IDC-Report zu Intelligent Document Processing (IDP)

IDC-Definition für IDP

IDP-Lösungen definiert IDC im »IDC MarketScape for Worldwide Intelligent Document Processing (IDP) Software Vendors 2023« als Tools, die sowohl fortschrittliche Analytics-Fähigkeiten besitzen als auch Möglichkeiten bieten, um dokumentenbezogene Geschäftsprozesse zu automatisieren. Daher sei es wichtig zwei Technologie-Teilmärkte zu verstehen:

Hierzu zählen Capture- oder Erfassungs-Anwendungen, die unstrukturierte Daten in strukturierte Informationen umwandeln. Diese lassen sich dann an eine andere Unternehmensanwendung weiterleiten und/oder von einer nachgelagerten Aufgabe oder einem Prozess nutzen. Solche Anwendungen können zunehmend eingebettete KI-Softwaredienste beinhalten, um beispielsweise Zuordnungen, Daten und Bilder zu erkennen.

Der zweite Teilmarkt ist KI-Software zum Verstehen von Dokumenten und zur Gewinnung von Informationen aus gescannten Dokumenten und/oder Bildern von Dokumenten. Dokumente sind oft unstrukturiert, was bedeutet, dass der Ort oder das Format des Inhalts in zwei ansonsten ähnlichen Dokumentformen variieren kann. Anbieter, die KI-Technologien zum Verstehen von Dokumenten einsetzen, erforschen und integrieren zunehmend generative KI (GenAI) und große Sprachmodelle (LLMs). Ziel ist, zusätzliche Softwarefunktionen und -fähigkeiten wie semantisches Verständnis, Dokumentenabfragen und Entitätsextraktion einzubinden.

Auswahltipps für IDP-Investitionen

Für die Auswahl von IDP-Software gibt IDC den Entscheidern in Unternehmen einige Tipps. Vieles davon stammt aus den Aussagen von 60 Referenzkunden der im Report genannten IDP-Anbieter:

Berücksichtigen Sie die Komplexität der Arbeitsabläufe und die Integrationsanforderungen

Mehrere Referenzkunden, mit denen IDC gesprochen hat, gaben an, dass sie ihre eigenen Arbeitsabläufe, Integrationen oder Mitarbeiterprozesse nicht vollständig verstanden haben, bevor ihre IDP-Lösung in Produktion ging. Daher sollten sich die Verantwortlichen vor der Kaufentscheidung für eine interne Prozessprüfung Zeit nehmen. So lassen sich mögliche Kopfschmerzen, Kostenüberschreitungen und vergeudete Revisionszyklen vermeiden.

Setzen Sie auf IDP-Software mit benutzerfreundlichen Schnittstellen

Um auch den Beschäftigten in den Fachabteilungen mit wenig Programmierkenntnissen eine einfache und selbstständige Nutzung zu ermöglichen, sind Low-Code/No-Code-Lösungen zu bevorzugen. Nach IDC-Angaben berichten Technologie-Einkäufer, dass gut konzipierte IDP-Software-Tools und -Prozesse das Mitarbeitererlebnis verbessern und Abwanderungen von Fachkräften verhindern können.

Beschäftigte eigenverantwortlich handeln lassen

Ein Referenzkunde ermächtigte Mitarbeiter während der Proof-of-Concept-Phase (POC) direkt mit den Anbietern von IDP-Lösungen zusammenzuarbeiten. Diese Mitarbeiter legten ihre eigenen individuellen Prozesse fest, und zeigten auf, welche Probleme sie mit Hilfe von IDP/Technologie lösen wollen. Die Eigenverantwortung der Mitarbeiter trug zur Vertrauensbildung bei und sorgte dafür, dass sich die Belegschaft mit den gekauften Automatisierungslösungen schneller anfreundete.

Festlegung von Leistungs-KPIs einschließlich der Definition und Messung

Schnell umsetzbare Anwendungsfälle sind nach wie vor ein entscheidender Katalysator für die Ausweitung der Lösung in weiteren Abteilungen. Der Nachweis von Verbesserungen – insbesondere in Bezug auf Zufriedenheit und Erfahrung – können im Vergleich zu Kennzahlen wie Produktivität schwer zu messen sein. Da IDP die Arbeitsweise der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter verändert, ist qualitatives Feedback entscheidend. Die wichtigsten geschäftlichen Vorteile, die die meisten Unternehmen durch die Einführung von IDP erfahren, sind die Optimierung der Lieferkette, Steigerung der Kundenzufriedenheit, Erhöhung der Mitarbeiterzufriedenheit, Beseitigung von Datensilos und die Schaffung eines besseren Zugangs zu Dokumenten im gesamten Unternehmen.

Nicht alles ist möglich

Viele Unternehmen würden zwar gerne Lösungen für alle IDP-Anwendungsfälle implementieren, aber dies ist nicht immer realistisch. Für bestimmte Dokumente, die unstrukturiert sind oder Handschrift enthalten, ist eine hohe Genauigkeit möglicherweise nicht erreichbar. In diesen Fällen kann es passieren, falsche Ergebnisse zu erzielen.

Führen Sie einen offenen Dialog mit Ihrem IDP-Technologieanbieter

Viele der neueren »KI-first«-Unternehmen holen das Feedback ihrer Kunden ein und lassen es direkt in ihre Produktentwicklung  einfließen. Auch wenn dies nicht immer der Fall ist, kann die ständige Kommunikation und Feedbackschleife zwischen Kunde und Anbieter dazu führen, dass das Feedback berücksichtigt wird.

IDC-Einordnung von IDP-Anbietern

Die IDC-Untersuchung umfasst die Analyse von 28 IDP-Softwareanbietern mit globaler Reichweite und breiten, horizontalen Portfolios. In den Bereich Leaders ordnet IDC dabei unter anderem folgende Firmen an: ABBYY, OpenText, Kofax, UiPath, SER Group, Microsoft, Google Cloud und Hyland. Als Major Players bezeichnet IDC: Papyrus Software, AWS, IBM, inovoo, Kodak Alaris, Retarus und Adobe.

Beispiel SER Group

Über die SER Group berichtet IDC, dass es mit Doxis eine umfassende Suite zur Automatisierung von Workflows und intelligenten Inhalten bietet. Die IDP- und KI-Lösungen der SER Group helfen von der Klassifizierung und Extraktion bis hin zu  Funktionen zum Verstehen von Dokumenten. Der SER Group bescheinigt IDC ein starkes Partner-Ökosystem mit Add-on-Funktionen und Integrationen für deren Lösungen – darunter SAP, Salesforce und Microsoft Dynamics. Die Analysten von IDC hoben drei Hauptstärken von SER hervor: die durchgängige Content-Services-Plattform Doxis Intelligent Content Automation, die Content Management, Prozessautomatisierung und KI-gestützte Fähigkeiten zum Verständnis von Dokumenten auf einer Plattform vereint, den modernen Metadaten-Ansatz sowie die horizontalen (zum Beispiel automatisierte Rechnungsverarbeitung, Vertragsmanagement, automatisierte Verarbeitung eingehender E-Mails) und vertikalen Lösungen (zum Beispiel für die Bereiche Fertigung, Gesundheitswesen, Versicherung, Logistik und Finanzdienstleistungen).

Nach Auswertung des Kundenfeedbacks hat die Verbesserung der Benutzerfreundlichkeit für die SER-Gruppe oberste Priorität. So reduziert das Unternehmen die Komplexität der Webportal-Schnittstelle und bietet KI-Starterpakete und Beschleuniger an, um die Einführungszeit zu verkürzen.