daher zunächst mit der Infrastruktur beschäftigen. Hier bietet sich ein spezialisiertes Archivierungskonzept an, das eine schlanke Lösung für Daten und Dokumente im Fokus hat. In Kombination mit der Daten- und Dokumentenlogik von SAP macht eine derartige Lösung am Ende häufig sogar den Einsatz eines großen ECM-Systems mit weiteren Funktionen obsolet. Wer mit einem solchen Projekt startet, gelangt zudem gar nicht erst in die großen HANA-Datenbank-Volumina. Soll das ECC stillgelegt werden, sollte darüber hinaus eine Archivierung mit ILM (Information Lifecycle Management) eingeplant werden.

Welche Unternehmen sind von der S/4 HANA-Migrationsthematik betroffen?

Schröder: Eigentlich sind alle SAP-Anwenderunternehmen perspektivisch von der Migrationsthematik betroffen. Beim Greenfield-Ansatz hat man zudem auch alte ECC-Systeme, die stellgelegt werden möchten. ILM (Information Lifecycle Management) mit entsprechender Archivieruns-Software kann hier eine Lösung für betroffene Unternehmen sein.

Im Keller Platz schaffen

Wie sieht ein typischer Projektablauf aus?

Schröder: Vor einem Migrationsprojekt sollte ein Archivierungsprojekt stehen. Vergleichbar mit einem Keller, den man vor einem großen Umzug besser aufräumen und aussortieren sollte, um im neuen Zuhause Platz zu schaffen. Ein solches Archivierungsprojekt durchläuft dann die klassischen Stufen: Analysephase, Konzeptionsphase, Testphase und Durchführungsphase.

Welcher zeitliche und finanzielle Aufwand ist mit einem solchen Projekt verbunden?

Schröder: Der zeitliche Rahmen richtet sich nach der Größe des Projekts, ist jedoch in der Analysephase vom Experten gut bezifferbar. Finanziell: Ein Archivierungsprojekt in Vorbereitung auf die S/4-Migration kann sich ab Tag eins an amortisieren. Meist stellt sich bei Unternehmen heraus, dass ein Archivierungsprojekt: Erstens, erst den Business Case für S/4HANA liefert, da die Kosten für die HANA-Datenbank deutlich geringer ausfallen, wenn zuvor eine schlanke Infrastruktur aufgesetzt wurde. Zweitens stellt sich in der Analysephase meist heraus, dass das vorhandene DMS- oder ECM-System in Kombination mit SAP funktional nicht genutzt und perspektivisch ebenso nicht gebraucht wird und daher eine funktional und monetär schlanke Archivierungslösung eingesetzt werden kann.

Der Rückbau ist zeitintensiv

Wo liegen für Unternehmen die größten Herausforderungen bei einem solchen Projekt?

Schröder: Erfahrungsgemäß stellt der »Rückbau« der teils sehr vielen kundenspezifischen Anpassungen die größte Herausforderung eines S/4HANA-Projekts dar. Der Sprung zu S/4 sollte als Transformation und nicht einfacher Releasewechsel verstanden werden. Gerade deshalb müssen Unternehmen dies zum Anlass nehmen, ihre IT-Landschaft komplett unter die Lupe zu nehmen und auch Umsysteme genau auf ihre Tauglichkeit in der neuen Welt zu prüfen. Viele Unternehmen haben Angst, dass ihnen die Größe des Projekts dabei »über den Kopf« wachsen könnte. Das Momentum sollte jedoch zwingend genutzt werden, um zum Beispiel für weniger Administrationsaufwände und »Footprints« in der Zukunft große sperrige Systeme, gegen schlankere zu ersetzen oder Anwendungen zu forcieren, die flexibler sind – also zum Beispiel auch hybride Szenarien abdecken können.

 Sehen Sie aufgrund der S/4HANA-Migrationsthematik eine höhere Projektnachfrage?

Schröder: Viele Unternehmen haben einen hohen Beratungsbedarf in ihrer S/4HANA-Migrationsphase. Da alle Unternehmen sich perspektivisch mit der großen Transformation beschäftigen, nimmt hier auch die Nachfrage zu. Als Anbieter von Archivierungssoftware werden wir häufig von unseren Partnern oder auch direkt von unseren Kunden hinzugezogen, wenn es bereits um die ersten Überlegungen und Planungen zur Migration geht, da ein Archivierungsprojekt gern als Startschuss für das große Ganze genommen wird.