ECM-Systeme unterstützen S/4HANA-Migration

Supportende für SAP ECC 6.0

Zwar hat SAP das Supportende für SAP ECC 6.0 von Ende 2025 auf Ende 2027 verlegt, aber trotzdem drängt die Zeit, eine Migration vorzubereiten. Als sehr hilfreich erweist sich bei Migrationsprojekten, Archivierungs- und Enterprise-Content-Management-Systeme hinzuzuziehen.

Der Wechsel von SAP ECC 6.0 kann zu beliebigen ERP-Systemen erfolgen, doch dürften viele Unternehmen in der SAP-Welt bleiben und zur neuesten SAP-Version S/4HANA migrieren. Laut einer Umfrage des Consulting- und Software-Hauses valantic hat ein gutes Fünftel (21 Prozent) der SAP-Anwenderunternehmen der DACH-Region den Migrationsprozess bereits abgeschlossen und arbeitet produktiv mit S/4HANA. Knapp 80 Prozent haben die digitale Transformation auf SAPs Zukunftsplattform aber noch vor sich.

Unterschied zwischen SAP ECC und S/4HANA

SAP ECC ist das Kernprodukt der »SAP Business Suite« und bietet einen integrierten und aktualisierten Überblick über die wichtigsten Geschäftsprozesse eines Unternehmens – von der Finanz- bis zur Personalabteilung. Ein Hauptunterschied zwischen SAP ECC und S/4HANA besteht in der Datenbanknutzung: ECC unterstützt Datenbanken von anderen Anbietern wie Db2, Oracle oder Informix. S/4HANA läuft hingegen ausschließlich auf der Datenbank SAP HANA. Aufgrund der In-Memory-Datenbank kann S/4HANA nun eine schnellere Reaktionszeit als zuvor bieten.

Die HANA-Technologie ist im Vergleich zu relationalen Datenbanken zwar schneller, aber auch teurer, worauf Benny Schröder, Head of Development & Delivery bei KGS Software verweist. Vor allem sei dies der Fall, wenn bestimmte Schwellen in höheren Volumina überschritten werden. Daher meint Schröder: »Vor dem eigentlichen S/4-Einführungsprojekt sollten Unternehmen sich daher zunächst mit der Infrastruktur beschäftigen. Hier bietet sich ein spezialisiertes Archivierungskonzept an, das eine schlanke Lösung für Daten und Dokumente im Fokus hat.« In Kombination mit der Daten- und Dokumentenlogik von SAP mache Schröders Ansicht nach, eine derartige Lösung am Ende häufig sogar den Einsatz eines großen ECM-Systems mit weiteren Funktionen obsolet. Warum vor einem Migrationsprojekt ein Archivierungsprojekt stehen sollte, veranschaulicht Schröder mit folgendem Beispiel: »Es ist vergleichbar mit einem Keller, den man vor einem großen Umzug besser aufräumen und aussortieren sollte, um im neuen zu Hause Platz zu schaffen.« Nicht zuletzt bedeuten weniger Daten auch weniger Fehler.

Migration zu S/4HANA

Dass es sinnvoll ist, bei einer S/4HANA-Transition nur die Daten mitzunehmen, die man braucht, sagt auch Stefan Niehues, SAP-Berater beim SAP-Beratungshaus Varelmann. Bei S/4-Migrationen setzt Varelmann häufig auch auf das ECM-System DocuWare, um die Abläufe zu vereinfachen. Ein Aussortieren von Daten verringert die Projektlaufzeit, spart teuren Speicher und macht das S/4HANA-System performanter. »Die restlichen Daten sollten archiviert werden, vor der Transition gelöscht oder selektiv übernommen werden«, empfiehlt Niehues.

Wenn Unternehmen S/4HANA einführen möchten, stehen ihnen vor allem zwei Strategien zur Verfügung: der Greenfield- und der Brownfield-Ansatz. Mit dem Greenfield-Ansatz nehmen Unternehmen eine komplette Neuinstallation des SAP S/4HANA-Systems vor. Der Brownfield-Ansatz steht für ein Software-Upgrade, bei dem alle Daten und Einstellungen erhalten bleiben. Als dritten Weg gibt es außerdem noch den Bluefield-Ansatz, der Elemente aus Greenfield und Brownfield kombiniert.

Wesentliche Herausforderungen bei der Migration

»Im Projekt selbst müssen durch Fachbereiche und verantwortliche Gremien Entscheidungen getroffen werden, welche Daten mitgenommen werden sollen und welche nicht mehr im Live-System benötigt werden. Hierbei spielen nicht nur gesetzliche, sondern auch prozessbedingte Rahmenbedingungen eine Rolle«, berichtet Niehues, der auch darauf hinweist, dass ein Datenarchivierungsprojekt ein eigenes Teilprojekt innerhalb der S/4-Transition darstellt. Dies binde zusätzliche Ressourcen, die mitgeplant werden müssen. Trotzdem können die Gesamtkosten für das Migrationsprojekt am Ende deutlich niedriger ausfallen. Schließlich werden weniger Daten mitgenommen, die Vorgänge laufen geordneter ab und es fallen aufgrund geringerer Datenvolumina weniger Produktkosten an.

Nach Schröders Erfahrungen stellt der »Rückbau« der teils sehr vielen kundenspezifischen Anpassungen die größte Herausforderung eines S/4HANA Projekts dar. Jedoch sollte der Sprung zu S/4  als Transformation und nicht als einfacher Releasewechsel verstanden werden. »Gerade deshalb müssen Unternehmen dies zum Anlass nehmen, ihre IT-Landschaft komplett unter die Lupe zu nehmen und auch Umsysteme genau auf ihre Tauglichkeit in der neuen Welt zu prüfen. Viele Unternehmen haben Angst, dass ihnen die Größe des Projekts dabei »über den Kopf« wachsen könnte. Das Momentum sollte jedoch zwingend genutzt werden, um zum Beispiel für weniger Administrationsaufwände und »Footprints« in der Zukunft große sperrige Systeme, gegen schlankere zu ersetzen oder Anwendungen zu forcieren, die flexibler sind – also zum Beispiel auch hybride Szenarien abdecken können.«

Ende 2030 ist mit SAP ECC endgültig Schluss

Für alle, die bis Ende 2027 noch »SAP ECC 6.0« beziehungsweise »SAP Business Suite 7« nutzen und keine Migration geschafft haben, gibt es eine weitere Schonfrist: Für weitere drei Jahre also bis Ende 2030 bietet SAP einen erweiterten Support an, der kostenpflichtig ist. Aber spätestens dann ist wegen der ausbleibenden Updates und Sicherheitspatches ein Wechsel auf SAP S/4HANA oder eine alternative ERP-Software unumgänglich. Doch noch ist genügend Zeit, sich rechtzeitig auf einen Wechsel ohne Mehrkosten vorzubereiten.